Понятие документооборота в качестве функции управления знаниями

Понятие документооборота

Одна из главных задач руководства – сделать так, чтобы на предприятии в работе с документами был порядок и контроль за их соблюдением в отделах, т.е. документооборот. Делопроизводство, как деятельность, предоставляющая документирование, документооборот, результативное хранение и эксплуатация документов, регламентируется ГОСТ Р7.0.8–2013 «Национальный стандарт Российской Федерации»:

• система стандартов для информации, библиотечного дела и публикаций;
• ведение журнала и архивирование;
• термины и определения и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации»;
• система стандартов для информации, библиотечного дела и публикаций.
• управление документами. Общие требования.

Деятельность каждой организации, а тем более правовой, отображается в документах. Улучшение качества работы юридической фирмы требует оптимизации документооборота, сокращения текущих и эксплуатационных расходов, повышения качества обслуживания и управляемости бизнеса. Это, в свою очередь, приведет к снижению стоимости юридических услуг (что сократит расходы на персонал), ускорит принятие решений и, следовательно, повысит привлекательность бизнеса для клиентов.

Движение документов в делопроизводстве

Этапы документооборота:

• приемка, создание и первичная обработка документов;
• предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения управления (далее также – ДОУ);
• регистрация документов;
• организация движения документов внутри организации (включая информационно-справочные работы, представление документов исполнителям, контроль их исполнения, а также утверждение и подписание проектов документов);
• обработка исполненных и отправляемых документов.

Например, в Государственной системе управления управленческой документацией (ГСДОУ) рекомендуется, чтобы порядок передачи документов внутри организации был определен в конкретных технологических схемах, разработанных службой ДОУ и утвержденных руководством организации. В такие схемы предлагается включать все этапы, центры и точки для передачи документированной информации, сроков обработки и выполнения документов.

Система документооборота

Понятие выбора системы документооборота – это техническая функция, она связана с общей стратегией развития компании. В случае торговой компании выбор будет в значительной степени зависеть от целей, конкурентной среды, текущей структуры организации, и кроме того, от экономического воздействия внедрения. В случае государственного органа акцент должен делаться на полноте учета задач, выполняемых организацией, причем специфика этих задач связана со спецификой их деятельности. В целом, при выборе системы рабочего процесса необходимо учитывать множество факторов, и, как ни странно, экономическая эффективность рабочего процесса является одним из наиболее важных.

Оптимизация документооборота включает в себя ряд организационных, технических и программных разработок, выполняемых организацией.

Организационные меры

• Разработка нормативных правовых актов компании и методических документов, определяющих требования, правила и рекомендации по компании распространения документов как в целом по организации, так и по отдельным направлениям работы с документами или по отдельным видам документов.
• Четкая организованная работа службы, которая отвечает за документооборот, учет и сохранность документов, удобное распределение функциональных обязанностей между сотрудниками этой службы.
• Работа по обработке файлов в структурном отделе.
• Инженерные меры, средства оргтехники, компьютерной техники, дающие большие возможности для подготовки документов, осуществления электронного координирования, обеспечения документооборота.
• Компании результативного хранения документов.

Организационно-проектные меры

Требуются при вводе СЭД и имеют в виду, в первую очередь, выработку наиболее оптимизированных маршрутов продвижения документов, того пути, по которому проходит документ или комплекс взаимосвязанных документов при решении определенной функции или реализации определенного процесса. Здесь пройденная точка будет экземпляром операции документа.

Главной функцией документооборота на предприятии в таком проекте будут документы доставленные в кратчайший и самый прямой маршрут в самые короткие сроки. В то же время, дублирующие операции должны быть исключены, а файл должен быть перемещен обратно, а не из-за потребностей бизнеса. Информация представлена графически, что позволяет визуально и наглядно отобразить движение документа и последовательность операций, выполняемых во время выполнения функции (задачи) или процесса, и, соответственно, перемещение документа, используемого для решения задачи или исполнения.

В итоге организационно-проектных работ создаются новые документы, имеющие правовое значение для деятельности компании.