Информационные потоки в логистике: понятие, особенности и разновидности

Информационные потоки и их роль в цепях поставок

В условиях современной экономики принятие быстрых обоснованных решений становится определяющим фактором успеха. Логистические процессы уже давно вышли за рамки простой организации перевозок и охватывают всестороннее управление различными потоками, среди которых один из важнейших — информационный. Под этим понятием понимается структурированный поток данных, сообщений, документов, непосредственным образом сопровождающих движение материальных ресурсов по логистической цепочке. Именно информация позволяет не только начать и завершить логистическую операцию, но и осуществлять непрерывный контроль ее выполнения. Отсутствие актуальных сведений влечет хаотичность процессов, простои, излишние издержки.

Организация управления потоками информации решает три приоритетные задачи. Первая — это эффективное прогнозирование и планирование дальнейших действий, минимизация ошибок при закупках. Если отсутствуют данные о настоящем спросе, склады компаний наполняются ненужной продукцией или, наоборот, пустуют, что ведет к сбоям в поставках. Вторая задача — поддержание бесперебойного транспортирования материалов: задержки с передачей сопровождений или электронных реестров могут остановить грузы на блокпостах, привести к задержкам, санкциям и повреждению продукции. Третий важный аспект — организационный контроль и отчетность: отсутствие полноценного документооборота создает почву для потерь, путаницы и возможных финансовых потерь.

Следовательно, информационный поток можно сравнить с системой сигналов, пронизывающей всю логистическую сеть: именно синхронизация потоков данных и материальных ценностей позволяет достичь управляемости, прозрачности и высокой эффективности работы всей логистической инфраструктуры.

Основные параметры передачи информации: что определяет качество потока

Чтобы информационные потоки надежно работали на пользу бизнесу, они должны обладать строго определёнными характеристиками. Анализ параметров потока — первый шаг к построению надежной и эффективной логистической системы.

В структуре любого потока можно выделить источник (генерирующий нужную информацию) и получателя, который ее использует для исполнения своих функций. 

Так, прямые потоки — например, электронная транспортная накладная — движется синхронно с фурой от склада к клиенту. А вот встречные — к примеру, обратная связь о приемке — возникает уже по факту завершения доставки.

Особую роль играет регулярность поступления данных. Детерминированные (регулярные) виды информационных потоков, такие как ежедневные или ежемесячные сводки, можно автоматизировать и строить на их основе автоматизированные системы планирования. Внеплановые, прерывистые потоки (например, жалобы клиентов или внеплановые заказы) требуют гибких средств управления и резервов.

Не менее существенным параметром выступает носитель информации. На практике часто используются бумажные форматы (контракты, путевые листы), отличающиеся юридической силой, но замедляющие процессы из-за затрат на физическую передачу. Цифровизация целого ряда логистических операций и внедрение электронного документооборота (СЭД) существенно ускоряют передачу сведений, сокращая человеческий фактор и позволяют хранить данные в защищенном виде. Работа с современными логистическими информационными системами (ЛИС) — это уже стандарт для большинства передовых предприятий.

Классификация информационных потоков и основные типы

Грамотная классификация информационных потоков необходима для оптимизации процессов хранения, обмена и контроля информации. Система классификации позволяет структурировать массив данных и выявить наиболее эффективные сценарии их использования.

По уровням взаимодействия и иерархии

В зависимости от административного уровня, к которому относится источник и получатель информации, выделяют:

• Горизонтальные потоки — формируются между подразделениями или организациями одного уровня, например, склад и отдел логистики, или два предприятия в цепи поставок.
• Вертикальные потоки — отражают движение информации между подчиненными и руководителями, сверху вниз (указания, приказы) либо снизу вверх (отчеты, заявки о выполнении работ).

По месту циркуляции относительно организации

Пространственный принцип формирования потоков выделяет:

• Внутренние потоки — все сообщения, обмен данными, маршруты информации, связанные исключительно с внутренними подразделениями компании (распоряжения между отделами, складские перемещения).
• Внешние потоки, которые ещё можно разделить на:
  •    Входящие — все заявки, рекламации, счета, поступающие из внешней среды (клиентов, партнеров, государственных структур);
  •    Исходящие — уведомления, накладные, счета и другая документация, направляемая за пределы организации.

По виду носителя и каналу коммуникации

Современные виды информационных потоков различают по способу передачи:

• Потоки на бумажных носителях — «классика» документооборота, требующая времени, затрат на пересылку, возможных рисков потери.
• Электронные потоки — охватывают электронную почту, специализированные обменные форматы (EDI), облачные сервисы, которые обеспечивают максимум скорости, мобильности и безопасности передачи данных.

Классификация по целевому назначению

Классификация информационных потоков по их функциональной роли в логистической системе выделяет такие основные виды:

• Директивные — адресованные вниз распоряжения, обязательные к исполнению (приказы, планы, стандартные процедуры).
• Справочно-нормативные — информационная база (со списками продукции, техническими параметрами, тарифами, нормативными показателями).
• Учетно-аналитические — отражают учет и анализ хозяйственных операций, движения запасов, поступления товара, финансовых расчетов.
• Вспомогательные — дополнительная информация, облегчающая отдельные процедуры и оптимизирующая работу персонала.

Соотношение с потоками материальных ценностей

Немаловажное значение имеет синхронизация потоков данных с физическим перемещением грузов. По этому принципу можно выделить:

• Прямые потоки — идут параллельно с материальными ресурсами. Для данной группы информационные потоки примеры — все сопроводительные документы, бухгалтерские и складские реестры, сертификаты и т. д.
• Обратные потоки — движутся в противоположном направлении. Типичные примеры: заявки на закупку, претензии или акты возврата, направляемые к поставщику после отгрузки товара.

Глубокое понимание структуры и особенностей этих потоков крайне важно для тех, кто отвечает за проектирование или внедрение IT-систем логистики. Грамотная организация и классификация информационных потоков обеспечивает оптимизацию всех внутренних процессов компании, минимизацию задержек и высвобождение оборотного капитала за счёт точной и своевременной передачи информации.