Ведение учета финансовых активов учреждения и его обязательств

Операции с денежными средства учреждения

Учет финансовых активов осуществляется с помощью раздела «Финансовые активы». Он состоит из одиннадцати групп синтетических счетов, из которых бюджетные учреждения используют всего несколько:

• 0 201 00 000 «Денежные средства учреждения»;
• 0 205 00 000 «Расчеты по доходам»;
• 0 206 00 000 «Расчеты по выданным авансам»;
• 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу имуществу»;
• 0 210 00 000 «Прочие расчеты с дебиторами».

Для проведения и учета операций по средствам, которые находятся на счетах учреждений, сформированных в кредитных организациях или в органах Федерального казначейства, а также по операциям с наличностью и денежными документами учреждения используют счет 020100000 «Денежные средства учреждения».

При ведении синтетического учета группировка операций проводится в соответствии со способами размещения средств (табл. 1).

Таблица 1. Группировка операций по синтетическому счету

Можно выделить несколько типичных операций, которые характерны для бюджетных учреждений при ведении ими хозяйственных операций. Так, операции по средствам, которые находятся во временном распоряжении, бухгалтера отражают, используя код вида финансового обеспечения 3 в 18-м разряде счетов:

• 3201 11000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»;
• 3304 01000 «Расчеты по средствам, полученным во временное распоряжение».

Кассовые операции в области учета финансовых активов учреждения

Финансовое обеспечение контрактов учреждения отражается с помощью формы гарантии банка с использованием забалансового сч. 10 «Обеспечение исполнения обязательств».

Средства временного распоряжения необходимо вернуть тому субъекту, который выдал их или у которого их изъяли с перечислением в доход бюджета.

Типовые записи, отражающие в учете операции со средствами временного распоряжения, можно рассмотреть в табл. 2.

Таблица 2. Типовые бухгалтерские записи по средствам, находящимся во временном распоряжении

С целью проведения кассовых операций происходит учет наличных денежных средств в валюте РФ кассой учреждения. Для этого используется счет 020134000 «Касса».

Порядок предполагает регламентацию приемки, выдачи наличности, оформление бланков кассовых документов (скачать образец можно на сайте бухгалтерской тематики), ведение кассовых операций (Кассовая книга, хранение денег, ревизия кассы, контроль кассовой дисциплины).

Хранение в кассе наличных денежных средств и прочих ценностей, которые не принадлежат учреждениям, запрещается. При этом средства, которые учреждение получает в виде наличности через органы казначейства, должны расходоваться на цели, прописанные в чеках.

Все формы первичных документов в области учета кассовых операций регламентируются постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций и результатов инвентаризации» (Рис. 1).

Рисунок 1. Первичные документы в области учета кассовых операций

Поступление наличности кассир учреждения оформляет с помощью ПКО на дату их получения. В ордере и квитанции к нему в строке «Основание» необходимо указать содержание хозяйственной операции, а в строке «Приложение» прописываются приложенные первичные и другие документы. Необходимо указать номер и дату прикладываемых документов.

Квитанция ПКО подписывается и заверяется печатью (штампом) кассира, после чего ее можно выдать лицу, которое внесло наличные денежные средства. Квитанцию можно приложить и к выписке из лицевого счета получателей средств, если они поступили по чеку.

Выдачу наличности учреждения из кассы осуществляют по РКО или прочим правильно оформленным документам (платежной, расчетно-платежной ведомости, ведомости на выдачу средств из кассы подотчетному лицу и др.). Выдача по РКО характеризуется тем, что деньги должны быть выданы на дату его формирования.

На основе представленных документов (заявление, счет и др.) бухгалтер или кассир производит выписку РКО в одном экземпляре с подписью руководителя учреждения и главного бухгалтера или уполномоченных лиц. Если же на прилагаемых к РКО документах есть разрешающий гриф руководителя учреждения, то его подпись не является в этом случае обязательной. В РКО по строке «Основание» прописывается хозяйственная операция, а в строке «Приложение» должны быть перечислены приложенные первичные и прочие документы (номера и дата их формирования).

Операции кассира по учету финансовых активов учреждения

Осуществляя выдачу денежных средств по РКО или другому документу, заменяющему его, отдельным физическим лицам, кассиры должны потребовать предъявление документа (паспорта или прочего документа), который подтверждает личность получателя. Далее необходимо осуществить запись наименования и номера документа, включая дату и орган выдачи, с получением расписки от получателя.

В случае, когда заменяющий РКО документ формируется для выдачи средств нескольким лицам, то все эти лица должны предоставить документы, удостоверяющие их личность, и расписаться в указанной графе платежного документа. В этом случае запись о сведениях документов, удостоверяющих личность, на денежных документах, которые заменяют РКО, не осуществляют.

Расписка о получении наличности может быть сформирована получателями только собственноручно с использованием чернил или шариковой ручки и с указанием суммы к получению (рублей — прописью, копеек — цифрами).

Выдачу наличности под отчет на расходы, которые относятся к служебным командировкам, производят в пределах предусмотренных на эти цели сумм.

В процессе выдачи средств из кассы под отчет нескольким лицам вместо личных РКО используют Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Оформление выдач из кассы средств на хозяйственные расходы, командировку или прочие цели осуществляется с помощью отдельных ведомостей, при этом каждую законченную ведомость оформляют в качестве РКО.

Выдача денег кассиром осуществляется только лицам, которые указаны в РКО или в заменяющем его документе.

Когда выдачу денежных средств осуществляют по ведомости, то перед распиской в их получении кассир прописывает: «По доверенности». При этом доверенность остается в качестве приложения к РКО или ведомости.

Кассир производит оплату труда, выплату пособий по социальному страхованию в соответствии с платежными (расчетно-платежными) ведомостями, при этом РКО по каждому получателю не формируется. Общая сумма выданной заработной платы фиксируется с помощью одного РКО, его дату и номер кассир проставляет на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости. Также необходима обязательная регистрация РКО. Разовая выдача средств на оплату труда отдельным работникам осуществляется по РКО.

Когда истекают сроки, предусмотренные на оплату труда, пособий по социальному страхованию, кассир осуществляет следующие действия:

• постановка штампа или отметки от руки «Депонировано» в платежной (расчетно-платежной) ведомости напротив ФИО лиц, которым не были произведены выплаты;
• составление реестра депонированных сумм;
• формирование надписи о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости, сверка их с общим итогом и скрепление надписи собственной подписью. Если деньги выдавал не кассир, а другое лицо, то на ведомости в дополнение формируется надпись: «Деньги по ведомости выдавал ФИО — подпись»;
• запись в Кассовой книге размера фактически выплаченной суммы и проставление на ведомости штампа «Расходный кассовый ордер №____»;
• составление реестра депонированных сумм;
• сдача депонированных сумм в орган казначейства с целью дальнейшего их зачисления на лицевой счет учреждения.

Бухгалтерией производится проверка отметок, которые делает кассир в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, с подсчетом выдаваемых и депонированных сумм по этим ведомостям.

ПКО, РКО, квитанции и заменяющие документы должны быть заполнены правильно и четко, при этом не допускаются подчистки, помарки или исправления. Если сотрудник допускает ошибку, то происходит составление нового документа.

Осуществляя операций с использованием наличности, кассир учреждения в обязательном порядке должен вести одну Кассовую книгу (ф. 0504514), соответствующим образом пронумерованную и прошнурованную. Книга опечатывается на последней странице, где прописывается: «В этой книге пронумеровано и прошнуровано N листов». Книгу необходимо заверить подписью руководителя и главного бухгалтера учреждения.

Каждый день по завершению рабочего дня кассир должен подсчитать итоги операций за день с выведением остатка средств в кассе на следующий день и передачей в бухгалтерию отчета кассира, включая ПКО и РКО под расписку во вкладном листе Кассовой книги. Ведение Кассовой книги автоматизированным способом регламентируется 2 главой Положения о порядке ведения кассовых операций.

На протяжении года вкладные листы Кассовой книги кассир, как правило, подшивает для хранения по отдельности за каждый месяц. Когда закрывается календарный год или при возникновении такой необходимости, вкладные листы Кассовой книги кассир должен сброшюровать в порядке хронологии. За год общее число листов подлежит заверению подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения. Далее происходит опечатка Кассовой книги.

Каждый месяц по приведенным хозяйственным операциям происходит формирование Журнала операций «Касса». Контроль правильного ведения Кассовой книги в учреждении чаще всего возлагается на главного бухгалтера.

Типовые записи учреждения, отражающие операций поступления и выбытия в бухгалтерии наличных денежных средств в кассу, можно увидеть в таблице 3.

Таблица 3. Операции но поступлению в кассу и выбытию из нее денежных средств