Виды бухгалтерских документов

Существует два основных принципа классификации бухгалтерских документов:

• экономический принцип, что подразумевает классификацию бухгалтерских документов по роли и значимости в учетном процессе;
• правовой принцип, при котором производится классификация по качественным характеристикам, позволяющим выявить необоснованные отклонения от документооборота. Помимо этого данный принцип дает возможность доказать противоправную деятельность.

Экономический принцип классификации бухгалтерских документов

По экономическому признаку бухгалтерские документы классифицируются:

• по назначению;
• по отражению и охвату хозяйственных операций;
• по количеству позиций, которые учитываются;
• по месту составления;
• по способу осуществления.

Рассмотрим более подробно каждый признак классификации.

При классификации по назначению выделяют четыре вида бухгалтерских документов:

• распорядительные;
• исполнительные;
• документы бухгалтерского оформления;
• комбинированные бухгалтерские документы.

К распорядительным документам относятся документы, в которых содержатся указания руководства для исполнителей хозяйственных операций. Это могут быть приказы, распоряжения и доверенности.

Исполнительные бухгалтерские документы необходимы для удостоверения факта осуществления хозяйственной деятельности. К ним относятся накладные, акты на списание ценностей, отчеты кассиров и платежные требования. Материально ответственные лица используют данные документы для оправдания выдачи и получения материальных ценностей.

Документами бухгалтерского оформления являются документы, составленные в бухгалтерии, в основе которых лежат исполнительные и распорядительные документы. Основная цель этого вида бухгалтерских документов – обобщение и использование в учетном процессе исполнительных и распорядительных документов. К данному виду бухгалтерских документов относятся мемориальные ордера, справки, карточки, группировочные ведомости и т.д.

При помощи комбинированных документов происходит ряд последовательных операций. К этому виду бухгалтерских документов относятся кассовые ордера и авансовые отчеты.

При классификации по порядку отражения операций можно выделить два вида бухгалтерских документов:

• первичные;
• сводные.

Первичными документами являются бухгалтерские документы, которые служат для отражения конкретных хозяйственных операций, а также для образования основ текущего учета. Это накладные, кассовые ордера, чеки и счет-фактуры.

Сводными же бухгалтерскими документами являются документы, составленные на основе первичных. Служит данный вид документов для обобщения первичных документов. К нему относятся отчеты о расходах материалов, кассовые отчеты и т.д.

При классификации по способу охвата выделяют два вида документов:

• разовые;
• накопительные.

К разовым бухгалтерским документам относятся документы, отражающие выполнение хозяйственных операций за один прием. Это платежные требования и чеки.

Накопительными документам, считаются бухгалтерские документы, которые составляются в несколько рабочих этапов. Данный вид документов отражает однородные операции за согласованный период времени. Это лимитно-заработные карты, накопительные ведомости и табели учета рабочего времени.

При классификации по количеству учитываемых позиций выделяют:

• однострочные;
• многострочные.

К однострочным документам относятся бухгалтерские документы, которые имеют одну учетную позицию.

Многострочными же бухгалтерскими документами являются документы, в которых находится более одной учетной позиции. Это расчетно-платежные ведомости.

При классификации по месту составления выделяются:

• внешние документы;
• внутренние документы.

Внешними бухгалтерскими документами являются документы, связанные с взаимоотношениями компании со своими партнерами в ключе финансовой деятельности. Этот вид документов приходит в компанию от партнерской организации. Это платежные поручения и счет-фактуры.

Внутренними же бухгалтерскими документами являются документы, отражающие факт совершения хозяйственной операции внутри компании. Это накладные, кассовые ордера и т.д.

При классификации по способу исполнения выделяют документацию, составляемую:

• ручным методом;
• механизированным методом.

При ручном методе бухгалтерские документы составляются от руки.

Механизированная подготовка бухгалтерских документов происходит при помощи персонального компьютера.

Правовой принцип классификации бухгалтерских документов

При классификации по правовому принципу выделяют два вида документов:

• доброкачественные документы, или как их еще называют полноценные;
• недоброкачественные документы.

Существует три критерия доброкачественных документов:

• формальный;
• законный;
• критерий действительности.

При формальном критерии предусматривается подготовка документа в определенной форме. В РФ распространены типовые межведомственные формы разных первичных документов. Для экономических субъектов они необходимы в использовании на разных этапах финансово-хозяйственной деятельности. При данном критерии происходит отражение выбранной операции на бланках соответствующих первичных документов.

Критерий законности означает, что хозяйственные операции, которые отражены в документе, должны быть законны по своему содержанию, а также должны быть санкционированы уполномоченными должностными лицами.

Критерий действительности необходим для отражения в документации реальных хозяйственных операций, их объемов, дат, информации о лицах, принимающих участие в них и т.д.

Лица, которые оформили документ, должны своевременно оформить первичные учетные документы, а также передать их в бухгалтерию в согласованные сроки.

Недоброкачественными бухгалтерскими документами являются документы, которые не отвечают хотя бы одному из указанных требований.

Существует три вида недоброкачественных документов:

• неверно оформленные;
• документы, которые отражают незаконные операции;
• документы, которые отражают вымышленные операции.

К первому виду относятся бухгалтерские документы, в которых отсутствует указание необходимых реквизитов, либо наоборот, указаны лишние реквизиты, либо наличие ненадлежащих реквизитов. Такие документы бухгалтерия не примет к учету.

Второй вид относится к документам, которые составлены на хозяйственные операции, которые не не должны происходить согласно существующим правовым нормам. Это могут быть акты на списание материалов на капитальный ремонт, в которых стоимость завышена.

И последний вид недоброкачественных документов , отражающих вымышленные операции, показывает операции, которые на самом деле не осуществлялись. С данным видом документов тесно связано понятие «фиктивных документов», то есть вымышленные первичных документов, которые не имеют подлинного аналога.

Бестоварные и безденежные бухгалтерские документы

Так как вся бухгалтерская документация содержит в себе данные движения денежных средств и товарно-материальных ценностей, следует выделить бестоварные и безденежные документы.