Бухгалтерский учет: техника и формы

Сущность техники учета и учетных регистров

Техника бухучета связана с регистрацией, систематизацией, обработкой и обобщением сведений с помощью учетных регистров вручную и (или) посредством автоматизации.

Техника бухгалтерского учета использует учетные регистры, которые представляют собой носителей экономической информации об активах, капитале и обязательствах предприятия. Они выстраиваются по экономической группировке, посредством которой осуществляют текущие бухгалтерские записи.

По Закону о бухгалтерском учете сведения, включенные в состав первичных учетных документов, необходимо своевременно регистрировать и накапливать в регистрах бухучета. Их формы утверждаются руководством экономического субъекта через двойную запись на счетах, если другое не установлено федеральными стандартами. В соответствии со статьей 10 данного Закона каждый регистр включает совокупность обязательных реквизитов.

Начиная с 01 января 2013 года формы регистров бух учета, утвержденные федеральными органами исполнительной власти до момента вступления в силу Закона о бухучете, не обязательны к использованию.

Руководство организации, владея своевременной и достоверной информацией, которая содержится в учетных регистрах, обладает возможностью осуществлять операции в сфере контроля эффективного и рационального использования имеющихся материальных, трудовых и финансовых ресурсов, не допускать непроизводительные расходы и потери, а при выявлении — оперативно устранять причины их появления, формировать варианты перспективного развития предприятия, выявлять и формировать внутренние резервы с обеспечением его финансовой устойчивости.

В свою очередь, контролирующими органами используется информация, которая включена в учетные регистры. При этом они обладают возможностью осуществлять контроль соблюдения законов по части правомерности осуществления предприятием фактов хозяйственной жизни, правильного начисления, своевременной и полной уплаты налогов и сборов в бюджет.

С позиции формы подачи экономической информации, учетные регистры можно представить в виде специально разграфленных листов бумаги (файлов программы). Они необходимы и приспособлены для регистрации и группировки данных учета. Их изготовление происходит типографским способом, они могут быть различной формы в соответствии с объектом учета и характеризуют его показатели. Учетные регистры могут быть в форме отдельных листов, ведомостей, журналов, книг, магнитных лент, дисков, дискет, карт памяти и прочих машинных носителей, в которых ведется группировка однородных данных с целью отразить их на бухгалтерских счетах.

Особенности учетных регистров

Информация, которая включена в принятую к бухгалтерскому учету первичную документацию, должна подлежать фиксации, оценке, накоплению, систематизации и обобщению для последующего формирования бухгалтерской отчетности. Тема отражения фактов хозяйственной жизни посредством учетных регистров рассматривается в качестве важнейшего этапа учетного процесса. Учетные регистры включают в свой состав несколько обязательных реквизитов:

• учетный регистр и его наименование;
• наименование предприятия, которое составило учетный регистр;
• дата начала и окончания ведения регистра, включая период его формирования;
• хронологическая и систематическая группировка ФХЖ;
• величина стоимостного измерения ФХЖ с указанным денежным измерителем;
• наименование должностей и подпись субъектов, отвечающих за ведение регистра.

При автоматизации бухучета итоговая информация может быть сформирована в виде выходных документов, подготовленных машинными носителями. Формы учетных регистров и методы записей в них регламентированы соответствующими нормативными актами в области ведения бухгалтерского учета. Сведения о ФХЖ, которые имеют место в определенном отчетном периоде (месяце, квартале, полугодии, году), из учетных регистров переносят в виде обобщения в формы отчетности бухгалтерии, включая примечания к ним.

Когда учетный регистр составляется в электронной форме, то предприятие должно подготовить его копию на бумажном носителе в соответствии с требованием контролирующих налоговых органов, суда и прокуратуры. В случае изъятия учетных регистров, как и первичной документации, предприятие имеет право в присутствии представителя органа, производящего изъятие, копировать их, указывая основание и день изъятия.

Виды учетных регистров в качестве форм бухгалтерского учета

Факты хозяйственной жизни могут отражаться регистрами бухучета в определенной хронологии с группировкой по соответствующим бухгалтерским счетам.Точное и правильное отражение хозяйственных операций в регистрах бухучета проводят субъекты, которые составили и подписали их.

Содержание учетных регистров и внутренней отчетности представляет собой коммерческую тайну. Ее должны хранить лица, получающие к ней доступ, поскольку в соответствии с законодательством РФ они ответственны за ее разглашение.

Регистры бухучета включают в свой состав:

• оборотную ведомость по учету имущества и обязательств предприятия;
• карточку аналитического учета по разным типам имущества;
• сличительную ведомость с результатами инвентаризации;
• журнал-ордера, мемориальный ордер, оборотно-сальдовую ведомость и др.

Классификация учетных регистров производится с целью их правильного использования. В соответствии с внешним видом они включают книгу, карточку, свободные листы, магнитную ленту или диск, дискету, карту памяти, флэш-карту, жесткий диск и др. В зависимости от строения регистры бывают параллельные, последовательные и комбинированные. По составу информации выделяют аналитические, синтетические и смешанные регистры. В соответствии с характером регистрации — хронологические, систематические и смешанные, а по способу ведения записей — ручные, машинные, автоматизированные. В зависимости от материальной основы выделяют регистры с бумажной и безбумажной основой.

Карточки можно представить в форме отдельных листов, которые нужны для использования в аналитическом учете основных средств, материально-производственных запасов в соответствии с местами их хранения, кредиторов и дебиторов. Бухгалтерия хранит карточки в специальных картотеках в зависимости от объектов учета, их назначения, места хранения и эксплуатации и пр.

Они производятся из плотной бумаги или неплотного картона, между собой листы не скрепляются. Карточка формируется по всему сроку эксплуатации объектов (основные фонды и НМА) или на весь год (МПЗ). Их регистрация осуществляется с помощью специального реестра с целью обеспечить контроль сохранности. По счетам аналитического учета, которые открыты посредством карточек, составляются оборотные ведомости. Аналитический учет может быть существенно упрощен, когда вместо карточек используют накопительные учетные регистры бухгалтерского учета. По форме и назначению карточки могут быть:

• Контокоррентные карточки, необходимые для учета объектов, показатели которых приводят общей суммой, не подразделяя на статьи, элементы (например, состояние дебиторской и кредиторской задолженности, расчеты с подотчетными лицами). Эти карточки отражают: дату и номер бухгалтерской проводки, состав записи, сумму по дебету и кредиту.
• Многографные карточки учитывают объекты, по которым требуется детализация показателей (для учета затрат производства по статьям, резервов по источникам).
• Инвентарные карточки используются в аналитическом учете основных фондов и НМА.
• Карточки количественного и суммового учета используются при учете МПЗ. Они включают номер бухгалтерской записи, ее состав (приход-расход-остаток).
• Карточки складского учета применяются для МПЗ на складе по количеству. Некоторые предприятия вместо карточек используются книги определенного вида.

Они включают журналы, ордера и разного типа ведомости. Они считаются самыми распространенными и удобными в использовании, поскольку дают возможность более рационального распределения обязанностей между учетными работниками.

Их использование ограничено, поскольку вести их должны одни и те же сотрудники. Тем не менее, есть определенные участки учета, которые организуются только с помощью книг (кассовые книги, книги регистрации счетов-фактур, книги продаж, книги покупок и др.). Достоинство книг состоит в исключении возможности заменить отдельные листы, поскольку они строго пронумерованы (например, Главная книга). Часто такая книга скрепляется печатью предприятия и подписью руководителя (кассовая книга). Главная книга представляет собой регистром синтетического учета, которые используется в процессе формирования баланса и отчетности, книг покупок-продаж, регистрации счетов-фактур и т.д.

Их используют в процессе ведения синтетического и аналитического учета в разрезе корреспондирующих счетов.

Они обладают отличием по содержанию, строению и последовательности производимых в них записей. Факты хозяйственной жизни отражаются в обобщенном виде и только в денежном выражении. Бухгалтерские записи в них ведутся ежедневно или ежемесячно по данным накопительных ведомостей. Основой синтетических регистров является шахматная форма графления, в которой дебетуемые счета расположены по горизонтали, а кредитуемые — по вертикали. Синтетические регистры включают: Главную книгу, журналы-ордера и др.

Строение и состав регистров различно, что зависит от объектов аналитического учета (инвентарная карточка по основным фондам и НМА, карточки складского учета материалов, лицевые карточки сотрудников и др.).

Они представлены журналами-ордерами и ведомостями по журнально-ордерной форме.

Фиксация хозяйственных операций в хронологических учетных регистрах отражаются по мере их возникновения. Одним из примеров хронологических регистров являются книга продаж и книга покупок, где формируется список счетов-фактур. Хронологические записи ведут с помощью регистрационных журналов и реестров для того, чтобы обеспечить контроль сохранности документов, которые поступили в бухгалтерию, и правильностью осуществления соответствующих записей.

Систематические учетные регистры группируют факты хозяйственной жизни в соответствии с определенными объектами учета по счетам синтетического и аналитического учета. Например, такими регистрами считается кассовая книга и оборотно-сальдовые ведомости.

Комбинированные учетные регистры сочетают признаки хронологической и систематической записи, одновременно включая журнал хронологической записи и корреспондирующие счета Главной книги, в которой фиксируются систематические записи. Пример данных регистров представлен ведомостью и журналом-ордером по синтетическому счету 50 «Касса» (табл. 1 и 2).

Таблица 1. Форма ведомости № 1 по счету 50 «Касса»

Таблица 2. Форма журнала-ордера № 1 по счету 50 «Касса»

Решение использовать определенный тип регистра в бухгалтерском учете закреплено приказом об учетной политике предприятия. Это зависит от выбранной и зафиксированной учетной политикой формы бухгалтерского учета, которая может быть мемориально-ордерной, журнально-ордерной, автоматизированной или простой с использованием или без использования ведомостей, как учетных регистров.