Полномочия и их особенности в управлении организацией

Понятие полномочий

Одним из важнейших аспектов устройства организации выступает взаимоотношение полномочий.

Данный критерий организации является отражением системы вертикального разделения труда. В соответствии с характером взаимоотношения полномочий определяется возможность распределения и координация задач.

В качестве инструмента, который помогает руководству устанавливать отношения между уровнями полномочий, выступает делегирование. Именно делегирование задач, полномочий и ответственности являются самыми важными понятиями, которые используются при осуществлении организационного процесса.

Делегирование по своей сути является одним из наиболее важных факторов, которые участвуют в формировании формальной организации. Зачастую, делегирование является средством, которое способствует руководству в процессе распределения задач среди сотрудников, которые подлежат выполнению для достижения целей организации в целом.

Ответственность является обязательством работника выполнять конкретные задачи и отвечать за их удовлетворительное выполнение.

Определённо у ответственности имеется прямая связь с ожиданием, что индивид будет выполнять конкретные требования, которые относятся к обязанностям на занимаемой должности в организации. По факту индивид заключает контракт с организацией на выполнение задач, которые имеют отношение к данной должности в обмен на получение финансового вознаграждения. Данный контракт в явной или неявной форме заключается любым сотрудником организации – от руководителя компании до рядового рабочего. Ответственность в этой связи интерпретируется тем, что любой сотрудник компании отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто поручает ему эту задачу и передаёт необходимые полномочия.

Ещё одной особенностью делегирования выступает невозможность делегирования ответственности. Делегировать можно только задачи и полномочия. При передаче подчинённым задач, руководитель освобождается от необходимости самому непосредственно выполнять данные задачи. Передавая подчинённым полномочия, руководитель передаёт им право распоряжаться некоторыми ресурсами, одновременно с этим он как бы выводит данные ресурсы из-под своего контроля. Делегируя задачи и полномочия своим подчинённым, руководитель возлагает на последних ответственность, но при этом он сам в полном объёме продолжает отвечать за решение делегированных задач. Лицо, которое получило некоторую ответственность за решение какой-либо задачи, не обязано выполнять её самостоятельно, но при этом оно по-прежнему остаётся ответственным за удовлетворительное завершение работы. В этой связи ответственность в организациях кумулятивно увеличивается на высших уровнях управления и первый руководитель несёт ответственность за всю совокупную деятельность организации. Относительно его подчинённых, то они отвечают перед ним и перед своими непосредственными руководителями за эффективность и качество выполнения работы.

Организационные полномочия

Представим, что какое-то лицо приняло на себя ответственность за удовлетворительное выполнение задачи, то организация обязана предоставить ему все необходимые ресурсы для её выполнения. Руководство обеспечивает это посредством делегирования работнику полномочий вместе с задачами.

Полномочия, чаще всего делегируются должности, а не конкретному человеку, который занимает её в настоящее время.

Анализируя организационные полномочия, важно прежде всего уделять внимание их ограниченности. Пределы полномочий внутри организации определяются в соответствии с политикой, процедурами, правилами, устными и письменными инструкциями.

Важно отметить, что именно традиции, нравы, культурные стереотипы и обычаи общества являются определяющими факторами большей части ограничения полномочий руководителя. Люди, помимо всего прочего, подчинены своим начальникам, поскольку это есть приемлемое социальное поведение. Справедливо заметить, что именно эти факторы являются ограничителем и поддержкой одновременно полномочий.

В этой связи не следует, как минимум на длительный период делегировать полномочия, которые идут в разрез с законами, этическими нормами и культурными ценностями. Нельзя делегировать задачи, для решения которых требуются полномочия, и, тем более, ожидать их выполнения. Сознательное делегирование на этическом и юридическом уровнях неприемлемых задач и полномочий, даже если это не приводит к открытому столкновению с законом и общественным суждением, в любом случае является разрушительной силой для внутриорганизационной морали и этическим основам деятельности организации.

Организационные полномочия, которые на формальном уровне в достаточно жёстком виде ограничены, на практическом уровне, чаще всего нарушены. Такие нарушения происходят благодаря власти.

Иначе говоря, полномочия устанавливают, какие права имеет лицо, которое занимает конкретную должность. Власть определяет, что оно на самом деле может делать. Способы использования власти могут по-разному влиять на организацию, как положительно, так и отрицательно.

Власть может принадлежать высококвалифицированному специалисту, который в определённых кругах имеет высокую репутацию в способности решать множество организационных вопросов и располагает доверием руководителя. Выступая в роли консультанта, он не обладая никакими полномочиями, одновременно может иметь значительную экспертную власть. Кроме того, властью может располагать сотрудник, который контролирует информацию и имеет возможность всячески пользоваться ею в интересах компании. Также власть может принадлежать руководителю, который одновременно с этим не наделён конкретными полномочиями, но при этом может злоупотреблять своим реальным правом распоряжаться ресурсами и людьми. Возможна и обратная ситуация. Руководитель, который имеет полномочия, может не иметь на практике реальной власти, к примеру, из-за недостаточной информированности о ситуации, потери контроля над людьми, низких волевых качеств.

Справедливо заметить, что зачастую понятия "полномочия" и "власть" могут путать между собой. Полномочия скорее определяются как делегированное, ограниченное, характерное конкретной должности право на использование ресурсов организации.

Линейные и аппаратные полномочия

Делегированные по иерархии управления полномочия, исключительно ограничены. При этом необходимо отметить, что способ их делегирования, характер и глубина ограничений могут иметь различную степень. Выделяют линейные и аппаратные полномочия.

Исключительно линейные полномочия представляют руководителю узаконенное право власти для направления своих прямых подчинённых на достижение поставленных целей. Руководитель, которому присущи линейные полномочия, имеет право принимать конкретные решения и может действовать в определённых вопросах без согласования с иными руководителями в пределах своих полномочий, которые установлены организацией, законом или обычаем.

Делегирование линейных полномочий связано с созданием иерархии управления в организации. Результирующая иерархия способна обеспечить последовательное делегирование задач и полномочий по цепочке от первого руководителя посредством последовательности руководителей среднего звена к руководителям низового уровня и может в полной мере обеспечить управляемость в больших организациях.

Линейные полномочия могут делегироваться линейным руководителям, которые возглавляют подразделения, осуществляющие выполнение основных операций, которые, в свою очередь, определяют природу организации, её отраслевую направленность и тех, кто формирует основной вклад в достижение конечного результата её деятельности. Примечательно, что характер такого рода подразделений в большинстве своём зависит от множества факторов. В компаниях, которые заняты в производственной деятельности, среди основных видов деятельности сегодня традиционно производственная, маркетинговая и финансовая. Таким образом, линейные руководители, это те, кто руководят маркетинговой, производственной и финансовой деятельностью.

При этом стоит обратить внимание на то, что линейный аппарат не может удовлетворить все требования к управлению деятельностью сложных организаций. Руководитель, которому необходимо отвечать за весь спектр деятельности, не способен быть в достаточной степени профессионалом во всех сложных специфических видах деятельности, которые в совокупности необходимы для получения эффективного результата.  В помощь линейным руководителям важно привлекать специалистов с той целью, чтобы поручить им решение сложных специальных задач, с которыми руководителям приходится сталкиваться в процессе управления основной деятельностью организации. Данные специалисты должны сформировать административный аппарат при линейных руководителях. В составе такого аппарата особая роль принадлежит консультативному, обслуживающему и личному подразделениям.