Электронный документооборот: понятие, значение, правовое регулирование

Понятие электронного оборота

В деятельности абсолютно каждого предприятия, учреждения или ИП должна быть организована работа с документами, в чем должно быть заинтересовано любое руководство. Построение данной работы состоит из приведения документооборота в определенную последовательность, хранения и применения документов о текущей работе физического или юридического лица.

Определение документооборота, внутреннего документа, реквизита дает ГОСТ Р51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», принятый указом Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28. В этом государственном стандарте определяется документирование как запись документов на любых носителях по определенным правилам.

ЭДО может реализовываться в виде способа ведения документов, при котором основная масса создаваемых электронных документов поддерживается благодаря компьютерным информационно-коммуникационным технологиям. Они должны быть объединены в одну сеть, которая даст возможность формировать и вести распределенную базу данных. В то же время возможно использовать документы в бумажном виде, но наиболее приоритетными все же являются документы в электронном виде, которые создаются, корректируются и хранятся в компьютере.

Документооборот делает возможным:

• результативную регистрацию, хранение и учет документации;
• быстрый доступ к документам и отчетам;
• плодотворно управлять движением и обработкой документации;
• экономить время при координации документации и принятия решений;
• повысить уровень дисциплины среди исполнителей;
• сократить непроизводственные затраты рабочего времени сотрудников;
• минимизировать денежные затраты на делопроизводство и документооборот;
• размещать в документе не только текстовые данные, но и мультимедиа;
• рассылку информации на высоких скоростях для большого количества адресов;
• свести на минимум расходы на обслуживающий персонал, который работает с документами (курьеры, канцелярии) и специальные кадровые службы.

Система электронного документооборота обозначена схемой на рис. 1.

Рисунок 1. Система электронного документооборота

С – субъекты; Д – документы в электронном виде (объекты); ИО – информационные отношения.

Следовательно, исключительность ЭДО выражается:

• субъектным составом информационных отношений;
• объектами (документами, документированными данными);
• возможностью существования информационных ресурсов как в статическом состоянии, так и динамическом;
• формой передачи и обмена данными.

Виды документооборота

На данный момент существует несколько видов документооборота, разных по форме и характеристике носителя:

• бумажный (традиционный);
• смешанный (преобладающий на сегодняшний день);
• электронный (безбумажный).

По сфере осуществление бывают:

• внутренний (локальный) – осуществляется в пределах отдельной организации, предприятия;
• внешний – он имеет прямые и обратные связи с внешними документами.

В сфере банковского дела используют:

• административный (т. е. внутренний и внешний банковский, который ориентирован на деятельность самой банковской организации);
• операционный (используется для обслуживания клиентов банковского учреждения).

Образование ноосферного информационного общества связано моментами, которые касаются сферы преображения разнообразия медиа информации. Развитие документирования в XXI в. имеет сильно выраженный характер. Это проявляется в нескольких аспектах:

• меняются виды носителей информации. Мир движется в сторону уплотнения потоков данных, соответственно структура и состава документальной информации также видоизменяется;
• процесс обогащения документооборота традициями отдельно взятых стран;
• новые отношения в сфере экономики воздействуют на рост международного влияния на обороты документированных данных, в которых заметен процесс унификации и стандартизации;
• появляется все больше информационных отношений, которые осложнены иностранным элементом (носят международный характер).

Для административной документации необходимой особенностью представляются не только ее формы и объем, но и отличительные черты самого государственного органа власти, в котором она циркулирует. Работа понятий ЕГСД, ЕГСД и ОКУД на сегодняшний невозможна с той же силой, как в прошлом веке.

ГОСТ Р51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (подчеркивает среди аналоговых документов последующие).

Вышеописанная классификация порой не соответствует реалиям сегодняшнего ЭДО. Если все экземпляры электронных документов подписаны одним и тем же аналогом подписи, например электронной цифровой подписью, могут ли они иметь в равной мере юридическое значение? Если обратиться к вышеуказанной терминологии общероссийской классификации управленческой документации, то появляются вопросы: что представляет из себя подлинник электронного документа? Все его экземпляры или только первый? Есть ли разница между подлинником и оригиналом?

Если документы выполнены в разных форматах, к примеру в .doc и .txt, будут ли они равноценны? Если да, то какие признаки на это указывают (т.к. двоичные символы в разных форматах файлов значительно отличаются между собой)? Если же нет, то по каким признакам один формат является лучше другого? На данные вопросы и многие другие, на сегодняшний день сложно ответить однозначно, если опираться на уже существующие нормы законодательства.

Современные технологии сильно влияют на область документирования.

Для современного этапа характерны следующие особенности:

• отмечается совместное ведение бумажного и электронного документооборота;
• в средней по срокам перспективе будет можно предсказывать поэтапный переход от одной формы к другой через создание цифровой копии бумажных документов, также будет возможно их дублирование при одновременном курсировании документов в коммерческом и гражданском обороте; вследствие чего можно предположить, что откажутся от бумажной формы, заменяя ее в большей степени на электронную;
• идет процесс подготовки кадров, которые умеют плодотворно работать и обучить приобретенным навыкам в области новейших технологий и других работников. Прежде всего это касается юристов. Во главе всего должно стоять умение будущих специалистов права пользоваться новейшими технологиями правового регулирования электронного документооборота;
• изменение структуры и формы электронных документов, происходит процесс их унификации и международной стандартизации (например, правила международного бухгалтерского документооборота).

Электронный вид документооборота в большей степени создан в налоговой, банковской, таможенной сферах, дистанционного образования, а также массовых коммуникаций и связи. Но даже самые современные ведомства с точки зрения использования электронных документов в большинстве делают копии с бумажных документов, а не создают его первоначально в электронном виде.

Стоит заметить, что комплексное использование бумажных и электронных документов в делопроизводстве создает эффект дублирования, что прилично уплотняет массив документации. Вследствие этого возникает вопрос прежде всего об обеспечении сохранности и безопасности электронных документов, а также о хранении бумажных.

Для того, чтобы произвести смешанный документооборот в более крупном масштабе, чем на сегодняшний день, необходимо унифицировать формы документов, программы их обработки, снизить стоимость на технические средства их обработки данных.

Правовое регулирование

С целью того, чтобы создать более-менее нормальное представление о положении документооборота в сфере управления, требуется на уровне государства сделать конкретные индикаторы, которые будут соответствовать целям информационного обеспечения органов власти.

В наибольшей степени интересными инициативами в сфере электронного документооборота в последние годы представляются примеры интернет-голосований, которые проводятся в стране (например, при формировании совета при Президенте РФ по развитию гражданского общества и правам человека и в Общественную палату).

Министерство экономического развития Российской Федерации 28 января 2013 г. разместило у себя на сайте законопроект «Об основном документе, удостоверяющем личность гражданина Российской Федерации», в соответствии с которым с 1 января 2015 года последует внедрение электронных карт, что станет заменой обычным внутренним паспортам РФ. Данным проект закона предусматривает, что главным документом, который будет удостоверять личность гражданина РФ внутри страны, электронная идентификационная карта. Она будет являться визуальным и электронным носителем информации с указанными на нем персональными данными владельца, включая биометрические персональные данные. Такая карта будет представлена в виде материального носителя информации с личной информацией о человеке, включая биометрию, которые будут на ней в визуально (графическом) и электронном виде, они позволят идентифицировать личность ее владельца.

Такая карта будет ключом к общей базе данных, в которой будет храниться много различной информации о гражданах государства: информация о постоянной или временной регистрации, сделках с недвижимостью, о зарплате, истории болезней и т.д. Она будет оформлена на русском языке. Ее будут обязаны иметь все граждане РФ, которые достигли возраста 14-ти лет и проживают в стране.

Получение электронной карты возможно при условии:

• достижения 14-летнего возраста гражданином Российской Федерации;
• утраты (хищения) электронной карты;
• приобретения российского гражданства.

Заменить свою электронную карту можно по некоторым причинам:

• по истечению срока действия данной карты;
• при изменении гражданином его фамилии, имени отчества (при его наличии);
• при изменении информации о дате (числе, месяце, годе) и/ или месте рождения;
• при изменении пола;
• при значительном изменении внешнего вида гражданина;
• при ее непригодности для последующей эксплуатации по причине износа или повреждения.

Срок действия такой карты будет составлять 10 лет. После того, как законопроект вступит в силу, уполномоченные органы продолжат выдавать бумажные паспорта граждан РФ, которые будут действительны до 1 января 2025 г. Следовательно, переход с обычных паспортов на электронные карты, после вступления в силу данного закона составляет 10 лет. Повсеместное введение этой системы может быть осуществлено лишь в случае масштабного общественного обсуждения.