Движение документированной информации в системах управления

Основные элементы системы управления

Они включают технические, человеческие и организационные ресурсы, взаимодействующие для достижения поставленных целей в условиях ограниченных времени и ресурсов.

Каждая система управления состоит из нескольких ключевых компонентов:

1. Датчики сбора информации о состоянии объекта управления.
2. Подсистема передачи и обработки данных, поступающих от датчиков.
3. Механизмы отображения данных и формирования управляющих решений.
4. Каналы передачи управляющих воздействий.
5. Исполнительные устройства, реализующие команды.

Эти элементы обеспечивают функционирование системы как единого целого. Помимо технических компонентов, системы управления включают человеческий фактор, методы и структуры, способствующие достижению управленческих целей.

Информация выступает центральным элементом системы управления. Она является как предметом работы, так и основным результатом в виде управленческих решений.

Управленческое решение можно рассматривать в нескольких аспектах:

• Процесс: реализация функций управления, таких как целевыявление, организация, контроль.
• Результат: конкретный план действий.
• Документ: носитель информации, фиксирующий содержание принятого решения.

Большинство решений оформляется в виде документа и передается как внутри системы, так и во внешнюю среду, что обеспечивает взаимодействие с другими организациями и вышестоящими структурами.

Информационная работа охватывает сбор, обработку, анализ и распределение данных, необходимых для функционирования системы. Этот процесс можно разделить на несколько этапов:

• Наблюдение за объектом управления, регистрация параметров и выявление отклонений.
• Сбор первичной информации и подготовка ее к обработке.
• Переработка данных в соответствии с программой управления.
• Распределение переработанной информации между подразделениями и сотрудниками.
• Обеспечение системы управления данными для принятия решений.
• Организация прямых и обратных связей между объектом и субъектом управления.
• Хранение и предоставление информации длительного пользования по запросу.
• Передача информации между различными уровнями системы управления и внешними структурами.

Информация в системах управления делится на осведомительную (первичную) и командную (управляющую). В ходе переработки первичные данные превращаются в готовые решения, на основе которых формируются управленческие команды.

Движение документированной информации в системах управления представляет собой непрерывный процесс, включающий сбор, переработку и передачу данных. Четкая организация информационной работы обеспечивает эффективность управленческого цикла, способствует своевременному принятию решений и их реализации. Информационные потоки, объединяющие элементы системы управления, играют ключевую роль в обеспечении ее успешного функционирования.

Роль информации в системе управления: особенности и значение

Информация играет ключевую роль в процессе управления, обеспечивая связь между субъектами и объектами управления, а также между управляющей и управляемой частями системы. С ее помощью формируются, реализуются и корректируются управленческие воздействия. Однако процесс управления невозможно свести лишь к преобразованию информации, так как он включает социально-психологические аспекты взаимодействия, такие как воля, авторитет, мораль и обязанность.

Информация воздействует на людей по-разному, что объясняется особенностями человеческого восприятия. Управление не сводится только к использованию информации — важным остается человеческий фактор, который определяет, как именно информация используется. Эффективность управленческого воздействия зависит от характера взаимодействия между людьми и от их восприятия информации как основы и инструмента влияния.

При оценке текущей ситуации акцент делается на виды информации, способствующие системному подходу, необходимому для разработки эффективных управленческих решений. На стадии подготовки решений особое внимание уделяется возможностям обработки данных, что зависит от формата их представления.

Информация объективно отражает явления реального мира и процессы общественного производства. Ее потоки сосуществуют с потоками рабочей силы, материалов и ресурсов. Как вещество и энергия, информация может создаваться, передаваться, обрабатываться, храниться и использоваться. В управленческой теории информация рассматривается как совокупность сигналов или сведений, уменьшающих неопределенность и способствующих достижению целей управления.

Человек, как субъект управления, собирает, хранит, перерабатывает и применяет информацию в своей деятельности. Все технологические, организационные, экономические и социальные процессы сопровождаются информационными потоками, которые отражают взаимосвязи между элементами систем и формируют основу взаимодействий.

Информация существует в различных формах: устных, письменных, графических, а также в виде электрических импульсов, записей и документов. В управлении наиболее значима информация, зафиксированная на постоянных носителях, включая бумажные и электронные документы. Ее передача может быть организованной (формальной) или стихийной (неформальной). Например, отчетность формирует организованные каналы связи, в то время как слухи относятся к неформальным.

Современные условия требуют повышенного внимания к информационному обеспечению управления. Динамичность производства и изменчивость параметров факторов производства обуславливают необходимость систематизации информации. Только упорядоченные данные позволяют менеджерам оперативно оценивать эффективность различных мероприятий и корректировать планы в зависимости от обстоятельств. Чем больше информации доступно руководителю, тем качественнее и своевременнее его управленческие решения.

Информация, образно сравнимая с нервной системой организма, обеспечивает циркуляцию данных между управляемыми и управляющими системами. Прямая связь реализуется через передачу команд, а обратная связь обеспечивает корректировку действий на основе данных о результатах управления. Эффективная организация информационных потоков становится основой успешного управления в современных условиях.

Информация как основа принятия управленческих решений

Для принятия эффективных управленческих решений необходим определенный объем информации. Однако ее количество не следует оценивать только числом документов, страниц или показателей. Значительные массивы данных могут оказаться либо избыточными, либо трудными для освоения, что затруднит их использование в принятии решений. Иногда краткие и лаконичные материалы обладают большей информативностью, чем объемные отчеты и сводки.

Правильное определение объема информации позволяет избежать перегрузки руководителей и специалистов. Существует ограничение на количество данных, которые человек способен обработать за определенный период времени. На практике производственный персонал часто сталкивается с информационной перегрузкой, превышающей нормативы в 3-4 раза, что снижает эффективность работы.

Классификация информации

Информация, используемая в управлении, подразделяется по множеству признаков:

• По форме отображения: визуальная (графики, таблицы, диаграммы); аудиоинформация (звукозаписи, воспринимаемые на слух); аудиовизуальная (сочетание изображения и звука).
• По форме представления: цифровая, буквенная, кодированная.
• По порядку возникновения: первичная (непосредственно полученная); производная (обработанная или преобразованная).
• По характеру носителей: документированная (записи, документы), недокументированная (устная, нефиксированная).
• По назначению: директивная (распорядительная), отчетная, справочно-нормативная.
• По направлению движения: входная (получаемая), выходная (передаваемая).
• По стабильности: условно-постоянная, условно-переменная.
• По способу отражения: текстовая (алфавитная или алфавитно-цифровая), графическая (схемы, диаграммы, чертежи).
• По способу обработки: поддающаяся механизированной обработке; неподдающаяся обработке автоматическими средствами.

Информация в управленческом цикле выполняет различные функции:

• Распорядительная — служит основой для издания приказов и распоряжений.
• Обратной связи — обеспечивает оценку эффективности принятых решений.
• Памятная — фиксирует данные для хранения и последующего использования.

Виды информации в управленческой деятельности

В управлении применяются различные виды информации в зависимости от сферы деятельности:

• Научно-техническая — данные о технических разработках и исследованиях.
• Административно-правовая — нормативно-правовые акты и регламенты.
• Метеорологическая — климатические данные, важные для сельского хозяйства.
• Агробиологическая — информация о биологических процессах в аграрной сфере.

Научную информацию можно разделить на следующие категории:

• Экономическая — данные об экономических процессах и показателях.
• Социально-политическая — сведения о социальной и политической ситуации.
• Идеологическая — информация, связанная с мировоззренческими концепциями.

Эффективное использование информации в управлении требует учета ее классификационных характеристик и функциональной роли, а также разумного подхода к объемам данных. Это позволяет избежать перегрузок, повысить производительность и улучшить качество управленческих решений.

Экономическая информация подразделяется на два основных типа в зависимости от области её использования:

• Ведомственная информация — включает данные предприятий, объединений, организаций, министерств и ведомств.
• Хозяйственная информация — охватывает сведения районных, областных и центральных органов государственного управления.

Экономическая информация может быть классифицирована по различным признакам:

• По назначению: плановая, учетно-бухгалтерская, отчетная, статистическая, производственно-оперативная, распорядительная, справочная и нормативная.
• По способу передачи: устная; передаваемая по почте, телефону, телетайпу, факсу.
• По периодичности: систематизированная (например, суточная, квартальная); вероятностная, возникающая в результате внешних или внутренних событий (например, поломка техники или задержка поставок).
• По характеру носителей: документированная (записанная на материальных носителях); недокументированная (устная информация).
• По процессу обработки: обрабатываемая, необрабатываемая, аналитическая.

Качество и происхождение информации

Экономическая информация может быть:

• Достоверной или недостоверной.
• Достаточной, недостаточной или избыточной.
• Активной или пассивной.
• Цифровой, алфавитно-цифровой или алфавитной.

По месту возникновения информация делится на:

• Внешнюю — поступающую от вышестоящих органов или организаций, поддерживающих хозяйственные связи.
• Внутреннюю — формируемую внутри предприятия или организации.

Информация играет ключевую роль в управлении и охватывает множество процессов:

• Планирование материально-технической базы.
• Технико-экономическое и оперативное планирование.
• Управление производственными и экономическими процессами.
• Учет и контроль финансовой деятельности.
• Анализ результатов хозяйственной деятельности.

Экономическая информация существует в трёх формах:

1. Массивы данных — это фонды, содержащие материалы архивов, библиотек и статистических управлений.
2. Информационные потоки — совокупность сообщений с однородными свойствами, циркулирующих в системе для обеспечения управления.
3. Рассеянные данные — информация, которая еще не систематизирована и не собрана в единое целое.

Экономическая информация является фундаментом управления хозяйственной деятельностью, обеспечивая возможность анализа, планирования и принятия решений на всех уровнях управления.

Потоки информации и их роль в управлении

Информация, используемая в управленческой деятельности, организуется в различные потоки, каждый из которых выполняет свою функцию:

• Восходящие потоки информации — служат основой для принятия управленческих решений.
• Нисходящие потоки информации — включают постановления, решения и указания вышестоящих органов.
• Регулирующие потоки информации — состоят из нормативных документов и положений, направленных на обеспечение пропорциональности процессов.

Экономическую информацию можно подразделить в зависимости от выполняемых функций:

• Учетная и отчетная информация — отражает события, которые уже произошли.
• Плановая информация — фиксирует события, которые планируются.
• Нормативная и аналитико-прогнозная информация — описывает текущие явления или предсказывает будущие события.
• Регулирующая информация — направлена на достижение сбалансированности в производственных и управленческих процессах.

Учетная информация, в свою очередь, делится на:

• Бухгалтерскую — характеризуется высокой точностью и фиксирует детерминированные события. Недостаток этой информации заключается в её задержке, поскольку данные отражаются только после произошедшего события.
• Статистическую — предоставляет обобщенные данные, использующиеся для анализа тенденций.
• Оперативно-техническую — отображает состояние объекта на конкретный момент времени и не всегда оформляется в виде официальных документов. Такая информация может передаваться устно или по телефону.

Процесс обмена информацией внутри организаций делится на два типа:

• Формальная информация — строго регламентируется внутренними процедурами. В крупных организациях определяются маршруты передачи данных, инструкции по оформлению документов, а также ответственность за их содержание. Для этого применяются стандартные формы, такие как бланки, анкеты и формы отчетности. Использование таких форм ускоряет передачу информации и помогает структурировать данные. Однако формализованные документы не всегда обладают гибкостью, что может привести к затруднениям при описании нестандартных ситуаций.
• Неформальная информация — передается без строгой регламентации, например, через устные сообщения или неофициальные контакты. Хотя она менее структурирована, такие каналы обмена играют важную роль в повседневной деятельности организаций.

Стандартные формы обеспечивают удобство и экономию времени при передаче информации. Они позволяют инициатору быстро заполнить повторяющиеся данные, а получателю — легко уточнить необходимую информацию. Однако жесткость таких форматов может ограничивать точность передачи сведений в нестандартных случаях.

Роль информации в управлении

Для эффективного управления важно правильно организовать потоки информации, выбирать подходящие каналы передачи и форматы её представления. Грамотно структурированная информация позволяет повысить оперативность решений, сократить затраты времени и ресурсов, а также улучшить взаимодействие внутри организации и с её партнёрами.

Формальная система обмена информацией имеет свои пределы и не всегда удовлетворяет всем потребностям организации. Она часто не способна охватить все возможные аспекты информационного обмена внутри организации, так как установленные каналы ограничены в объеме и не всегда могут эффективно передавать всю необходимую информацию. К тому же формальные каналы передачи часто не учитывают всех смысловых нюансов, что может затруднить точное понимание сообщения. Множество нюансов, связанных с медлительностью и жесткостью формальных процессов, делает их не всегда подходящими для эффективного обмена.

Проблемы формальной системы ведут к развитию неформальной передачи информации, которая становится важным дополнением к официальным каналам. Неформальные каналы передачи охватывают более широкий спектр информации и часто служат более быстрым и гибким способом обмена сведениями. Однако, неформальные каналы могут быть сопряжены с определенными рисками, так как не всегда обеспечивают точность и достоверность передаваемой информации. Многие организации используют неофициальные источники данных при принятии директивных решений, что делает неформальную передачу информации важной частью внутреннего управления.

Неформальная передача информации строится вокруг социальных групп, формируемых в рамках организационной структуры. Эти группы, основанные на тесных и частых контактах между сотрудниками, служат основным механизмом для быстрого распространения информации. При этом такие группы могут становиться как причиной, так и следствием структурных особенностей организации. Сильные социальные связи способствуют эффективному обмену сведениями, а также позволяют людям легче интегрироваться в коллектив, что сказывается на общей атмосфере внутри организации.

Неформальная передача информации может быть как полезной, так и вредной. С одной стороны, она позволяет оперативно реагировать на изменения и быстро принимать решения, особенно в случаях, когда формальная система не успевает обработать данные в нужный момент. С другой стороны, такая информация может быть искажена, так как она не поддается официальному контролю и часто распространяется через слухи и разговоры, что снижает её достоверность.

Неформальные каналы связи становятся важным инструментом для тех, кто стремится усилить свое влияние в организации. Люди, активно использующие неофициальные каналы информации, могут становиться ключевыми фигурами в процессе принятия решений, особенно в условиях, когда формальная система не справляется с объемом и сложностью информации. Развитие и поддержание эффективных неформальных каналов связи может значительно повысить гибкость организации и её способность оперативно реагировать на изменения.

Организации также используют различные внешние и внутренние каналы обмена информацией. Внешние каналы могут включать в себя коммуникацию с другими организациями, государственными учреждениями или населением, в то время как внутренние каналы обеспечивают обмен сведениями внутри компании. Иногда информация из этих двух источников пересекается, что может создавать дополнительные проблемы, связанные с координацией и управлением информационными потоками.