Отчёты в реляционных базах данных Access: создание, инструменты и редактирование

Отчёты в реляционных базах данных Access

Когда данные уже собраны в таблицах и упорядочены запросами, наступает момент, ради которого во многом и строилась база, — их нужно наглядно показать. С этой задачей справляются отчёты. Они превращают строки и столбцы в аккуратный документ, готовый к просмотру, печати или сохранению в файл.

С его помощью удобно извлекать нужные сведения из таблицы или запроса и подавать их в форме, приятной для восприятия. Структурно отчёт складывается из заголовка, области данных, верхнего и нижнего колонтитулов и примечания, а всё его содержимое разбито на страницы.

В Microsoft Access 2007 отчёт можно собрать сразу несколькими способами:

• через Мастер отчётов;
• в Конструкторе отчётов;
• с помощью инструмента Отчёт;
• средством Пустой отчёт.

Создание отчёта через Мастер отчётов

Мастер ведёт пользователя по шагам, и весь процесс выглядит так:

• в окне базы данных откройте вкладку Создание и в группе Отчёты нажмите кнопку Мастер отчётов — появится диалоговое окно Создание отчётов;
• в поле Таблицы и отчёты раскройте ниспадающий список и выберите таблицу, которая станет источником данных;
• нажмите ОК, чтобы перейти к следующему виду окна Создание отчётов;
• перенесите все нужные поля из списка Доступные в список Выбранные, выделяя их и нажимая кнопку >>;
• шаг с добавлением уровней группировки можно пропустить, просто щёлкнув Далее;
• на шаге выбора порядка сортировки укажите в раскрывающемся списке поле Фамилия для сортировки по возрастанию (в вашей базе может быть любое подходящее поле);
• на шаге выбора макета отметьте Макет — блок, а Ориентацию — книжная, после чего нажмите Далее;
• на шаге выбора стиля остановитесь на варианте Изящная;
• наконец, задайте имя отчёта — например, в формате «Имя отчёта_мастер_отчётов». Выберите команду Просмотреть и нажмите Готово. Отчёт откроется в режиме предварительного просмотра, где сразу видно, как он будет выглядеть на печати;
• чтобы отредактировать и отформатировать документ, перейдите в режим конструктора. Для этого в области переходов щёлкните правой кнопкой мыши по имени отчёта и выберите в контекстном меню соответствующий режим — отчёт откроется в Конструкторе.

Редактирование отчёта в режиме конструктора

Прежде чем разбирать правки, важно помнить: поля отчёта повторяют поля исходной таблицы. В примере ниже речь идёт о таблице со следующими полями: код группы, код студента, фамилия, имя, отчество студента, пол, дата и место рождения.

Довести отчёт до нужного вида можно так:

• удалите поле КодСтудента и в верхнем колонтитуле, и в области данных;
• точно так же уберите поле КодГруппы из верхнего колонтитула и области данных;
• на освободившееся место поля КодГруппы перетащите поле Название из списка Группы студентов;
• сдвиньте влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных, чтобы выровнять компоновку;
• измените надпись в заголовке страницы, вписав название своего учебного заведения, и нажмите Enter;
• переместите надпись с датой: в нижнем колонтитуле выделите поле =Now() и перетащите его в заголовок, под название (в примере — под слово «Студенты»). После этого дата окажется прямо под заголовком.

Форматирование выполняется несколькими простыми действиями:

1. Выделите заголовок отчёта (в нашем случае — «Студенты»).
2. Поменяйте гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а при желании и цвет фона.
3. Перейдите в режим предварительного просмотра: щёлкните правой кнопкой мыши по названию отчёта в области переходов и выберите в контекстном меню пункт Предварительный просмотр.

Инструмент Отчёт: документ в один щелчок

Когда отчёт нужен быстро, выручает инструмент Отчёт. Он формирует документ буквально одним нажатием мыши на основе существующей таблицы или запроса. В готовый отчёт попадают все записи выбранного источника, а при необходимости его позже можно поправить в режиме макета или конструктора.

Порядок действий предельно короткий:

• в области переходов выделите таблицу, на базе которой строится отчёт (в примере — Студенты);
• перейдите на вкладку Создание и щёлкните пиктограмму Отчёт.

После этого на экране появится простой отчёт, построенный по текущей таблице.

Средство Пустой отчёт: сборка с нуля

Инструмент Пустой отчёт позволяет создавать документ с чистого листа прямо в режиме макета. Чтобы начать, на вкладке Создание в группе Отчёты щёлкните Пустой отчёт. В окне редактирования Access 2007 откроется Отчёт1 с пустой областью данных, а справа появится панель Список полей имеющихся таблиц.

Дальше действуйте так:

• щёлкните по знаку «+» рядом с нужной таблицей (в примере — Студенты), чтобы раскрыть перечень её полей;
• перетащите нужные поля из списка в отчёт, удерживая левую кнопку мыши;
• с помощью инструментов группы Элементы управления на вкладке Формат дополните документ заголовком, номерами страниц, датой и временем.

При необходимости отчёт можно доработать в режиме конструктора, а в завершение обязательно сохраните результат.