Основные функции системы управления персоналом в инновационной организации, кадровая политика и подбор персонала

Система управления персоналом

Эффективно функционировать система управления персоналом может только в том случае, если она строится на научно-обоснованных принципах, использует оптимальные метода и технологии, а также отвечает всех принципам, которые лежат в её основе.

Система управления персоналом состоит из нескольких элементов, которые перечислены ниже:

• Организационно-экономический элемент, который объединяет вопросы, имеющие отношение к планированию численности и состава работающих, использованием рабочего времени, моральной и материальной поддержкой работников и пр.
• Правовой элемент, суть которого заключается в соблюдении трудового законодательства в ходе работы с персоналом.
• Социально-психологический элемент выступает отражением всех вопросов в отношении социально-психологического управления персоналом, проведения социологических и психологических исследований в работе и пр.

Системный подход к управлению персоналом представляет собой такую структуру, где каждая система является интегрированным в целое даже в том случае, если она состоит из отдельных элементов. Это даёт возможность рассматривать систему управления персоналом как комплекс взаимосвязанных функций, объединённых общей целью, которая позволит раскрыть внутренние и внешние связи, в том числе усовершенствовать данную систему.

На изображении ниже основные функции системы управления персоналом.

Социально-трудовые отношения и кадровая политика

В качестве субъекта социально-трудовых отношений может выступать работник, группа работников, работодатель и отдельная страна.

Становление социально-трудовых отношений во многом определяется ключевыми свойствами социально-трудовых отношений, стратегией развития компании кадровой политикой организации, трудовым поведением и некоторыми другими факторами. Одним из наиболее важных показателей социально-трудовых отношений является качество трудовой жизни.

Самыми важными направлениями кадровой политики организации являются:

• Формирование конкретных требований по отношению к квалификации персонала в пределах общей концепции развития организации.
• Установление новых кадастровых структур.
• Разработка процедур, которые будут регламентировать управление персоналом.
• Формирование концепции оплаты труда, материального и морального стимулирования работников.
• Определение механизмов, которые помогли бы привлечь, использовать, а также освободить персонал.
• Развитие социально-трудовых отношений.
• Обеспечение развития, обучения, переобучения, повышения квалификации персонала.
• Улучшение социально-психологического климата в коллективе компании и пр.

Определение кадровой политики организации происходит посредством ряда факторов, которые делятся на внутренние и внешние. Внутренними факторами являются структура и цели организации, территориальное размещение, финансовое состояние, внутрикорпоративная культура, а также общий психологический климат в организации. К внешним относят трудовое законодательство, взаимоотношения с профсоюзом, а также дальнейшие перспективы развития рынка труда.

Оформление кадровой политики происходит на документальном уровне, что даёт возможность выражать взгляды руководства компании на совершенствование системы управления персоналом. Процесс реализации кадровой политики является системой планов, норм и нормативов, административных, социальных и иных мероприятий, которые сконцентрированы на разрешении спорных ситуаций и вопросов кадровой политики в целом.

Кадровое планирование обеспечивает решение задач, которые связаны с предоставлением необходимого количества и качества персонала в организации. Посредством кадровой политики можно определить сколько работников и какой квалификации необходимо организации, более того, кадровая политика помогает установить, когда и где будут нужны данные кадры. С помощью кадровой политики устанавливаются требования для тех или иных категорий работников, определяется перечень условий, при которых можно сократить невостребованный персонал и привлечь необходимый новый. Также кадровая политика направлена на обеспечение развития трудового потенциала и использовании его в соответствии с его квалификацией. Также кадровая политика позволяет обеспечить справедливую оплату труда, замотивировать персонал и решить вопросы социального характера и установить размер денежного потока, который понадобится для решения данных проблем.

Подбор и отбор персонала

Процесс набора персонала и его адаптация состоят из нескольких стадий: детализация требований к вакантному рабочему месту и к кандидату, который сможет претендовать на него; подбор кандидатов; отбор кандидатов и устройство на работу.

Примечательно, что в некоторых организациях имеется для каждой служебной позиции такая инструкция и они все периодически пересматриваются на предмет соответствия.

Установив перечень требований к кандидату, можно смело переходить к следующему этапу – подбор персонала.

Процесс привлечения кандидатов может быть посредством внутренних и внешних источников. К внешним источникам относятся:

• Помощь сотрудников.
• Кандидаты, которые сами изъявили желание попробовать себя на вакантное место.
• Публикация информации о вакансии в СМИ.
• Поиск кандидатов в профильных учебных заведениях.
• Поиск кандидатов через заявки в службы занятости.
• Поиск через частные агентства по подбору персонала.
• Публикация информации о вакансии в сети интернет.

На практике становится понятно, что идеального источника подбора персонала не существует. В силу этого, для привлечения персонала необходимо применять оба способа в зависимости от сложившейся ситуации.

Процесс подбора кандидата на вакансию состоит из следующих этапов:

1. Знакомство с кандидатом при первой встрече на первом этапе собеседования.
2. Сбор и обработка информации о кандидате.
3. Оценка качества и формирование мнения о кандидате.
4. Профессиональное тестирование.
5. Сопоставление фактов и качеств о кандидате с требованиями должностной инструкции.
6. По необходимости проведение профессионального ориентирования для кандидата.
7. Собеседование кандидата с линейным руководителем.
8. Сравнение претендентов на одну и ту же должность, а также выбор наиболее подходящего.
9. Заключение трудового договора с кандидатом и назначение на должность в соответствии с приказом компании.

Выделяют адаптацию первичную и вторичную – по уровню, а также по направленности – профессиональную, психофизиологическую и социально-психологическую. Также адаптация бывает и работы к человеку.

Суть профессиональной адаптации в том, что сотрудник должен активно заниматься освоением профессии, её особенностей и специфики. Более того, он должен активно осваивать необходимые для работы навыки, приёмы и способы принятия решений. Психофизиологическая адаптация представляет собой процесс приспособления к новым условиям труда, рабочему распорядку, а также к характеру условий труда. Социально-психологическая адаптация выражается в способности приспособиться к коллективу и его нормам, к руководству и коллегам. Адаптация работы к человеку предполагает организацию рабочего пространства согласно требованиям эргономики, регулирования рабочих ритмов и рабочего времени, распределение трудовых функций, основываясь на личных особенностях работника.

Управление высвобождением

Отдельным самостоятельным видом кадровой работы является управление высвобождением в системе управления персоналом. Суть этого процесса заключается в том, чтобы соблюдать правовые нормы при увольнении персонала. Главная цель этой деятельности состоит в достойном расставании с увольняемыми сотрудниками.

Управление мотивацией и стимулированием персонала даёт возможность влиять на повышение результативности труда каждого сотрудника и эффективности всего предприятия в целом, а также оказывает положительное воздействие на обеспечение систематического профессионального роста и повышение лояльности персонала к своей организации.

Профессиональное развитие и обучение персонала сконцентрировано на подготовке кадров с целью выполнения новых функций на производстве, а также занятию новых должностей. Среди мероприятий по профессиональному развитию выделяют:

• Несколько видов обучения:

1. Обучение в процессе производства с специализированных учреждениях.
2. Обучение с отрывом от производства в специализированных учреждениях.
3. Обучение посредством экстерната с аттестацией в специализированных учреждениях.
4. Самообразование без аттестации.
5. Корпоративное обучение.

Кроме прочего, стоит отметить, что трудовая карьера представляет собой постепенное движение по трудовой лестнице, получение новых навыков и способностей, квалификационных возможностей, которые имеют отношение к трудовой деятельности сотрудника.

Карьера бывает профессиональная и внутриорганизационная. Профессиональной карьере свойственно то, что определённый сотрудник в ходе своей профессиональной деятельности проходит несколько стадий развития: обучение, поступление на работу, профессиональный рост, поддержку личных профессиональных способностей, уход на пенсию. Данные стадии сотрудник может проходить как последовательно в одной организации, так и в нескольких.

Реализация внутриорганизационной карьеры может происходить по следующим направлениям:

• Вертикальная, когда совершается подъём на более высокую ступень структурной иерархии.
• Горизонтальная, когда перемещение происходит в иную функциональную область деятельность.
• Центростремительная, которая подразумевает продвижение к руководящим должностям организации.

Надо отметить, что в настоящее время в российских организациях очень мало внимания уделяется именно этой функции управления персоналом.

Кадровый резерв

Кадровым резервом принято называть потенциально активную и подготовленную часть компании, которая в состоянии заместить вышестоящие должности при необходимости, в том числе та часть персонала, которая регулярно проходит планомерную подготовку для занятия должностей более высокой квалификации. Кадровый резерв формируется на базе профессионального отбора кадров, результатов аттестации персонала, изучения личных дел сотрудников, а также их планов на дальнейшую карьеру.

Существует два вида кадрового резерва: резерв на выдвижение и резерв руководителей. Резервом на выдвижение принято считать группу работников, где каждый по результатам деятельности зарекомендовал себя как способного и заслуживающего повышения сотрудника. Резерв руководителей представляет собой группу сотрудников компании, которые обладают особым потенциалом для занятия в перспективе руководящей должности.

Наличие подобного резерва позволяет на плановой основе и по предварительно составленной научной и практически обоснованной программе заранее подготовить кандидатов на вновь создаваемые и подлежащие замещению вакантные должности, эффективно организовывать обучение и стажировку специалистов, которые входят в состав резервной группы, более того, это даёт возможность максимально эффективно использовать их на различных направлениях и уровнях в общей системе управления.

Корпоративная культура

Не последнюю роль в системе управления персоналом выполняет корпоративная культура. Нет способов добиться слаженной работы коллектива, если сотрудники имеют разные цели своей трудовой деятельности и по-разному видят цели организации.

Создание корпоративной культуры в основном ложится на плечи так называемого формального лидера, выражает её напротив весь коллектив организации.

Специфическая особенность корпоративной культуры в том, что она весьма разнообразна: в каждой компании своя корпоративная культура. Зачастую особенности корпоративной культуры определяются её сферой деятельности.

Связь с общественностью в управлении персоналом

Каждая компания обязана создавать свой неповторимый и, что немаловажно, позитивный имидж. Это положительно сказывается на её внешнем контуре и взаимодействии с другими организациями. Положительные отзыва можно транслировать через СМИ, создание внутрикорпоративных изданий, организацию и проведение различных мероприятий разной направленности. Это могут быть и научные конференции, круглые столы, а также развлекательные конкурсы и пр.

Зачастую понятия оценки персонала и аттестации работников считаются идентичными, однако необходимо отметить, что оценка персонала является более широким понятием, нежели аттестация персонала. Проведение оценки может происходить регулярно и нерегулярно, это во многом зависит от конкретных потребностей организации. Оценка не сравнивает сотрудников, а скорее сопоставляет. В этой связи необходимо сказать о том, что сравнивать можно только то, в какой мере один сотрудник соответствует стандарту работы, в отличие от другого.

Оценка может иметь совершенно различные цели, среди которых оценка соответствия занимаемой должности, результата работы, личных особенностей, которые влияют на итоги работы, оценка кадрового резерва, а также потенциала сотрудников и пр.

Иногда перед организацией возникает вопрос о выборе метода оценки. В первую очередь, он зависит от соответствия его бизнес-задачам и корпоративной культуры, а также от того, насколько грамотно его смогут внедрить специалисты именно в данную организацию.

Самым часто используемым в российских организациях является методом оценки персонала является аттестация.

Суть аттестации в том, чтобы аккумулировать результаты работы конкретного сотрудника за обозначенный период времени. В каждой организации имеется собственное положение об аттестации сотрудников.

Новое в системе управления персоналом

Надо отметить, что в 1990-х гг. на российский рынок стали приходить крупные западные компании, которые посеяли здесь плоды новой корпоративной культуры и стандартов управления. В этой связи в России появились и новые методы оценки персонала. Среди них следующие:

• Управление по целям.
• Управление результативностью.
• Метод 360 градусов и др.

Примечательно, что данные метода нашли отзыв у российских компаний и на сегодняшний день широко используются в процессе оценки персонала.

Проведение данного анализа происходит по четырём направлениям:

1. Оценка кадровой политики.
2. Оценка качества ключевых документов, которые регламентируют работу системы управления персонала и работников.
3. Оценка ключевых элементов корпоративной культуры организации.
4. Оценка показателей, которые характеризуют качество управления персоналом.

В процессе проведения аудита управления персоналом анализируются показатели, которые описывают деятельность службы по всем направлениям. Здесь затраты на подбор персонала, затраты на обучение и затраты времени на закрытие одной вакансии, а также рентабельность персонала и коэффициент квалифицированности персонала и пр. По завершении аудиторской проверки предоставляется отчёт в письменном виде, который подвергается обсуждению на всеобщем заседании руководства компании.

Кадровое делопроизводство определяется несколькими функциями, они состоят в следующем: своевременная обработка поступающей документации; доведение документации до всех работников системы управления персоналом; печать документов в соответствии с кадровыми функциями; регистрация, учёт и хранение документов по персоналу; формирование дел согласно номенклатуре организации; контроль за исполнением документов; передача документации по всем видам связи.

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом является важнейшим фактором, который заключается в разработке и применении кадровых документов. Самыми важными из них являются правила внутреннего распорядка трудового коллектива, коллективный договор, положение о подразделении, должностная инструкция, трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка и пр.

Изменение системы управления персоналом является достаточно сложным процессом, который требует сопоставления множества факторов. Именно такое изменение и необходимо рассматривать в контексте новейших технологий и инноваций.

Исследователи пришли к мнению, что инновации представляют собой идею, практику или продукт, который лишь воспринимается людьми как новый, но не всегда таковым является.

Обязательно стоит заметить, что новизна должна соответствовать практики, которая применяется на предприятии для управления организацией.