Аудит кассовых операций с денежными средствами

Денежные средства считаются наиболее ликвидными активами, а самый массовый характер носят операции с наличностью. В свете этого факта кассовые операции являются сектором, который в большей степени подвержен всевозможным нарушениям и злоупотреблениям.  

Особенности аудита кассовых операций

Аудит операций с денежными средствами должен проводиться наиболее тщательно. Проверяющее лицо обязано уделить максимум внимания следованию регламента кассовой отчетности и ее соответствие Положению Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».

Перед тем, как будет проведена проверка, проверяющий в обязательном порядке проводит анализ структуры внутреннего надзора, дает предварительную оценку следованию кассового регламента, определяет уязвимые стороны компании с точки зрения возможных нарушений.

О неполноте или полном отсутствии режима внутреннего контроля за движением денежных средств в кассе могут свидетельствовать следующие факторы:

• Отсутствие приказа, регламентирующего цикличность проверок кассы с полным пересчетом наличных монет, банкнот и прочих ценностей, находящихся в кассовом аппарате.
• Формирование проверочной группы из одних и тех же лиц, отсутствие прикрепляемых к акту записей о пересчете банкнот.
• Делегирование права подписи бумаг кассовой отчетности сторонним лицам помимо руководителя фирмы, главного бухгалтера и не обозначенное соответствующим постановлением.  
• Отсутствие договора с кассиром о полной материальной ответственности.
• Отсутствие в штатном расписании должности кассира и исполнение его обязанностей другим сотрудником без соответствующего распоряжения главы организации.

Наличие одного из вышеперечисленных признаков, или их комбинации может сигнализировать для аудитора доказательством того, что организация, с большой вероятностью, нарушает кассовую дисциплину.

Классификация нарушений ведения кассовых операций

Многолетняя практика позволила сформировать перечень наиболее распространенных нарушений ведения кассовых операций. Далее постараемся подробно изложить не только сами нарушения, но и методы их выявления в ходе аудиторской проверки.

Неоприходование и присвоение поступивших из банка денежных сумм

Нарушение можно выявить, применив процедуру проверки документов, предоставленных проверяемой организацией и бумаг полученных от сторонних лиц. В таком случае аудитор проводит анализ совершенных действий по кассе и банку.

К документам, которые должны быть подготовлены проверяемым лицом, относятся приходные кассовые ордера, отражающие приток денежных средств в кассу компании с расчетного счета, а также чековые книжки, корешки чековых книжек. Документом, принятым от стороннего лица, считается выписка из банка. Также аудитор должен учитывать, что чековые книжки, корешки использованных чеков, а также чеки, которые не были использованы за отчетный период, должны находиться на хранении у главного бухгалтера под строгим контролем, для исключения вероятности их утраты. Использованные чеки должны пройти процедуру гашения надписью «аннулировано» и поступить на хранение подклеенными к корешкам. Таким образом, аудиторский анализ совершается на предмет наличия всех чеков и полное оприходование денежных средств, полученных в кассу по банковскому чеку.

Неоприходование и присвоение денежных сумм, поступивших от различных физических и юридических лиц по приходным ордерам

Подобное преднамеренное несоблюдение регламента связано с утаиванием операций по оплате услуг, оказанных компанией, выполненных работ, погашения задолженности, оплаты чего-либо и так далее. Если задолженность третьего лица, фирмы или ее работника была погашена, деньги были внесены в кассу, но не были оприходованы, долг продолжает числиться.

Выявить нарушение такого характера можно путем получения письменных подтверждений от лиц, за которыми числится данная задолженность. Аудитор обязан уделить особое внимание тем видам задолженностей, которые числятся на сотрудниках, уже не работающих в организации. К работающим сотрудникам, за которыми числится долг, можно применить метод устного опроса. Также, проверяющее лицо обязано выяснить, насколько своевременно в организации проводится учет, сопоставление и взыскание долга с сотрудников. Согласно п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязуются не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных средствах и представить исчерпывающий отчет по ним. Наличные деньги под отчет выделяются на условиях исчерпывающего расчета конкретного лица по предыдущему авансу.

Проверяющее лицо также должно обратить внимание на факт ведения учета принятых денежных средств согласно гл. 3 Положения о порядке ведения кассовых операций. Прием денежных средств по кассовым ордерам должен производиться только в день их фактического составления. При выявлении неточности в нумерации ордеров требуется осуществление более тщательной проверки на предмет возможного уничтожения документов.

Такие нарушения кассового регламента могут быть обнаружены путем анализа документов, представленных проверяемым лицом. В качестве такой документации выступают приходный кассовый ордер, авансовые отчеты, командировочные удостоверения журнал-ордер № 7 «Расчеты с подотчетными лицами». В процессе анализа предоставленной документации, проверяющему необходимо пристально проследить за соблюдением следующих пунктов:

• Актуальность расчетов работников по командировочным расходам.
• Своевременность расчетов по денежным средствам, выделенным на хозяйственные нужды.
• Актуальность приходных кассовых отчетов отметкам в кассовой книге.
• Одновременность оформления кассовых ордеров и движения денежных средств по ним.

Кроме того аудитор обязан изучить факты, указывающие на наличие определенных мер препятствующих подобным нарушениям, а именно:

• Наличие установленного указом руководителя перечня лиц, допущенных до выдачи денежных средств из кассы на хозяйственные нужды.
• Заявления на выдачу денег, оформленные сотрудниками.
• Определение периода в разрешительной подписи руководителя предприятия или уполномоченного лица, на который выданы денежные средства.

Прямое, ничем не замаскированное изъятие денежных средств

Подобное нарушение можно распознать, использовав метод инвентаризации кассовой отчетности, которая осуществляется согласно Положению о порядке ведения кассовых операций и Методическим указаниям по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49. Аудиторский подсчет имеющейся денежной массы и других ценностей учитывает наличие в кассе:

• Наличных банкнот и монет.
• Ценных бумаг.
• Денежных документов, а именно почтовых марок, путевок в дома отдыха, авиабилетов и прочих.

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности осуществляется по видам бланков. К примеру, по акциям, по месту хранения, лицам, имеющим материальную ответственность и так далее.

Проведение инвентаризации кассы невозможно без предварительно назначенной комиссии, которая формируется по указу руководителя проверяемого предприятия. В состав комиссии обязательно должны входить председатель, главный бухгалтер и кассир.

Порядок осуществления инвентаризации также строго регламентирован и осуществляется согласно следующему перечню:

• При наличии нескольких касс председатель комиссии производит их опечатку. Подобная мера необходима для предотвращения покрытия недостачи денежных средств из других касс или сторонних источников.
• Кассир на дату объявления внезапной ревизии кассы в присутствии всех членов комиссии составляет ордер об операциях за последний день, выводит остаток денежных средств по кассовой книге и дает расписку о включении всех приходных и расходных кассовых документов в составленный отчет, и отсутствии не оприходованных сумм.
• Отчет подписывается главным бухгалтером.
• Происходит пересчет всей наличности и других ценностей сначала кассиром, а затем любым членом инвентаризационной группы.
• По окончании пересчета данные сверяются с остатком зафиксированном в бухгалтерском учете.
• Оформление результатов инвентаризации актом, за подписями всех присутствующих членов комиссии.

В процессе инвентаризации в кассе могут присутствовать платежные ведомости, оплаченные частично, что также принимается во внимание, а данный факт отмечается в акте инвентаризации.

Не оформленные должным образом расписки в оправдание недостачи по кассе не принимаются к рассмотрению инвентаризационной комиссией. Акт должен быть составлен в трех экземплярах, подписан комиссией и лицом, несущим материальную ответственность. Один из них передается в бухгалтерию предприятия, другой – материально ответственному лицу, третий поступает на ранение в рабочие документы аудитора.

Недостача денежных средств маскируется расписками должностных лиц, работников бухгалтерии и прочих сотрудников

Согласно п. 3.1 Положения о порядке ведения кассовых операций прием наличных денег кассами предприятий осуществляется по приходным кассовым ордерам, за подписью главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии руководителем. Выдача наличности из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам или другим документам имеющим надлежащее оформление. Подписание таких документов должно производиться руководителем, главным бухгалтером или бухгалтером. В случае, если документ не имеет подтверждение хотя бы одной из подписей его следует рассматривать как расписку для прикрытия недостачи денежных средств. Учитываются подписи следующих лиц:

• Получателя.
• Главного бухгалтера, или лица, назначенного приказом руководителя.
• Руководителя или письменно уполномоченного лица.
• Кассира.

Такое правонарушение может быть допущено тогда, когда на прикрепленных к расходному кассовому ордеру документах отсутствует разрешительная подпись руководителя.

Выявление подобных нарушений возможно при использовании метода проверки документов предоставленных проверяемым лицом. К числу таких документов относится приходные и расходные кассовые ордера и другие документы с реквизитами кассовых ордеров.

Как правило, особо пристальное внимание аудитору следует уделять факту наличия и подлинности подписей получателей денег на расходных кассовых документах.

Согласно п. 4.2 Положения о порядке ведения кассовых операций при выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир вправе потребовать предоставления подтверждающего личность документа, а далее записать его наименование, номер, дату и орган выдачи, после чего взять расписку с получателя.

Расписка в получении денежных средств может быть составлена только собственноручно получателем шариковой ручкой или чернилами с указанием точной суммы в рублях прописью (копейки допускается указывать цифрами). При получении денежных средств по платежной ведомости сумма прописью может не указываться.

Для проверки подлинности подписей получателей денег проверяющий должен провести анализ подписей из различных документов, а особое внимание следует обратить на наличие исправлений и подчисток.

В целом, можно отметить, что в процессе выявления такого нарушения как недостача денежных средств, маскируемая расписками должностных лиц и прочими сотрудниками организации, следует обратить внимание на наличие на кассовых документах:

• Подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица.
• Подписи руководителя или уполномоченного лица.
• Подписей получателей денежных средств.

При обнаружении отсутствия росписи на каком-либо документе, проверяющий должен провести устный опрос лиц, получивших денежные средства по расходным кассовым ордерам, но не подтвердивших этот факт своей распиской.

Повторное использование одних и тех же документов для списания денег по кассе

Суть нарушения заключается в попытке вторичного предъявления кассиром отработанного и проведенного по кассе в прошлых отчетных периодах (за месяц, год, квартал и т.д.) расходного документа. Подобная операция становится причиной образования излишка, который присваивается кассиром. Такое нарушение нередко сопровождается подчисткой номеров, дат, сумм и прочих данных.

Подобное положение вещей обязывает аудитора провести проверку кассовых отчетов со всеми приложениями на предмет их полноты. Если же выявлено не полное предоставление отчетной документации, это может свидетельствовать об утере или намеренном изъятии документов. В таком случае следует проверить, не находятся ли суммы, указанные неподтвержденные суммы в других отчетах.

Излишнее списание денег по кассе путем неправильного подсчета итогов в кассовых документах и отчетах

Ошибки арифметического характера в ведомостях и кассовых отчетах, совершенные сознательно, обычно приводят к образованию в кассе излишка, который в последующем присваивается. Данный вид нарушения не требует сложного подлого документов, не смотря на это, его достаточно легко соверши и крайне сложно выявить. Для чего проверяющему лицу потребуется провести пересчет итогов всех кассовых операций и платежных ведомостей. Для такого случая применим метод проверки арифметических расчетов. С технической стороны подобное выполняется посредством пересчета итогов кассовых отчетов и проверок по кассовой книге совпадения входящего остатка по кассе на каждый день с конечным остатком за предыдущий.

Излишнее списание денег по кассе без причин или по подложным документам

Расходные кассовые документы, преднамеренно составленные без указания даты, номера и других реквизитов могут быть применены для присвоения денежных средств. Выявить подобное нарушение можно путем проверки документов, предоставленных проверяемой организацией.

Согласно п. 2.5 Положения о порядке ведения кассовых операций расходные кассовые документы должны быть исполнены на бумажном носителе или с применением технических средств. В таком случае они должны быть отражены на бумажном носителе, а любые исправления, помарки или подписки в подобных бумагах недопустимы. На основании этого аудитор проводит анализ того, насколько корректно оформлен тот или иной расходный кассовый документ, параллельно сверяя данные с журналом, в котором происходит регистрация расходных кассовых ордеров.

Также подобное нарушение может быть совершено путем включения в расчетно-платежные ведомости подставных лиц, на которых происходит выписка заработной платы с целью ее последующего присвоения. Проверяющее лицо обязано провести анализ обоснованности включения этих лиц в расчетно-платежные ведомости. Это становится возможным в процессе сверки данных, содержащихся в ведомостях с данными по учету личного состава организации, табелями учета рабочего времени, лицевыми счетами, регистрами налогового учета, приказами о приеме на службу и увольнении, трудовыми договорами.  

Присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям

Согласно и. 4.6 Положения о порядке ведения кассовых операций в прошествии пяти рабочих дней, включая день получения денежных средств от банка на оплату труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий, в обязанности кассира входит:

• Проставление печати или отметки «депонировано» в платежной ведомости напротив фамилий, которым не выплачены средства.
• Формирование реестра депонированных сумм.
• Формирование записи в конце платежной ведомости о выплаченных и подлежащих депонированию суммах по факту, их сверка с общим итогом по платежной ведомости и скрепление личной подписью.
• Отражение в кассовой книге фактически выплаченных сумм и проставление штампа «Расходный кассовый ордер № _».

Депонированные суммы сдаются в банк, а на них формируется общий расходный кассовый ордер. Чтобы определить правонарушения такого рода аудитор, как правило, прибегает к анализу документов, представленных в аудируемой компанией.   Максимально пристально следует изучить следующие аспекты:

• Соотношение платежных ведомостей реестрам депонированных сумм.
• Обстоятельность и своевременность сдачи в банк депонированных сумм.
• Полнота оприходования депонированных сумм на расчетный счет в банке.
• Соответствие выписанных расходных кассовых ордеров журналу учета депонентов.

Помимо этого, проверяющее лицо обязано выполнить сверку информации по аналитическому учету с данными синтетического учета. Аналитический учет депонированных сумм производится в журнале учета депонентов. Соответственно плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и инструкции по его применению, который утвердил российский Минфин от 31 октября 2000 г. № 94н на текущий момент учет расчетов с депонентами производится на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонентам». Кредитовый цикл по этому субсчету за отчетный период – это не выплаченные в течение периода суммы, дебетовый оборот – невыплаченные в течение отчетного периода задолженности по депонированным суммам. Сальдо по субсчету представляет собой депонированные суммы на конец отчетного периода.

В завершение проверки кассовых процедур аудитор обязан проанализировать правильность обозначения кассовых операций в регистрах синтетического учета. Пристальное внимание следует уделить действиям, которые списаны по бухгалтерским операциям в обход счетов расчетов на нужды производства или расходов на продажу. Помимо этого, проверку проходят записи в кассовой книге на соответствие записям в журнале-ордере № 1 и ведомости № 1 по счету 50 «Касса» и Главной книге за проверяемый период.