Статью подготовили специалисты образовательного сервиса Zaochnik.
Процесс контроля и особенности реализации его этапов
Содержание:
Особенности проведения первых этапов контроля
Процесс контроля является поэтапной процедурой, состоящей из пяти шагов. Так, на первом этапе принято определять параметры функционирования, а также развития предприятия, над которыми необходимо проводить контроль. Кроме того, определяется перечень источников информации о них.
Данные параметры выглядят как различные стандарты и нормативы, которые отражают задачи, заложенные в планы. Речь в данном случае может идти о стандартах расходования трудовых и материальных ресурсов на единицу продукта, нормах денежных трат, показателях эффективности, продолжительности определенных видов работ, а также сроках их выполнения.
Стандарты должны обладать такими требованиями, как выполнимость в нормальной ситуации (слишком высокие нормативы пугают, а слишком низкие снижают мотивацию), обоснованность, адекватность в отражении реальных процессов.
Не все факторы, которые необходимо контролировать возможно выражать в количественных значениях, например, морально-психологическую обстановку коллектива. Это является препятствием для процесса контроля, однако, в ряде ситуаций, его можно реализовать, ориентируясь, например, на разные реакции людей.
Второй этап контроля включает в себя создание модели организации, на которой отражены потоки ресурсов, места возникновения затрат, информация об образовании промежуточных и конечных результатов – то есть определенного рода точки контроля.
Специфика третьего и четвертого этапов контроля
Третий этап в процессе контролирования состоит из получения информации о состоянии, а также результатах функционирования объектов, которые позволят принимать взвешенные решения о дальнейших действиях. В качестве источников информации выступают целевые наблюдения, актуальные статистические сведения, бухгалтерская отчетность, оперативные сообщения, итоговые отчеты, опросы общественного мнения, специализированные аналитические обзоры и прочее.
Самым трудоемким и дорогостоящим элементом контроля является получение информации. В затратах на данный процесс зачастую предопределено, будет ли от контроля экономический эффект и следует ли им вообще заниматься (поскольку его задачей является прежде всего сокращение расходов, а не их увеличение).
Четвертый этап процесса контроля предполагает проведение анализа и оценки. Здесь определяется степень и наличие отклонений от заданных параметров, совместно с необходимостью выбора корректирующих мероприятий. В процессе оценки могут появляться различного рода «подводные камни», которые прежде всего касаются человеческой психологии, так как любые типы сведений рассматриваются людьми в соответствии с личным восприятием, исходя из чего обладают субъективной окраской.
Так, в качестве очевидных трактуются те факты, истинность которых никто не оспаривает, а не те, чья истинность действительно является неоспоримой. Исходя из этого, сомнениям подвергается любая информация и, прежде всего, самая очевидная, кажущаяся аксиоматической. С целью снижения ошибок и субъективизма, в крупных организациях принято создавать специальные подразделения для планирования, сбора и оценке информации.
Пятый этап контроля и его специфические особенности
Проведение пятого этапа процесса контроля предполагает коррекцию деятельности предприятия для ликвидации отклонений, допустимые значения которых устанавливаются высшим руководящим звеном (в границах величины ситуация не является тревожной). Данный момент обладает высоким значением, поскольку в случае, если эта величина является слишком большой, то проблемы можно не заметить вовремя, а фактические отклонения станут весьма угрожающими.
Если уровень отклонений является незначительным, то предприятие будет реагировать на каждые отклонения, что является разорительным. Вместе с тем, не каждые отклонения необходимо устранять, так как иногда и сами нормы являются запредельными.
В практическом применении используют два типа корректирующего воздействия. Первый вариант предполагает устранение причин, которые порождают наличие отклонений, они нейтрализуются или ликвидируются средствами совершенствования технологии производства и управления. Второй вариант характеризуется изменением стандартов, модификацией целей, пересмотром планов и перераспределением заданий.
Однако при использовании этого варианта необходимо быть очень осторожными. В случае, если дела на предприятии идут нормально, а поставленные цели преимущественно достигаются, то в его деятельность лучше не вносить существенных изменений, так как отклонения совсем не всегда могут нарушить нормальный процесс работы и не очень часто влияют на конечный результат.
При этом, процесс устранения отклонений является весьма затратным, исходя из чего по возможности его стараются избегать. Это является причиной того, что система контроля должна работать только в ситуации существенных нарушений.
Навигация по статьям