Общая стоимость владения IT/IS

Понятие совокупной стоимости владения

Для понимания общей стоимости IT/IS необходимо прежде всего оценить расходы, которые можно отнести к владению IT/IS на протяжении нескольких лет. Методы такой оценки называют ТСО — total cost of ownership, иными словами, совокупная стоимость владения, которая способствует оценке затрат, связанных с применением всех частей ИС за период их жизненного цикла. Примечательно, что общая стоимость IT/IS во многом зависит от целого перечня факторов, начиная с выбора аппаратного и программного обеспечения и заканчивая структурой IT-департаментов и производительностью всех сотрудников в отдельности. Большая доля в общей стоимости IT/IS приходится на её обслуживание, поддержку в рабочем состоянии и пр.

Модель ТСО способствует процессу составления бюджетов для IT-департамента, что зачастую выступает одним из важнейших факторов при выборе и внедрении какого-либо информационного продукта. Вместе с тем важно обратить внимание, что большинство экспертов в данной области уверены, что получение точной оценки стоимости владения крайне затруднено, особенно это касается масштабов большого предприятия, поскольку даёт возможность определить лишь правильный подход к снижению непродуктивности затрат, реальная экономия которых может доходить до трети общих расходов на IT/IS.

На сегодняшний день речь идёт о том, что концепция ТСО разрабатывается исключительно для большинства информационных систем, технологий и платформ, она признана на общественном уровне для оценки эффективности IT/IS.

В данном контексте стоит обратить внимание на то, что именно ТСО выступает ключевым критерием в процессе выбора самого подходящего IT-проекта.

В программе исследований Gartner Group исследуются некоторые рекомендации, которые направлены на улучшение ТСО в зависимости от структуры IS, типов платформ, операционных систем и пр. Примечательно, что архитектура ТСО и модели расчётов разрабатывались и совершенствуются при содействии экспертов Gartner Group уже много лет. Данные модели являются основой программного продукта ТСО "Менеджер", который облегчает работы по установлению ТСО в крупных компаниях.

Модель ТСО и её особенности

В качестве основы модели ТСО выступают две категории расходов: прямые и косвенные. Источниками покрытия этих расходов служат бюджеты соответствующих подразделений компании.

В составе прямых расходов несколько групп затрат, они следующие:

• Капитальные затраты, которые связаны с приобретением оборудования или ПО.
• Расходы на управление IT.
• Расходы, связанные с поддержанием нормальной работы технического оборудования IT.
• Расходы на разработку прикладного ПО внутренними силами.
• Расходы на аутсорсинг.
• Командировочные расходы.
• Расходы, связанные и услугами связи и пр.

Существуют методологии определения составляющих расходов по вышеуказанным группам расходов. Крайне трудно определять расходы на управление, включающие расходы на проектирование, управление проектами, администрирование сетей, преодоление чрезвычайных ситуаций, настойки систем и подсистем, управление контрактами на закупку и управление поставками.

Косвенные расходы включают в себя расходы, которые определяют неработоспособность системы, расходы, определяемые непроизводительными усилиями пользователя, связанные с информационными технологиями.

Согласно методике Gartner Group для расчёта ТТСО нужно собрать следующую информацию:

• Сведения о бюджете предприятия, которые содержат информацию о валовом доходе, прибыли и пр.
• Общие данные о рабочих местах.
• Данные, касательно оборудования и программного обеспечения.
• Данные о платежах за услуги.
• Данные об управлении информационной инфраструктурой.
• Данные, связанные с разработкой программного обеспечения.
• Данные о действиях конечного пользователя, которые воздействует на ТСО.

Более детально стоит рассмотреть определение стоимости "человеческого фактора" в ТСО. Методика Gartner Group принимает во внимание следующие составные элементы данного вклада:

• Время, которое было потрачено административным персоналом на решение проблем пользователей.
• Время, которое было потрачено на самообразование и оказание помощи вместо обращения в службу поддержки.
• Время, которое было потрачено пользователями из0за неоптимальных приёмов работы.
• Время, потраченное пользователями на праздное времяпровождение и использование компьютера в личных целях.
• Расход времени, который можно отнести к процессу подключения переносных компьютеров.
• Расходы, которые можно отнести к потере критически важных данных из компьютера пользователя.
• Расход времени, которое потрачено на запланированные простои в работе.

В соответствии с результатами различных исследований, при оснащении предприятия компьютерной техникой её стоимость состоит также из издержек, для России данный показатель варьируется в пределах от 20 до 50% общих издержек, которые связаны с эксплуатацией оборудования. Оставшиеся издержки – это косвенные вопросы, которые представляют собой задачи, связанные с ремонтом и модернизацией, поддержкой и обучением пользователей, установкой и обновлением ПО, различных сетевых сервисов и прочие мелочи, которые требуют на протяжении всего периода эксплуатации, вложений немалых денежных средств.

Таким образом, речь идёт о том, что общая стоимость владения, в соответствии с методикой Gartner Group включает в себя следующие аспекты:

• Стоимость компьютеров и программного обеспечения.
• Техническое обслуживание программно-аппаратных комплексов.
• Расходы, связанные с обучением и переобучением сотрудников.
• Расходы, связанные с установкой новых версий программного обеспечения.
• Стоимость потребляемой электроэнергии.
• Заработная плата сотрудников, которые заняты в IT-департаменте.
• Оплата сотрудникам вынужденного безделья во время простоя компьютеров.
• Затраты на "товарищескую помощь" пользователей друг другу при появлении каких-либо сложностей в работе.
• Потери рабочего времени при самостоятельном устранении мелких неполадок.

Примечательно, что не так давно в ТСО были добавлены ещё некоторые коэффициенты, которые относятся к такого рода затратам:

• Конфигурация сети.
• Однородность/неоднородность серверных, сетевых и клиентских платформ.
• Различное энергопотребление рабочих станций и экономичных "блокнотных" ПК.
• Квалификация пользователя.
• Трудности вычислительной среды, в которой осуществляется деятельность.
• Методы управления корпоративной сетью.
• Организация работы информационных технологий.
• Распределённость сети и пр.

Особое внимание следует уделить методике расчёта ТСО рабочего места, которая была разработана российским отделением компании Dell. Особенность данной методике состоит в том, что порядка 40 параметров имеет она против нескольких сотен, которые характерны для других компаний. По методике компании Dell в стоимость расходов входят следующие затраты:

• Стоимость компьютеров.
• Стоимость программного обеспечения.
• Стоимость обучения.
• Расходы, связанные с потреблением электроэнергии.
• Расходы на заработную плату руководства и технических сотрудников информационного сектора.
• Потери компании от вирусных атак.
• Затраты на повышение квалификации сотрудников.
• Расходы, связанные с оплатой простоев персонала по причине неисправность оборудования или программного обеспечения.
• Потери компании из-за использования устаревшей техники и ПО.
• Затраты на устранение неисправностей.
• Содержание рабочих мест технических сотрудников IT-департамента.
• Транспортные расходы, связанные с доставкой компьютеров в ремонт при невозможности починить их на месте.

Таким образом, речь идёт о том, что среднее время жизни систем около пяти лет. Одновременно с этим важно принимать во внимание, что уже со второго года пользования нужны серьёзные вложения в модернизацию. Общие затраты можно в этой связи поделить на видимые и невидимые в соотношении 30 на 70 соответственно. Видимые затраты включают в себя затраты на приобретение компьютерной техники, программного обеспечения и пр. Невидимые затраты включают в себя администрирование, повышение квалификации, потери рабочего времени из-за чрезвычайных ситуаций, а также совершенствование и техническая поддержка.