Порядок принятия на хранение документов

Нотариальное действие по принятию на хранение документов предусмотрено ст. 97-98 Основ о нотариате. На сегодняшний день правом принимать документы на хранение обладают исключительно нотариусы. Ранее совершать это действие также имели право консульские должностные лица, но затем был принят и введен в действие Консульский устав РФ, не предполагающий такого права.

Особенности принятия документов на хранение

В Основах о нотариате не раскрывается определение документов, хотя действие имеет к ним непосредственное отношение. Ввиду этого для присвоения статуса информации в задокументированном виде нотариусы используют положения ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28.

На хранение может быть принят документ на любом физическом носителе. Электронная документация не имеет материального носителя, она не может быть принятой на хранение. В данный момент в нотариальном деле никак не регулируется порядок принятия и хранения документов в электронном виде.

Опись принимаемых документов

В соответствие с принятыми нормами, принятие документов на хранение нотариусом сопровождается описью, она составляется в двух экземплярах – для лица, сдавшего документы, и второй экземпляр, который остается у нотариуса. Нормативно-правовой порядок регулирует оформление описи, по принятым нормам и правилам она должна включать в себя:

• Данные нотариуса – ФИО, полное название нотариальной конторы или нотариального округа, к которому данный специалист относится;
• Данные о стороне, передающей документы на хранение;
• Название документа с обязательным упоминанием вида – оригинал или копия, присвоенный номер, даты составления и выдачи;
• Название организация, которая выдала документ, или иной источник, который будет полезен для идентификации;
• Краткое содержание документа;
• Обязательно упоминается физическое состояние документа с перечислением всех имеющихся повреждений – ветхости, оборванных фрагментов, клякс и прочих помарок, отсутствующих частях текста.

Должностное лицо обязуется вернуть документ в том же виде, в каком он был принят, описание физического состояния документа имеет огромное значение для обеспечения сохранности в нотариальной практике. Нотариус подписывает оба экземпляра, то же самое делает и человек, который передает документы на хранение. На практике подпись нотариуса часто дополнительно заверяют его печатью без изображения Государственного герба РФ.

Также предусмотрено хранение без описи, нотариус может принять документ, не составляя опись, если это соответствует желанию человека, передающего документ. При этом в Основах о нотариате нет четкой формулировки о том, в каком виде должна быть выражена просьба принять документ без описи. Для того, чтобы избежать проблем и обезопасить свою деятельность, на практике данную просьбу всегда оформляют в письменной форме.

Для того, чтобы принять на хранение документы с описью, нотариус помещает их в персональный пакет. Целостность и сохранность пакета в данном случае подтверждается только печатью и подписью нотариуса, подпись сдавшего на хранение лица по правилам не требуется. Если же нотариус принимает на хранение без описи, то использование отдельного пакета, заверение печатью и подписью выполняется по усмотрению нотариуса.

После получения документов с описью нотариус отвечает за их сохранность, при хранении без описи работают другие условия. Если документы сдаются без описи, то нотариус будет ответственным исключительно за сохранность и целостность упаковки с документами.

Подтверждением сдачи документов и обязательным условием для того, чтобы получить их, является свидетельство о принятии документов, оно оформляется по форме, утвержденной Минюстом РФ. По правилам делопроизводства один экземпляр данного свидетельства прилагается в нотариальное дело.

Рисунок 1. Свидетельство, подтверждающее принятие документов на хранение

Документы будут храниться до окончания обозначенного срока либо выдаются по запросу ранее истечения этого срока. Для того, чтобы получить документы, требуется заявление от лица, которое оставило их на хранение, или вступившее в силу судебное решение.

Нотариус вправе выдать документы:

• Лицу, сдавшему на хранение;
• Уполномоченному представителю вышеупомянутого лица;
• Лицу, указанному во вступившем в силу судебном решении.

Нотариальные процедуры перед принятием документов

Перед тем, как выдать хранившиеся документы, нотариус должен соблюсти ряд процедур. Необходимой мерой является сверка предъявленного свидетельства и описи со вторыми экземплярами, хранящимися в нотариальном деле. Если же выдача производится в соответствии с решением суда, то происходит сверка материалов нотариального дела с информацией, содержащейся в копии судебного решения.

Рисунок 2. Расписка о принятии документов на хранение