Теория организации и ситуационный подход

Ситуационный подход

Основой ситуационного подхода к организации является понятие ситуации.

Главное правило ситуационного подхода заключается в несуществовании единого оптимального способа управлять организацией. Наиболее эффективным в определённой ситуации является тот метом, который соответствует конкретной ситуации.

Согласно ситуационному подходу, организация представляет собой сложную, комплексную, многоуровневую систему, которая соответствует адаптивным принципам. Иными словами, способность перестраиваться и адекватно реагировать на изменение ситуации. В свою очередь задача ситуационной теории состоит в том, чтобы изучать зависимость методов от ситуации, а также уникальность условий, в которых эти ситуации происходят и как каждая организация их умеет применять.

Системный подход применяется в два этапа:

• Анализ положения, характерного на данный момент для организации.
• Выбор модели управления, которая соответствует конкретной ситуации.

Для стадии анализа ситуации характерен разбор переменных – факторов внешней и внутренней среды. Здесь говорится о состоянии рынка на данный момент, а также об используемых технологиях, размерах компании, стиле управления, целях организации и в целом связи между этими факторами. Наиболее эффективным методом анализа является 5и707’-анализ.

Исследования действий применительно к конкретным ситуациям проводились уже достаточно давно. Примерно в 1920-е гг. М. Фоллет заговорила о «законе ситуации», который подразумевал наличие различных типов знаний в различных условиях. М. Фоллет была уверена в том, что управляющий обязан иметь необходимые знания, но и не отрицала, что разные ситуации требуют различных обширных знаний. Из чего смогла сделать вывод, что самый лучший руководитель тот, кто владеет знаниями конкретной ситуации.

В 1948 г. Р. Стогдилл сделал соответствующее заявление. Он утверждал, что черты и навыки лидеров формируются определёнными ситуациями. П. Дракет в книге «Практика управления» отметил общие черты принципов ситуационного подхода.

Важный вклад в становление ситуационного подхода также внесли исследования Джоан Вудворд. Она с коллегами в 1950-е гг. основываясь на анализе 100 британских предприятий провела исследование и установила связь технологии и структуры организации. Они смогли выделить три типа технологий: штучное/мелкосерийное производство (к примеру, индивидуальный пошив одежды и т.п.), массовое/серийное производство (изготовление большого количества стандартной продукции), непрерывное производство (к примеру, пивоваренное производство).

В ходе исследования было установлено, что используемые технологии связаны с самой структурой организации и процессом управления. Исходя из этого, можно утверждать, что компании, которые заняты производством штучного товара, как правило, легко и быстро реагировали на спрос и демонстрировали гибкость отношений «руководитель – подчинённый», подразделения в них соответствовали одному из типов произведённой продукции, специализация внутри была низкой, решения принимались децентрализовано, и каждому руководителю подчинялось небольшое количество работников. Компании, которые производили продукцию серийно, обычно были устроены более централизовано, им присуща жёсткость организационной структуры, высокая степень специализации подразделений, а также большое количество подчинённых у руководителей. Те предприятия, где технологический процесс был непрерывным, больше походили на предприятия, относящиеся к первому типу, где была настроена гибкая структура отношений и принятия решений. Им свойственная децентрализация управления, при этом степень специализации была достаточно низкой.

Все эти исследования позволили Д. Вудворд сделать вывод о том, что технология производства является ключевой в определении свойств организационной структуры.

Объединяющая концепция теории управления организацией

Начало 1960-х гг. было охарактеризовано появлением множества школ и направлений, которые выдвигали свои теории управления в организации. В обществе сформировалась тенденция создания объединяющей концепции. В 1964 г. произошло значимое событие, которое повлияло на дальнейшее развитие теории. На конференции в Американской академии менеджмента была принята резолюция о необходимости создать «единую теорию управления». Такой теорией назвали ситуационную теорию управления.

Автором данной теории называют Р. Моклера, опубликовавшего в 1971 г. статью под названием «Ситуационная теория менеджмента». Р. Моклер был уверен в том, что навсегда установленных принципов управления недостаточно, если они рассчитаны на всеобщее применение. Нужно на самом удачном примере разработать условные или ситуационные принципы, которые могут в определённый момент подходить для разрешения деловых ситуаций.

Главной причиной создания ситуационной теории послужили исследования Т. Берне и Г. Сталкера в 1960-1961 гг. на двадцати машиностроительных, электронных и текстильных предприятиях Англии и Шотландии. Ими было установлено два типа окружения – изменчивое и стабильное. Также они говорили о двух типах организационной структуры – механической и органической. Т. Берне и Г. Сталкер установили, что для организаций, которым характерна стабильная окружающая среда, свойственна механическая и формальная структуры. В свою очередь, те, кто сталкивается с перманентными изменениями в окружении, обычно выбирают органическую и неформальную модель.

К основателям ситуационного подхода также относят американских исследователей П. Лоуренса и Дж. Лорша, которые в 1969 г. провели исследование на шести предприятиях, производящих пластмассу, а также на менее успешных небольших предприятиях в отраслях производства пластмасс, пищевой промышленности и контейнерной. Выбор отраслей происходил согласно степени различия определённости среды, в которой они специализировались. Здесь была и динамика технологических изменений, и ясность маркетинговой информации, и срок внедрения продукта на рынок.

Основной целью данного исследования был анализ взаимосвязи между неопределённостью среды, где работает организация и её внутренней структурой. Как итог, учёные установили, что от характеристик внешнего окружения, куда входят рыночные, производственные, информационные и научные, во многом зависят компоненты внутреннего устройства, среди которых цели, структура, технологии и персонал.

Исследователи сконцентрировали своё внимание на анализе предприятий с трёх сторон подсистем организации: производство, маркетинг, исследования. Их основной тезис заключался в том, что структурные характеристики каждой субсистемы изменяются в зависимости от предсказуемости внешней среды: большая определённость среды является признаком более формализованной и жёсткой структуры.

Ключевые идеи исследования выглядят следующим образом:

1. Уровень эффективности предприятия напрямую зависит от степени её соответствия внешней среде. Высокоэффективные компании демонстрируют, что организационные характеристики каждого из функциональных подразделений полностью отвечают требованиям и адекватным, объективным условиям их деятельности. Здесь имеется в виду степень формализации структуры, межличностные отношения, временные пределы и цели предприятия в целом и отдельных подразделений.
2. Структура. Она имеет важное значение, особенно на крупных успешных предприятиях, когда структура организации формализована, а иерархия распределена чётко. Следует отметить, что существует прямая зависимость от того, насколько высок у предприятия уровень неопределённости с тем, в каком состоянии находится структура организации. Подразумевается, что менее формализованная структура характерна компаниям с высоким уровнем неопределённости внешней среды.

Обязательно стоит уточнить, что общие закономерности формирования структуры организации зависят от:

• Принципов формирования подразделений. Функциональный принцип характерен той ситуации, когда задачи однообразны и формируются по функциональному признаку, а в условиях неопределённости задач – по продуктовому.
• Специализация. Работает по принципу чем выше степень неопределённости, тем меньше степень специализации, т.к. для этого нужны специалисты высокого класса.
• Степень централизации. Действует принцип чем выше уровень неопределённости и непредсказуемости, тем более развиты децентрализация и делегирование.

3. Подобные принципы, описанные выше, действуют и на уровне подразделений. Более высокая степень неопределённости говорит о более разнообразных задачах, которые должны решать в подразделении. В такой ситуации структура менее формализована.

4. Межличностная ориентация. Для более полного понимания, как она действует, необходимо сказать, что процессу принятия решений характерна полная определённость или наоборот высокий уровень неопределённости, а ориентация на задачу преобладает над ориентацией на людей.
5. Временной горизонт. Более высокая неопределённость размывает временной горизонт. В ведомстве исследовательского отдела находятся проблемы отдалённых результатов, а отделу производства характерна работа с проблемами краткосрочного периода.
6. Цели. Различия в степени определённости процесса принятия решений между функциями, говорит о специфичности целей каждой из этих целей.
7. Зона регулирования. Однообразные и предсказуемые задачи говорят о том, что руководитель контролирует немного подчинённых. Когда круг задач расширяется, то и увеличивается зона регулирования каждого руководителя.
8. Координация. Формально закреплённые правила и распоряжения дают возможность координировать действия в условиях определённости и предсказуемости. Когда задачи неопределённы и непредсказуемы, в процессе координации более существенную роль играют интеграторы, которые поддерживают связь внутри организационной структуры.

Из всего этого следует, что П. Лоренс и Дж. Лорш говорят практически об одном и том же, что и Т. Бернс и Г. Сталкер – важнейший элемент – стабильное окружение, которому соответствуют жёсткие и формальные организационные структуры.

Влияние на организационную структуру

Группой учёных из университета Астона, которую возглавил Д. Пыо, было проведено исследование индустриального управления, повлиявшего на организационную структуру всех этих факторов. Среди них были происхождение и история, форма собственности и контроля, размер, предназначение, применяемая технология, а также географическое положение и зависимость от других организаций. В ходе исследования было установлено, что в первую очередь размер организации является определяющим фактором, который формирует её структуру.

А. Чендлер продемонстрировал, что стратегия, которую выбирает организация, является определяющим фактором для её долговременных целей, способов действия в конкретных ситуациях и даже при распределении ресурсов.

Ключевыми фигурами ситуационной теории являются также К. Найт, М. Стар, Д. Миллер, И. Уинда, которые стояли у истоков разработки методологии ситуационного подхода.

Суть ситуационного подхода заключалась не только в понимании того, что для каждой конкретной ситуации существует своя оценка и действия, которые нужно предпринимать, но и понимание стремления выстраивания теоретической модели организации, где внешние факторы представлены набором переменных, а зависимость между этими переменными устанавливается в соответствии с элементами внутренней среды организации.

Задачи ситуационного подхода

Приверженцы ситуационного подхода говорили о трёх задачах:

• Разработать универсальную модель, которая будет отражать множество ситуационных факторов и обстоятельств посредством контекстуальных переменных.
• Разработать универсальную модель, которая будет соотносить контекстуальные переменные и внутренние характеристики организации.
• Основываясь на двух моделях, описанных выше, принять и реализовать решение об управляющем воздействии на организацию.

Ситуационными факторами обозначили следующие:

• Технология организации, которая применяется на предприятии.
• Состояние окружающей среды.
• Размер организации.

Более того, учёные определили принципы, которые характерны для ситуационного подхода в управлении:

1. Нет универсального подхода в процессе управления. Все без исключения ситуации уникальны и обладают своими способами выхода из проблемных и спорных моментов.
2. Основная задача руководителя – правильно оценивать ситуацию, определять, какие факторы смогут наиболее точно и быстро решить проблемную ситуацию.

3. Все стратегии управленческих методик имеют сильные и слабые стороны. Руководитель обязан предвидеть вероятностные последствия от использования конкретной методики или концепции.
4. Основой ситуационного подхода является изучение взаимодействия между внешней и внутренней средой организации, а также влияния на организацию факторов внутри системы и извне.
5. Результаты одних и тех же управленческих решений могут отличаться в разных организациях, поскольку каждая из них уникальна.
6. Всегда существует более одного пути достижения цели. Применение ситуационного подхода в управлении организациями базируется на технологии ситуационного анализа.

Технология ситуационного анализа подразумевает под собой вычленение типичных ситуаций во внешней среде и собрание этих ситуаций в блоки, основой которым будут служить похожие стратегии и действия руководителей. Такой подход позволяет сделать главной задачей распознавание ситуации, её идентификацию с эталонной ситуацией и построение на её основе плана развития событий.

Важным этапом в развитии ситуационного подхода стало применений теории игр, в особенности разработок Дж. Фон Неймана и О. Моргенштерна, которые опираясь на исследования действий игроков на рынке смогли математическим методом рассчитать возможные варианты оптимальных действий для конкретных ситуаций.

Со временем учёные поняли, что ситуационный подход можно применять и для анализа такого явления, как лидерство. Это произошло потому, что всякие попытки отыскать идеальный прототип лидера зашли в тупик. Первооткрывателем в этом процессе стал Ф. Фидлер, который в 1967 г. предложил первую модель, которая смогла установить связь между эффективностью стилей лидерства и ситуацией в окружающей среде. Спустя некоторое время эта тема получила своё продолжение как самостоятельная область исследований. Все ситуационные теории лидерства основаны на том, что стиль руководства напрямую зависит от определённой ситуации. Сторонники ситуационных теорий выступают за то, что существует замкнутая связь между особенностями ситуации, функциями руководителя и стилем руководства.

Руководство рассматривает каждую ситуацию отдельно с позиции группы, задач и обстоятельств, с которыми она связана. Этот подход достаточно сложный, именно поэтому не имеет никакой самостоятельной теории ситуации для руководства. Существуют только частные теории, которые рассматривают отдельные аспекты и их взаимосвязь с тенденциями.