Нотариальное делопроизводство: порядок, документация, действия

Статья девятая основ о нотариате утверждает, что нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в строгом соответствии с правилами, которые утверждаются Минюстом России вместе с ФНП. Во исполнение данной нормы были утверждены правила нотариального делопроизводства (от 2009 года).

В данных правилах установлен единый порядок работы абсолютно всех нотариусов с документами, а также осуществления контроля над исполнением правил. Также они регулируют документирование и документооборот нотариуса начиная с момента создания либо же получения им документов до непосредственной передачи в архив либо же уничтожения, включая порядок работы с данными документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, дальнейшую подготовку документов к хранению либо же уничтожению.

Согласно правилам нотариального делопроизводства приоритетной формой, необходимой для оформления документации в нотариальном делопроизводстве, является бумажный носитель. Но, при этом, копии документов, учетные и регистрационно-контрольные формы допустимо создавать, обрабатывать и хранить в базах данных на электронном носителе, но исключительно для учета и необходимого справочно-информационного обеспечения нотариальной деятельности.

В рамках нотариального делопроизводства каждый нотариус ведет:

1. Журнал регистрации входящей корреспонденции, а также отдельный журнал регистрации исходящей корреспонденции.
2. Журнал регистрации организационно-распорядительных документов.
3. Журнал учета касательно приема и передачи полномочий, а также дел нотариуса.
4. Книгу учета наследственных дел, а также алфавитную книгу учета наследственных дел.
5. Алфавитную книгу учета завещаний.
6. Книгу учета дел завещаний закрытого характера.
7. Книгу учета заявлений (поручений) касательно принятия должных мер по охране наследственного имущества.
8. Книгу учета заявлений (поручений) касательно принятия должных мер по управлению наследственным имуществом.
9. Книгу учета всех депозитных операций.
10. Алфавитную книгу, необходимую для учета кредиторов.
11. Реестры для регистрации нотариальных действий.

Имеющиеся у нотариуса книги, реестры, журналы до внесения в них первой записи обязательно должны прошиваться, а их листы – нумероваться. На оборотной стороне последнего листа производится обязательная запись о числе пронумерованных и сшитых листов, которая заверяется подписью должностного лица, а также оттиском печати нотариальной палаты в том случае, когда книги, реестры, журналы выдаются частнопрактикующим нотариусам, либо же подписью должностного лица, а также оттиском печати территориального органа юстиции в том случае, когда они выдаются нотариусам, работающим в государственных нотариальных конторах. Так как выдача нотариусам книг, реестров, журналов подлежит обязательной регистрации непосредственно в нотариальной палате либо же территориальном органе юстиции, то на них проставляются еще и дата выдачи и регистрационный номер.

Территориальные органы юстиции осуществляют контроль над исполнением Правил нотариального делопроизводства теми нотариусами, которые работают в государственных нотариальных конторах, а практикующих в частном порядке нотариусов контролируют территориальные органы юстиции вместе с нотариальными палатами субъектов страны с помощью проведения периодических совместных проверок.

Плановые проверки нотариусов, которые занимаются частной практикой, проводятся в строгом соответствии с утверждаемыми территориальным органом юстиции и нотариальной палатой ежегодными графиками проведения проверок. Для проверки создается отдельная комиссия, в которую должно входить не менее двух человек (представителей территориального органа юстиции, а также нотариальной палаты). Персональный состав данной комиссии утверждается по каждой из проверок отдельно. По итогам проведенной проверки составляется справка, отражающая положительные моменты исполнения специалистом Правил нотариального делопроизводства, а также замечания, обнаруженные в ходе проверки в том случае, если они были выявлены, и предложения. Справку составляют в трех экземплярах и подписывают проверяющие лица и непосредственно нотариус, в отношении которого проводилась проверка. Справки хранятся строго в территориальном органе юстиции, в нотариальной палате и у нотариусов, в отношении которых данная проверка была проведена.

Согласно с вышеназванными Правилами нотариальное делопроизводство включает в себя такие действия, как:

1. Оформление организационно-распорядительных документов, а также писем нотариуса.
2. Обработка входящих, а также исходящих документов.
3. Использование печатей с воспроизведением Государственного герба страны, штампов, а также бланков нотариуса.
4. Составление номенклатуры.
5. Формирование и дальнейшее оформление дел.
6. Ведение архива нотариальной конторы.
7. Ведение и дальнейшее заполнение реестров для регистрации действий нотариального характера.

Организационно-распорядительные документы

Оформляемыми каждым нотариусом организационно-распорядительными документами в точном соответствии с Правилами нотариального делопроизводства признают документы, которые напрямую связаны с осуществлением нотариального действия, но никак не касаются документального оформления данного действия. Это:

1. Постановления (не считая связанных согласно действующему законодательству с документальным оформлением нотариального действия, а конкретно о выдаче денежных средств на похороны наследодателя, касательно аннулирования ранее выданного свидетельства о праве на наследство и проч.).
2. Распоряжения.
3. Поручения.
4. Запросы касательно истребования сведений, а также документов.

Отличительной чертой организационно-распорядительных документов можно считать обязательность указания в них довольно внушительного числа реквизитов, среди которых:

• наименование нотариальной палаты российского субъекта (на документах тех нотариусов, которые практикуют в частном порядке);
• наименования нотариального округа либо же государственной нотариальной конторы;
• фамилия, инициалы, должность специалиста;
• дата, а также номер приказа территориального органа юстиции, согласно которому нотариус был назначен на должность;
• вид документа (распоряжение, постановление и проч.);
• наименование документа (касательно отказа в совершении нотариального действия и проч.);
• точная дата; регистрационный номер;
• место составления;
• непосредственно текст документа;
• подпись нотариуса; оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба страны.

Правила нотариального производства внесли определенную ясность в порядок совершения нотариусом своей подписи на разных документах. Например, проставляемая в конце организационно-распорядительного документа подпись нотариуса должна состоять из наименования его должности, личной подписи, а также расшифровки подписи, что выглядит следующим образом:

Нотариус____(личная подпись)___И.О. Фамилия

Организационно-распорядительные документы подлежат обязательной регистрации в журнале организационно-распорядительных документов, а оригиналы данных документов помещаются в советующие номенклатурные дела нотариуса.

Нотариальные письма

Кроме организационно-распорядительных документов нотариусам в процессе осуществления своей деятельности довольно часто приходится составлять и отправлять разнообразные письма.

К таковым документам причисляют ответы на запросы, которые поступили нотариусу; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; различные уведомления; справки и прочие аналогичные документы.

В отличие от организационно-распорядительных документов письма нотариуса содержат в себе меньшее число реквизитов, считающихся обязательными. В письмах нотариуса помимо непосредственно текста указывается фамилия и инициалы, должность, наименование нотариального округа либо государственной нотариальной конторы, место, а также точная дата составления и исходящий регистрационный номер письма, его адресат, отметка об имеющихся приложениях, если таковые есть, а также подпись нотариуса. В письмах, которые исходят от нотариуса, занимающегося частной практикой, кроме перечисленных выше реквизитов указывают наименование нотариальной палаты российского субъекта, членом которого данный нотариус является.

Вместе с тем в выдаваемых нотариусом справках касательно совершенных нотариальных действий, отнесенных Правилами нотариального делопроизводства к разновидностям писем нотариуса, предусмотрен расширенный список обязательных реквизитов. Подобные справки помимо указанных выше реквизитов обязаны содержать наименование, ссылку на документ, на основании которого они выдаются; оттиск нотариальной печати с воспроизведением Государственного герба страны. Помимо этого в них допустимо указывать дату и номер приказа территориального органа юстиции касательно назначения нотариуса на должность.

В проставляемой подписи нотариуса в письмах, которые, как уже говорилось ранее, оформляются строго на личном бланке, должность специалиста не указывается. В том случае, когда документ либо письмо выдаются индивидом, который замещает временно отсутствующего нотариуса, вне зависимости от формы бланка, на котором они оформляются, подпись данного индивида в обязательном порядке должна содержать указание статуса данного индивида, его личную подпись с обязательной расшифровкой. При оформлении это выглядит так:

Временно исполняющий обязанности нотариуса (личная подпись) И.О. Фамилия

При поступлении документов по почте нотариус сначала проверяет верность их доставки. В том случае, когда документы доставлены данному нотариусу по ошибке, они подлежат обязательному возврату в отделение связи для дальнейшей пересылки по принадлежности. Далее нотариус вскрывает конверты, которые ему адресованы, и обязательно проверяет наличие в них документов и приложений (если таковые имеются). При отсутствии в конверте документа либо же приложения к нему об этом составляется соответствующий акт по установленной форме, один экземпляр которого направляется адресату, второй же приобщается к полученным документам. Если поступившее нотариусу обращение не содержит никаких данных о фамилии, а также почтовом адресе заявителя, то таковое обращение можно считать анонимным и нотариусом оно не рассматривается. Конверты, в которых нотариусу поступают документы, обычно уничтожаются. Но в некоторых ситуациях, к примеру, для фиксации сведений касательно времени отправки либо же получения документов, касательно адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к поступившим документам.

Во время принятия на личном приеме подлинных документов, которые необходимы для совершения нотариального действия не в день принятия документов либо же для совершения нотариального действия без заявителя, заявителю нотариусом выдается расписка, которая заверяется подписью и оттиском гербовой печати нотариуса. Подобными документами, к примеру, могут быть документы, которые нужны для выдачи свидетельства касательно права на наследство и переданные нотариусу до истечения полугода с момента открытия наследства, либо же документы, которые необходимы для совершения протеста векселя. Возврат нотариусом таковых документов заявителю тоже производится строго под расписку, выдаваемую, в свою очередь, заявителем в виде отдельного документа либо же в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого оригинала документа. В том случае, если нотариусом на личном приеме принимаются копии документов, то расписка об их получении выдается нотариусом исключительно по просьбе заявителя. Выдаваемая нотариусом расписка составляется в двух экземплярах, один из которых выдается непосредственно заявителю, а второй помещается в дело нотариуса.

Документы, которые нотариус получает в связи с осуществлением нотариальной деятельности, вне зависимости от способа, которым они были доставлены, подлежат обязательной регистрации в журнале входящей корреспонденции. Не регистрируются только те документы, которые нужны для совершения определенного нотариального действия и подтверждающие конкретные события либо факты (в частности, правоустанавливающие документы, документы, которые подтверждают факт рождения либо смерти и проч.).

Отдельные документы, поступающие к нотариусу, кроме общей регистрации в журнале регистрации входящей корреспонденции должны учитываться дополнительно (согласно двадцать пятому пункту Правил нотариального делопроизводства). В частности, заявления касательно принятия наследства либо об отказе от наследства подлежат обязательной регистрации в книге учета наследственных дел, заявления о принятии мер по охране наследственного имущества – соответственно, в книге учета заявлений о принятии мер по охране такового имущества, документы касательно принятия денежных средств либо ценных бумаг в депозит нотариуса – в книге учета депозитных операций. Но в отличие от общей регистрации Правила не предусматривают проставления регистрационных данных особого учета на поступившем документе.

После этого зарегистрированный документ подлежит предварительному рассмотрению специалистом в течение пяти суток, чтобы оценить его содержание и принять решение касательно необходимости, сроков и дальнейшего порядка исполнения. В зависимости от содержания такового документа нотариус может предпринять следующие решения:

1. Направить поступивший документ иному нотариусу, непосредственно к компетенции какового относится его исполнение, а в ситуации, когда не вполне ясно, к компетенции какого определенного специалиста относится исполнение такового документа, – в соответствующий территориальный орган юстиции для дальнейшей передачи строго по принадлежности.

Документ направляется иному нотариусу либо в территориальный орган юстиции в течение семи суток с момента поступления. О направлении данного документа нотариус строго в обязательном порядке сообщает лицу, от которого к нему поступил данный документ.

2. Возвратить отправителю поступившее обращение в том случае, если его исполнение напрямую не относится к компетенции данного нотариуса. Подобное обращение подлежит возврату с соответствующим разъяснением в срок, составляющий семь суток с момента его поступления.
3. Рассмотреть обращение и дать ответ по существу в срок, составляющий тридцать суток с момента поступления документа в том случае, если другие сроки рассмотрения не установлены актуальным законодательством страны.
4. Рассмотреть обращение (документ) без ответа заявителю и составить справку касательно результатов рассмотрения данного обращения (документа).

Поступившее нотариусу обращение (документ) признается исполненным в том случае, когда решены все поставленные в нем вопросы и по необходимости заявителю дан ответ. Обработка поступившего обращения (документа) завершается тем, что непосредственно обращение (документ), если оно не возвращается обратно отправителю, копия ответа на него, а также прочие связанные с ним документы помещаются в дело с обязательной отметкой «в дело». В отметке должна содержаться дата и личная подпись специалиста.

Документы, которые исходят от нотариуса, подлежат обязательной регистрации в журнале исходящей корреспонденции. Исключением из этого правила можно назвать документы, которыми оформляется совершенное нотариальное действие (акты, свидетельства, постановления и проч.). В подтверждение регистрации такового документа на нем проставляется регистрационный номер, а также точная дата регистрации по журналу исходящей корреспонденции. Помимо этого проставляется подпись нотариуса и, при необходимости, – оттиск его печати. Второй экземпляр такового документа помещается в дело нотариуса.

Передача документа нотариусом заявителю допустима и на личном приеме. В такой ситуации заявитель составляет расписку о получении документа или в виде отдельного документа, или в виде определенной записи на экземпляре документа, который остается в делах у нотариуса.

Гербовая печать нотариуса

Как было сказано ранее, подпись нотариуса на документах заверяется оттиском принадлежащей ему печати. Если от нотариуса исходит документ, который требует особого удостоверения его подлинности, то, в таком случае, подпись специалиста на нем заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба страны. На прочих документах подпись допустимо заверять оттиском печати без воспроизведения Герба.

Использование нотариусами печатей с воспроизведением Герба осуществляется согласно Федеральному конституционному закону от двадцать пятого декабря 2000 года № 2-ФКЗ «О Государственном гербе РФ» и Указу Президента страны «Об использовании Государственного герба РФ на печатях нотариусов».

Подобные печати изготавливают в строгом соответствии с ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Форма, размеры и технические требования», который был утвержден постановлением Госстандарта страны от двадцать пятого декабря 2001 года № 573-ст. Этим стандартом установлены форма, размер, технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба нашей страны. Так, государственный стандарт предусматривает то, что гербовые печати несут в себе не меньше, чем четыре обязательных составляющих защиты от подделки. Для изготовления клише печати следует использовать резину, которая подходит для лазерной гравировки, либо иные материалы с техническими показателями, которые данной резине соответствуют. Фамилия, инициалы, должность нотариуса, место его нахождения либо наименование государственной нотариальной конторы, которые указываются на таковой печати, подлежат размещению в конкретном месте информационного поля печати. 

Специальные требования предъявляются также к порядку уничтожения печати. Отдельно стоит упомянуть о том, что нотариальная печать с воспроизведение Герба страны подлежит уничтожению не непосредственно нотариусом, а территориальным органом юстиции. При сложении своих полномочий либо освобождении от полномочий того специалиста, который занимается частной практикой, увольнении нотариуса из государственной конторы, при изменении места нахождения нотариуса либо наименования государственной нотариальной конторы, указанных на таковой печати, в течение тридцати суток с момента наступления соответствующего события нотариус передает свою печать для последующего уничтожения в территориальный орган юстиции. Передача печати осуществляется по акту, составляемому в двух экземплярах. Акт утверждается непосредственно начальником территориального органа юстиции и один из экземпляров возвращается нотариусу. При наступлении обстоятельств, которые делают невозможной передачу печати непосредственно нотариусом (в частности, его смерть, тяжелая болезнь, объявление в розыск, лишение права на осуществление профессиональной деятельности по судебному решению и проч.), таковая печать передается в территориальный орган юстиции специальной комиссией, которая создается в подобных случаях территориальным органом юстиции вместе с нотариальной палатой.

При оформлении документов нотариус кроме печатей может использовать строго с неукоснительным соблюдением установленных правил также мастичные штампы. Согласно одному из таких правил выполнение оттиска мастичного штампа допускается исключительно штемпельной краской голубого, синего либо фиолетового цвета. Если же мастичный штамп применяется для исполнения удостоверительной надписи нотариуса, то незаполненные места штампа дописываются специалистом или от руки, или с помощью технических средств. Но дописывать допускается также красителями голубого, синего либо фиолетового цвета.

Применяемые частнопрактикующими нотариусами бланки для совершения нотариальных действий являются бланками единого образца, которые изготавливают на особой бумаге с водяными знаками и с использованием прочих видов защиты, применяемых к защищенной от подделок полиграфической продукции. Для них установлены особые условия хранения в металлических шкафах, сейфах и (либо) в специально оборудованных помещениях в условиях, которые исключают порчу и хищение. Форма, порядок изготовления, учета, а также использования бланков разрабатываются и затем утверждаются строго ФНП по обязательному согласованию с Минюстом РФ. Такие вопросы регулируются Положением о порядке изготовления, обращения, учета и использования бланка для совершения нотариальных действий, утвержденном решением правления ФНП от двадцать первого-двадцать второго декабря 2009 года (протокол № 14/09 с дальнейшими изменениями в 2010, 2011, 2012 годах) и согласованном Минюстом РФ письмом от двадцать седьмого октября 2010 года № 16/21964-ЮЛ.

Согласно с пунктом вторым данного Положения указанные бланки применяются при совершении нотариальных действий помимо:

1. Свидетельствования верности копий документов, а также выписок из них.
2. Свидетельствования верности перевода документа с одного языка на иной язык.
3. Свидетельствования подлинности подписи переводчика.
4. Совершения исполнительных надписей.
5. Удостоверения точного времени предъявления документов.
6. Удостоверения сделок в том случае, если применение бланка не предусмотрено законом, прочими правовыми актами либо не обусловлено согласием лиц, которые обратились за удостоверением сделки.
7. Свидетельствования подлинности подписи на документе, форма которого установлена законодательным либо прочим правовым актом. Но это исключение не действует в случае, когда обязательность применения бланка для свидетельствования подлинности подписи на документе, форма какового установлена законодательным либо прочим правовым актом, будет предусматриваться нормативным актом.

На бланке для совершения нотариальных действий необходимо оформлять все страницы абсолютно всех экземпляров нотариального акта, исключение составляют экземпляр стороны договора, которая производит отчуждение имущества, а также документы, которые остаются непосредственно в делах нотариуса. Экземпляр стороны договора, которая производит отчуждение имущества, и экземпляр самого нотариуса выполняются на простой бумаге, но на экземпляре нотариуса обязательно записывается номер и серия бланков, которые были использованы для оформления экземпляров документа, выданного лицам, обратившимся за совершением нотариального действия.

Для бланков установлено ведение их раздельного учета нотариусами и нотариальными палатами. Учет таковых бланков осуществляется в электронном виде – с помощью введения нотариальными палатами и (либо) нотариусами сведений о бланках в единую информационную систему, а также на бумажных носителях данных – путем ведения дел учета бланков, которые формируются из операционных выписок из ЕИСН, а также сообщений касательно похищенных, утраченных, недополученных бланков. При ведении учета в электронном виде данные о бланках вводятся в ЕИСН не позже того рабочего дня, который идет за днем, когда эти данные стали известны нотариусу либо же нотариальной палате. По-другому ведется учет испорченных банков, данные о которых необходимо вводить в ЕИСН не позже того дня, который предшествовал дню возвращения (либо же передачи) специалистом бланков в нотариальную палату. Нотариальные палаты ведут в электронном виде учет таких бланков: которые были получены от изготовителя; которые были выданы нотариусам; которые были возвращены нотариусами в нотариальную палату в качестве неиспользованных, испорченных, бланков с техническим браком, бланков с одинаковыми серийными либо порядковыми номерами; которые были недополучены нотариусами (в том числе недовложены в пачку, которая сформирована изготовителем); похищенных или утраченных. Учет бланков на бумажных носителях данных производится нотариальной палатой во время формирования в делах учета бланков операционных выписок из ЕИСН, а также сообщений о бланках. Нотариусы должны вести в электронной форме учет бланков, которые были получены от нотариальной палаты, использованы для оформления нотариальных актов, возвращенных в нотариальную палату в качестве неиспользованных, испорченных, продублированных, имеющих технический брак, недополученных (в том числе бланков, которые не были вложены в пачку изготовителем), утраченных либо похищенных. Кроме электронного вида учета нотариус обязан вести на бумажных носителях учет абсолютно всех бланков, кроме тех бланков, которые были использованы для оформления нотариальных актов.

Вышеназванным Положением (согласно пунктам одиннадцатому и двенадцатому) предусматривается прямая обязанность специалиста осуществить возврат в нотариальную палату неиспользованных либо же испорченных им самим бланков, бланков, имеющих технический брак, одинаковые серийные либо порядковые номера. Бланки испорченные, с одинаковыми номерами, с техническим браком должны уничтожаться строго в нотариальной палате особой комиссией, созданной специально для данной цели.

Для оформления документов, которые не предназначены для совершения нотариальных действий, допустимо использовать личные бланки специалиста, которые изготавливаются на обыкновенных стандартных листах бумаги формата А4. На таком бланке необходимо указать фамилию, имя, отчество специалиста, должность, наименование нотариальной палаты российского субъекта (в том случае, когда имеется в виду специалист, практикующий в частном порядке), либо наименование государственной нотариальной конторы (для специалиста, трудящегося в государственном учреждении), наименование нотариального округа, в пределах какового он осуществляет профессиональную деятельность, адрес конторы (для специалиста с частной практикой) либо государственной конторы.

Для учета документации, группировки документов в определенные дела, определения точных сроков их хранения нотариусом, который практикует в частном порядке, либо трудится в государственной конторе, утверждается определенная номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный список названий (заголовков) дел с обязательным указанием сроков, в течение которых они должны храниться. В номенклатуру дел включают названия (заголовки) тех дел, которые отражают абсолютно всю документируемую деятельность специалиста и, в частности, книги, реестры, журналы.

В Правилах нотариального делопроизводства предлагается образец номенклатуры дел.

Рисунок 1. Форма номенклатуры дел

Каждый год номенклатуру дел обязан составлять нотариус, который практикует в частном порядке, а в государственной конторе этим должен заниматься нотариус либо лицо, которое было уполномочено территориальным органом юстиции на таковую деятельность. Номенклатура вводится в действие строго с первого января следующего календарного года. Номенклатура дел составляется строго в двух экземплярах и оформляется на личном бланке нотариуса.

Номенклатура дел, составлением которой занимается частный нотариус, должна утверждаться уполномоченным должностным лицом нотариальной палаты, членом которой данный специалист является. Номенклатура дел в государственной конторе утверждается приказом территориального органа юстиции. Номенклатуру дел необходимо предоставлять в нотариальную палату либо же территориальный орган юстиции не позднее, чем первого декабря текущего года, чтобы она была утверждена своевременно. После утверждения один из экземпляров должен быть возвращен нотариусу и в государственную контору, второй же необходимо оставить на хранение в нотариальной палате либо территориальном органе юстиции. Стоит отметить, что копия номенклатуры дел нотариуса, который практикует в частном порядке, в десятидневный срок с момента ее утверждения должна быть направлена нотариальной палатой в территориальный орган юстиции.

Согласно пунктам пятьдесят первому и пятьдесят второму Правил нотариального делопроизводства во время составления номенклатуры дел запрещено снижать сроки хранения дел, которые установлены Примерной номенклатурой дел. В случае введения законодательными актами страны других видов нотариальных действий допустимо заполнять исключительно новые заголовки без заполнения графы «Срок хранения». Подобный порядок заполнения разрешен до внесения нужных изменений в Примерную номенклатуру дел. Для включения в номенклатуру новых заголовков дел, которые не предусматривались при ее составлении, но сформировались в течение календарного года, в каждом из разделов документа должны также предусматриваться резервные индексы.

В соответствии с Правилами утверждаемые Примерной номенклатурой дел сроки хранения дел обязаны основываться на Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием точных сроков хранения, утвержденном Росархивом шестого октября 2000 года. Но так как этот документ уже утратил силу на основании более позднего приказа Росархива, то до утверждения Примерной номенклатуры дел при определении точных сроков хранения дел нотариусами, очевидно, стоит руководствоваться сроками, которые были установлены в приказе Министерства культуры от двадцать пятого августа 2010 года № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»».

По окончании календарного года номенклатура дел закрывается итоговой записью касательно числа и категорий дел, которые находятся в производстве нотариуса. Итоговая запись считается самостоятельным документом. Она составляется строго в двух экземплярах согласно образцу, который приведен в Правилах нотариального делопроизводства.

Рисунок 2. Итоговая запись

Все документы, которые имеются у частнопрактикующего нотариуса или государственной нотариальной конторы, согласно номенклатуре дел формируются в дела, а также систематизируются внутри дела.

Дела, которые были заведены, обязательно помещаются под обложку. Дела постоянного хранения в таком случае помещаются в твердую обложку. На обложке необходимо указать такие реквизиты:

1. Фамилия и инициалы нотариуса, который практикует в частном порядке, а также наименование его нотариального округа либо название государственной нотариальной конторы, которое следует указать в полном виде прописью.
2. Номенклатурный индекс согласно номенклатуре дел. Если в деле несколько томов, то индекс необходимо дополнять номером тома.
3. Заголовок конкретного дела согласно номенклатуре дел.
4. Дата начала, а также окончания данного дела, которая оформляется словесно цифровым способом. Дата начала – это дата поступления первого из включенных в дело документов.
5. Точный срок хранения данного дела.

Формируемое нотариусом дело состоит из сгруппированных в определенном порядке в отдельной папке документов, которые относятся или к конкретному вопросу (это могут быть договоры страхования профессиональной ответственности нотариуса), или к определенному действию (договоры об ипотеке), или к сфере деятельности (личные дела сотрудников) и проч.

Согласно общему правилу документы внутри дела систематизируют строго в хронологическом порядке. Но есть и отдельные исключения из такого порядка. Так, документы-запросы группируют с документами-ответами в деле «Переписка», постановления нотариуса касательно отказа в совершении профессиональных действий добавляют к документам, в отношении которых отказано совершение профессиональных действий, постановления и распоряжения, которые касаются оформления наследственных дел, помещают в соответствующие наследственные дела. Специфика формирования и оформления дел установлена одиннадцатым разделом Правил нотариального делопроизводства и в отношении наследственных дел и дел, которые касаются закрытого завещания, депозита нотариуса, вексельных протестов.

В конце дела в том случае, если оно состоит из нескольких томов, обязательно в конце каждого из них подшивают лист-заверитель, указывая цифрами и прописью число листов в данном деле (томе); оговаривают наличие документов за прочие календарные годы, отражают данные о листах, которые обозначены литерными номерами, пропущенных номерах, склеенных либо же поврежденных листах; отражают любого рода изменения в оформленном деле, такие как изъятие, добавление документов и проч. Лист-заверитель подписывается нотариусом с обязательным указанием его должности, точной даты составления заверительной надписи, а затем заверяется оттиском гербовой печати.

По окончании дела составляется внутренняя опись дела, в нее вносится под самостоятельным порядковым номером каждый из документов данного дела. Во внутренней описи указывают точную дату документа, помещенного в данное дело, заголовок и номера листов, на которых в деле расположен каждый из документов. В конце данной описи проставляют итоговую запись, прописывая цифрами и прописью число включенных в нее документов, а также число листов внутренней описи. Такая опись составляется на отдельных бумажных листах, подписывается нотариусом с обязательным указанием должности, точной даты составления, а затем подшивается в начале дела.

Все листы дела, помимо листа-заверителя и внутренней описи, подлежат обязательной нумерации обычным карандашом (простым). Нумерация производится арабскими цифрами, которые проставляют в правом верхнем углу каждого из листов документа. Если на листах ранее была сделана нумерация, и с новой она не совпадает, прежний номер зачеркивают, а новый проставляют рядом. Правила нотариального делопроизводства (согласно семьдесят девятому пункту) допускают возможность наличия в нумерации листов не более пяти ошибок в одном деле либо томе. В данном случае листы такового дела или тома допустимо не нумеровать снова, а неучтенные листы необходимо пронумеровать литерным номером, то есть таким номером, который обозначается и цифрой, и буквой (3а, 3б и т.п.). Все допущенные в нумерации ошибки в обязательном порядке оговариваются на листе-заверителе. Но если при нумерации листов в деле либо томе допускают больше, чем пять ошибок, то листы дела (тома) необходимо пронумеровать снова.

После составления листа-заверителя и внутренней описи все документы, которые были помещены в конкретное дело, обязательно прошивают нитью (прочной) в обложку либо же переплетаются так, чтобы текст документа можно было беспрепятственно читать. В том случае, когда текст расположен слишком близко к левой стороне листа, что может усложнить его чтение после прошивки, к листу необходимо подклеить бумажную полосу, которая и будет прошиваться, а в месте склейки нужно поместить оттиск нотариальной гербовой печати. Помимо этого оттиск такой печати проставляется на бумажной наклейке (ею заклеивают концы нити, которой прошиты документы, либо места скрепления листов другим способом). Оттиск печати ставят так, чтобы его часть располагалась на наклейке из бумаги, а часть – на листе.

Пункты с семидесятого по семьдесят второй Правил нотариального делопроизводства предусматривают в зависимости от срока хранения конкретного дела его полное или же частичное оформление.

Частично оформляются дела, срок временного хранения которых не превышает десяти лет. Частичное оформление дела заключается в пересистематизации документов, а также в нумерации листов. После этого в дело составляется лист-заверитель, и его можно прошивать. При частичном оформлении дела не обязательно составлять внутреннюю опись.

Полному оформлению подлежат те дела, которые предполагают временное хранение сроком более десяти лет. При полном оформлении осуществляется нумерация листов, составляются лист-заверитель, а также внутренняя опись документов, проводится брошюровка (подшивка), ставится точная дата окончания дела, заполняются прочие реквизиты обложки. В отношении каждого из имеющихся документов (из тех, что находятся в делах, подлежащих полному оформлению), производится специальная экспертиза ценности документов для отбора тех, которые будут далее храниться либо будут подлежать последующему уничтожению. Кроме нотариуса экспертиза ценности документов проводится еще и экспертными комиссиями, которые создаются нотариальными палатами, а также территориальными органами юстиции.

На оконченные и при этом надлежащим образом оформленные дела, подлежащие постоянному либо же временному хранению, составляется обязательная опись, представляющая собой перечень заголовков дел с обязательным указанием точных дат и числа листов в деле. Каждое из дел вносится в опись под своим собственным порядковым номером, а если в нем несколько томов, то в опись вносится каждый из томов под своим номером. В конце описи делается запись с числом дел, числящихся в описи, указанных цифрами и прописью, и в обязательном порядке проставляется точная дата составления описи. Опись необходимо составлять в двух экземплярах, подписываемых нотариусом, практикующим в частном порядке, либо же уполномоченным лицом государственной нотариальной конторы. Подпись нотариуса подлежит обязательному заверению оттиском печати с Гербом. Экземпляры описи в течение двух месяцев по окончании календарного года подаются для утверждения в нотариальную палату для нотариуса, практикующего в частном порядке, и в территориальный орган юстиции для государственной нотариальной конторы. После утверждения один из экземпляров документа подлежит обязательному возврату, а другой остается на хранении в нотариальной палате либо в территориальном органе.

Нотариусы должны в течение срока, который установлен Примерной номенклатурой дел, хранить абсолютно все имеющиеся у них дела, в частности, книги, реестры и журнала. Из-за этого помещение нотариальной конторы, в которой хранится архив, необходимо оснастить оборудованием для создания подходящих условий хранения документации и обеспечения их полной сохранности. Согласно Правилам нотариального делопроизводства начало срока хранения всех дел приходится на первое января того года, который следует за годом окончания производства по конкретному делу.

Дела, срок хранения которых менее десяти лет, находятся непосредственно у нотариуса все это время, а по окончании срока должны быть уничтожены. Отбор дел, которые подлежат дальнейшему уничтожению, производится по окончании каждого следующего календарного года. Чтобы избежать таких ситуаций, в результате которых возможно ошибочное уничтожение документов постоянного хранения, подобные дела просматривает полистно, а не только по их заголовкам. Дела, которые были отобраны для дальнейшего уничтожения, включают в акт о выделении дел, предназначенных для последующего уничтожения. Акт, который нотариус должен подписать и заверить собственной печатью с Гербом, представляется экспертной комиссии для проведения экспертизы ценности документов и согласования. Одобренный экспертной комиссией акт нотариуса, практикующего в частном порядке, направляется на утверждение в нотариальную палату, а также в территориальный орган, а акт государственной конторы – только в территориальный орган. Только после того, как произойдет утверждение данными органами, можно уничтожать отобранные дела любыми возможными способами при условии, что они отвечают требованиям о неразглашении содержащихся в них данных и невозможности восстановления изначального текста уничтоженных документов. Дела необходимо уничтожить в течение тридцати дней с момента утверждения акта. После этого на акте проставляют отметку о точной дате и способе их уничтожения, заверяемую подписью нотариуса, а также оттиском его гербовой печати. Один акт с отметкой нотариус должен отправить в экспертную комиссию, и еще один в органы, которые утвердили акт.

Например, при сложении полномочий нотариусом, который занимался частной практикой, при изменении территории его деятельности, при увольнении специалиста, работающего в государственной конторе, дела и документы передаются:

1. Нотариусом, который занимается частной практикой, – иному нотариусу, который определяется согласно приказу территориального органа по обязательному согласованию с нотариальной палатой.
2. Нотариусом, который работает в государственной нотариальной конторе, – иному нотариусу, который ответственен за делопроизводство в государственной конторе согласно приказу территориального органа.
3. Нотариусом, который ответственен за делопроизводство в государственной конторе, – иному нотариусу, который работает в государственной конторе, определенному согласно приказу территориального органа, или же нотариусу, который занимается частной практикой, который был определен согласно приказу территориального органа юстиции по обязательному согласованию с нотариальной палатой.

Передача дел всегда должна оформляться актом приемки-передачи дел на временное хранение, который подписывает нотариус или члены комиссии, которые передают дела, а также нотариус, который их принимает. На акте помимо подписей лиц, которые передают и принимают дела, в обязательном порядке ставят точную дату передачи дел и оттиск гербовых печатей нотариусов. Подписанный акт затем направляют на утверждение или в нотариальную палату, если данные дела передаются частнопрактикующему нотариусу, или же в территориальный орган в том случае, если они передаются трудящемуся в государственной конторе. После утверждения акта один из его экземпляров остается в утвердивших его органах, а прочие передаются тем нотариусам, которые передают и принимают дела. Помимо этого копия утвержденного акта касательно передачи дел частнопрактикующему нотариусу, направляется нотариальной палатой в территориальный орган.

Несмотря на то, что архивы, хранящиеся у нотариусов-частников, имеют государственную значимость, и документы из этих архивов чрезвычайно востребованы, до сегодняшнего дня правовой статус нотариальных архивов не определен. Из-за планируемого перехода нотариата на единую организационно-правовую форму значимость этого вопроса еще более велика. Из-за этого при проведении реформы института нотариата предусматривается отнесение нотариальных архивов к федеральной собственности, возложив на нотариусов обязанности по временному хранению документации в указанных архивах, и установление на законодательном уровне порядка хранения, а также обслуживания нотариальных архивов, в частности, архивов упраздненных государственных контор.

В наши дни данным ведомством утверждена такая форма реестра для регистрации профессиональных действий нотариуса.

Рисунок 3. Реестр регистрации нотариальных дел

Согласно двенадцатому разделу Правил нотариального делопроизводства установлен единый порядок ведения, а также заполнения реестров для регистрации нотариальных действий, который обязаны соблюдать все нотариусы страны. Согласно этому порядку реестры используются только в течение одного календарного периода (год). Таким образом, в реестре 2014 года не допустимо регистрировать профессиональное действие нотариуса, которое совершается уже в 2015 году. При этом вполне допустимо заводить сразу несколько реестров за один год. Так, после полного заполнения одного из реестров можно заводить другой, присваивая ему самостоятельный номер.

Абсолютно все виды профессиональных действий нотариуса должны быть зарегистрированы в реестре строго в порядке очередности их совершения. Но допустимо вести специальные реестры для записи некоторых видов нотариальных действий. Так, в зависимости от конкретного вида действия допустимо вести реестры для регистрации сделок, копий документации, регистрации доверенностей. В том случае, если специалист ведет таковой реестр, то к его порядковому номеру прибавляют букву, которая соответствует наименованию нотариального действия. К примеру, № 1С применяют для регистрации сделок, № 1К – для регистрации копий документации, № 1Д – в случае регистрации доверенностей.

Вносить записи в реестр может и сам нотариус, и его стажер, помощник либо иное уполномоченное лицо, которое трудится по договору в государственной конторе либо же у частнопрактикующего нотариуса. Записи в реестре производят ручкой с чернилами синего либо фиолетового цвета. Заполнять реестр необходимо разборчиво и аккуратно, не допуская любого рода подчисток и обязательно прочеркивая незаполненные строки. Если возникла необходимость внесения в реестр поправок, то они в обязательном порядке оговариваются в конце записи, в которую были внесены, и заверяются росписью специалиста с указанием точной даты внесения таковой поправки.

Каждому из нотариальных действий, вносимых в реестр, присваивают собственный регистрационный номер, состоящий из номера самого реестра и порядкового номера нотариального действия, которое присвоено данному действию согласно с его регистрацией. Так, номер 1С-146, который был присвоен профессиональному действию нотариуса, означает: 1С – порядковый номер реестра для регистрации сделок, 146 – порядковый номер нотариального действия по удостоверению определенной сделки согласно регистрации в данном реестре. Регистрационные порядковые номера профессиональных действий нотариуса присваиваются в нарастающей последовательности, начиная с первого номера (с начала соответствующего календарного периода – года) и до конца года либо до полного заполнения реестра в конкретном календарном году.

Но в процессе заполнения реестра в отдельных случаях могут появляться ошибки в точной нумерации действий. При выявлении таких ошибок нотариус должен составить акт и затем подклеить его в конец реестра, проставить на место склейки акта и реестра оттиск печати с Гербом так, чтобы одна часть изображения располагалась на акте, а другая – на реестре.

Согласно с Правилами ведение реестра для регистрации профессиональных действий нотариуса на сегодняшний день производится на бумажном носителе. Но внедрение и последующее развитие телекоммуникационных средств в нотариальной области, введение электронной подписи нотариуса, переход на электронный документооборот не только при взаимодействии специалистов с разными органами и организациями, но и во время совершения нотариальных действий предполагает переход на ведение реестра в электронном виде. Значимость такого перехода обусловлена поставленной Правительством страны задачей по предоставлению госуслуг в нотариальной области в электронной форме. Для целей внедрения электронного нотариата в повседневную практику нотариальным сообществом нашей страны принято решение касательно реализации пилотного проекта по ведению электронного реестра нотариальных действий на базе современных нотариальных контор в разных российских регионах для дальнейшей оценки полученных результатов и последующей выработки рекомендаций о повсеместном использовании реестра в таком формате.