Как предприятия принимают решения о закупках: простой разбор сложного процесса

Процесс принятия решения о закупках в организациях представляет собой многоступенчатую процедуру, направленную на удовлетворение внутренних потребностей предприятия. Понимание и оптимизация этого процесса способствуют повышению эффективности деятельности компании и укреплению ее позиций на рынке.

Ключевые этапы процесса принятия решения о закупках

1. Идентификация потребности. Первоначально предприятие выявляет необходимость в определенных ресурсах или услугах. Причинами могут быть:

• Изменения в ассортименте продукции;
• Снижение запасов и возникновение дефицита;
• Внедрение новых технологий;
• Колебания рыночной активности;
• Повышение цен на текущие ресурсы;
• Неудовлетворительное качество ранее закупленных товаров.

1. Формирование закупочного центра. Для эффективного управления процессом закупок создается специальная группа — закупочный центр. В его состав могут входить представители различных отделов: производства, финансов, качества и других, в зависимости от специфики закупаемого товара. Состав этой группы может меняться в зависимости от этапа процесса и специфики закупаемых товаров или услуг.
2. Разработка спецификаций товара. На данном этапе определяется подробное описание требуемого товара или услуги. Спецификации включают технические характеристики, качественные стандарты, объемы поставок и другие критически важные детали. Тщательная проработка спецификаций помогает избежать недоразумений с поставщиками и гарантирует соответствие закупаемого товара потребностям компании.
3. Поиск потенциальных поставщиков. Сформировав спецификации, компания приступает к поиску поставщиков, способных удовлетворить предъявленные требования. Используются различные источники информации: отраслевые каталоги, онлайн-платформы, рекомендации партнеров и предыдущий опыт сотрудничества. Цель — составить список надежных и компетентных поставщиков.
4. Запрос предложений (RFQ). Компания направляет выбранным поставщикам запросы на предоставление коммерческих предложений. В запросе указываются все необходимые детали: спецификации товара, объемы, сроки поставки, условия оплаты и другие важные условия. Это позволяет получить от поставщиков конкретные предложения для последующей оценки.
5. Оценка поступивших предложений. Полученные от поставщиков предложения анализируются на соответствие установленным критериям. Оцениваются цена, качество, сроки поставки, условия оплаты, репутация поставщика и другие факторы. Иногда проводится дополнительное обсуждение или уточнение деталей с поставщиками для получения полной картины.
6. Выбор поставщика. На основе проведенной оценки компания выбирает наиболее подходящего поставщика. Решение может быть основано не только на цене, но и на таких факторах, как надежность поставок, качество продукции, условия сотрудничества и потенциальные риски. В некоторых случаях предпочтение отдается нескольким поставщикам для диверсификации рисков.
7. Согласование условий и заключение контракта. После выбора поставщика проводятся переговоры для уточнения и согласования всех условий сотрудничества. Это включает обсуждение деталей поставок, условий оплаты, гарантий, ответственности сторон и других аспектов. По итогам переговоров заключается официальный договор, закрепляющий достигнутые соглашения.
8. Оценка работы поставщика и управление взаимоотношениями. После выполнения первых поставок компания оценивает работу поставщика: соответствие качества продукции, соблюдение сроков, эффективность коммуникации и другие параметры. Регулярная оценка позволяет выявлять области для улучшения и поддерживать высокий уровень сотрудничества. При необходимости разрабатываются корректирующие меры или рассматривается возможность смены поставщика.

Упрощенная процедура принятия решения о закупках

В некоторых ситуациях предприятия могут использовать упрощенную схему принятия решения о закупках, состоящую из трех этапов:

• Осознание потребности: выявление необходимости в определенных ресурсах или услугах.
• Совершение закупки: непосредственное приобретение товара или услуги у выбранного поставщика.
• Оценка поставщика: анализ качества поставленного товара и эффективности работы поставщика для принятия решений о дальнейшем сотрудничестве.

Такая упрощенная процедура может применяться при закупке стандартных товаров или услуг, не требующих сложного процесса выбора и согласования.

Факторы, влияющие на процесс закупок

Экономические факторы. Колебания цен, изменения налоговой политики и валютные риски могут существенно влиять на закупочную стратегию.

1. Технологические факторы. Появление инноваций требует адаптации закупочной политики для использования новых решений.
2. Социальные и экологические факторы. В современных условиях организации часто выбирают поставщиков, соблюдающих принципы социальной ответственности и устойчивого развития.
3. Репутация поставщика. Надежность партнера играет ключевую роль, особенно при долгосрочном сотрудничестве.

Риски, связанные с процессом закупок

• Задержки поставок. Несвоевременная доставка может повлиять на производственный процесс компании.
• Несоответствие качества. Поставляемая продукция может не соответствовать заявленным спецификациям, что ведет к убыткам.
• Финансовые риски. Непредвиденные изменения цен могут увеличить затраты на закупку.

Как оптимизировать процесс закупок

1. Использовать цифровые инструменты. Автоматизация процесса закупок с помощью специализированных систем позволяет сократить время на рутинные операции и минимизировать ошибки.
2. Регулярно оценивать поставщиков. Постоянный мониторинг их работы помогает поддерживать высокий уровень качества.
3. Разрабатывать долгосрочные стратегии. Планирование закупок на несколько лет вперед снижает вероятность сбоев и позволяет компании адаптироваться к изменениям на рынке.

Типичные ошибки при закупках

Даже при тщательной организации процесса закупок ошибки случаются достаточно часто, причём они могут иметь самые разные последствия — от увеличения издержек до полного срыва производственных планов. Зачастую такие ошибки связаны с недооценкой отдельных этапов процесса или стремлением сэкономить время и ресурсы.

Одна из распространённых проблем — это недостаток времени на детальный анализ предложений поставщиков. В условиях дефицита времени или необходимости срочного решения компании нередко принимают поспешные решения. В итоге они могут выбрать не самый выгодный вариант или вовсе упустить важные детали. Например, привлекательная на первый взгляд цена может скрывать дополнительные расходы, такие как высокая стоимость доставки или длительные сроки выполнения заказа. Не уделив достаточно времени анализу условий, компании рискуют столкнуться с неприятными сюрпризами уже на этапе реализации сделки.

Другой типичной ошибкой является пренебрежение качеством продукции или услуг. В стремлении минимизировать затраты компании иногда выбирают более дешёвые варианты, не обращая должного внимания на спецификации и репутацию поставщика. Такой подход может привести к тому, что поставляемые материалы окажутся низкого качества, а в некоторых случаях вовсе не пригодными для использования. Это не только влечёт за собой дополнительные затраты на исправление ситуации, но и может нанести ущерб репутации компании, если речь идёт о конечной продукции, рассчитанной на потребителя.

Отдельного внимания заслуживает проблема недостаточного контроля за выполнением условий договора. Даже самые надёжные поставщики могут допускать ошибки — задерживать сроки поставки, не соблюдать согласованные спецификации или предоставлять товар в повреждённом состоянии. Без должного контроля такие проблемы могут остаться незамеченными вплоть до момента, когда уже будет слишком поздно что-либо изменить. Например, отсутствие проверки соответствия товара спецификациям на этапе приёмки может привести к тому, что неподходящие материалы начнут использоваться в производстве, что неизбежно повлечёт за собой дополнительные убытки.

Подобные ошибки подчеркивают важность системного подхода к процессу закупок, который включает в себя не только тщательную подготовку, но и регулярный мониторинг выполнения обязательств поставщиками. Закупки — это не просто сделка, а сложный процесс, требующий внимания к каждой детали. Умение избегать ошибок на всех этапах этого процесса позволяет компании минимизировать риски и эффективно управлять ресурсами.

Заключение

Понимание и тщательная организация процесса принятия решения о закупках позволяют компаниям эффективно удовлетворять свои потребности, снижать издержки и повышать конкурентоспособность. Интеграция современных технологий и постоянный анализ закупочной деятельности способствуют непрерывному совершенствованию процесса и укреплению позиций компании на рынке.