Раскрытие понятия "деловое совещание"

Подобные совещания/собрания могут занимать довольно много времени, которое не всегда расходуется рационально. Часто совещания с плохой организацией не приносят результатов из-за этого, а также из-за ошибок технического и психологического характера, которые были допущены в процессе их поведения. Чтобы повысить продуктивность подобных собраний, и сократить их длительность стоит совершенствовать порядок их проведения.

Основы правильной подготовки делового совещания

Наиболее важным в подготовке делового совещания является четкое определение его цели (ожидаемого результата), а также нужного типа решения и желательного итога проделанной работы. Получению необходимого результата существенно поможет точная формулировка предмета обсуждения.

Не менее важным в подготовительном этапе является разработка повестки дня.

Правильно разработанная повестка дня должна содержать следующие пункты:

• тема совещания;
• цель совещания;
• перечень вопросов для обсуждения согласно очередности их рассмотрения;
• время начала совещания и его окончания;
• место, где оно будет проводиться;
• фамилии, а также должности лиц, выступающих с докладом по основным вопросам и ответственных за их подготовку;
• время, которое будет потрачено на каждый вопрос;
• место, в котором можно будет ознакомиться со всеми материалами по всем вопросам.

Таким образом правильная повестка дня позволяет провести собрание по намеченному курсу и направить мысли участников в нужном направлении.

Деловые совещания желательно проводить в конкретный день недели (кроме экстренных случаев), лучше всего во второй половине или в конце рабочего дня.

Длиться такое совещание не должно более 1,2-2 часов — иначе после длительной непрерывной работы многие участники станут безразлично относиться к решаемым проблемам чисто по физиологическим причинам. Отсюда следует, что самое продуктивное деловое совещание — непродолжительное.

Число участников также должно находиться в разумных пределах и они все должны иметь отношение к рассматриваемым вопросам.

Согласно мнению П. Берда, которое он излагает в своей книге «Тайм-менеджмент », можно определять стоимость такого совещания в денежном эквиваленте в пересчете на зарплату участников.

Оптимальным количеством совещающихся считается численность в 6-7 человек. Если имеется веская необходимость, то это количество можно увеличить, но опять же в разумных пределах — общее число участников не должно превышать 15 человек. Увеличение количества присутствующих приводит к резкому снижению среднего коэффициента отдачи (иначе — участия), а также удлиняет совещание. Желательно на совещания приглашать исключительно тех руководителей среднего звена и специалистов, которые напрямую относятся к обсуждаемым проблемам (в чьей компетенции эти темы находятся).

Делегировать полномочия можно не только для участия, но и для ведения совещания. Вести его также поручают специалистам с наибольшей компетенцией в затрагиваемой теме. Благодаря такому ходу отмечается рост ответственности за принимаемые решения и повышение активности участников в генерировании идей и конструктивных предложений.

Однако стоит принимать во внимание, что существует разница между собраниями, которые проводит первый руководитель и теми, что ведет компетентный специалист. В первом случае на главное место в подсознании участников встает самосохранение, поэтому часто они не думают о том, как правильно и эффективно решить проблему, а сразу принимают версию, продвигаемую руководителем. Это не говорит о том, что такие руководители не должны проводить совещания, а о том, что всегда необходимо учитывать такие психологические эффекты и стараться отходить от стереотипов хотя бы время от времени.

Желательно, чтобы совещание проходило в просторном помещении за большим столом — иначе велик риск нарастания конфликтных ситуаций, так как скученность часто провоцирует агрессию. Доказано, что нахождение в маленьком помещении непроизвольно приводит к учащению пульса и повышению артериального давления.

Размещение приглашенных должно проводиться таким образом, чтобы они могли видеть друг друга (выражение лица, взгляда, мимику, жесты) — это улучшает восприятие информации. Поэтому лучше всего использовать стол в форме круга или овала и избегать длинных и узких столов. Лучше в таком случае сформировать из нескольких узких столов один большой, предпочтительнее квадратной формы. Обязательно нужно придерживаться следующего железного правила: руководитель совещания должен смотреть в глаза как можно большему числу участников собрания. Поэтому наиболее неудачным местом расположения руководителя является торец стола длинной и узкой формы. Такое размещение приводит к потере контроля над участниками, размещенными в противоположном конце.

Эффективности подобных заседаний также способствует знание участниками своих задач и правил поведения.

Что входит в задачи и правила поведения руководителя совещания

Чтобы совещание прошло успешно, его руководителю необходимо решить не только общие, но и специальные задачи.

К общим задачам можно отнести следующие:

• открытие совещания сообщением, касающимся обсуждаемой проблемы — оно должно быть кратким, четко сформулированным и ориентировать на позитивное/успешное решение поставленной проблемы;
• согласование в организационном плане рабочих правил, уточнение повестки дня, сообщение о регламенте, стоимости минут совещания, предупреждение о снятии выступления, не касающегося решаемого вопроса;
• подведение выработанных в ходе совещания итогов, на основе которых можно придерживаться договоренностей и компромиссов;
• удерживание дискуссии в предусмотренном направлении, осаждение излишне многословных, настаивание на выступлении тех, кто старается отмалчиваться, препятствование уходу от текущей темы, требование конструктивной критики, недопущение перехода на личности.

К правилам контроля за ходом совещания, которых должен придерживаться руководитель, относятся следующие пункты:

• необходимо держаться нейтральной позиции — это оказывает положительное влияние на эмоциональное состояние участников;
• нужно постоянно поддерживать беседу, при возникновении неловкой паузы необходимо быстро вмешиваться, задавая дополнительные вопросы, объясняя что-то или же подводя предварительные итоги;
• в случае возникновения напряжения между участниками следует незамедлительно принять меры;
• требуется препятствовать спорам с переходом на личности;
• нужно прогнозировать вероятность внедрения предлагаемых идей/решений и отклонять непродуманные варианты, обращать внимание желательно только на те, которые подкреплены фактическими материалами;
• начинать выступления абсолютно всех участников с поименного вызова;
• необходимо выслушивать мнения всех присутствующих — известно, что наиболее упорно удерживаются те идеи, которые не подверглись обсуждению;
• необходимо стараться выработать общий подход и находить точки соприкосновения;
• желательно принять нетерпимую позицию к экскурсу в прошлое, всяческим отклонениям от темы и деструктивной критике, допускаемой некоторыми участниками — совещание должно иметь последовательный ход в сторону разрешения поставленной проблемы;
• чтобы исключить недоразумения нужно по необходимости уточнять сообщения присутствующих (например, «Я это правильно понял? »);
• необходимо экономить время — для этого уже в самом начале мероприятия нужно по возможности объяснить, что поставленная проблема может быть решена в отведенное для этого время, не затягивая при этом совещание.

Авторитет руководителя совещания в большой степени зависит от степени его компетентности и последовательности проведения мероприятия, а также от того, насколько он следит за соблюдением регламента. Если он позволяет кому-то опоздать, пререкаться между собой в процессе совещания или приходить на него неподготовленным, то он сильно рискует полной утратой авторитета.

Никогда руководитель совещания не должен терпеть ситуацию, когда несколько невоспитанных коллег накаляют атмосферу, которая складывается в процессе обсуждения. Если человек занимает руководящую должность, то от него ожидают основательной подготовки к совещанию, дисциплинированности на всем его протяжении и попыток сделать все возможное для его успешного завершения.

По окончании совещания руководителю необходимо подвести его итоги с четкой проработкой решения и наметкой пути его реализации. Также нужно не упускать возможность поблагодарить за активное сотрудничество тех, кто оказался в меньшинстве в ходе дискуссий, так как именно совместные усилия всех присутствующих помогли достичь требуемого результата.

Правила поведения участников совещания

Не менее важно для продуктивности совещания и поведение принимающих в нем участие. Участник совещания должен:

• правильно представлять себя в собственных высказываниях, употребляя при этом «Я », а не другие формы (употребление «мы » в таком случае говорит о попытке ухода от ответственности за свои слова);
• высказываться конкретно, ясно излагать мысли, уметь отвечать за свои ошибки и отстаивать свою точку зрения, терпеливо относиться к инакомыслию;
• прослушав информацию, задавать вопросы, направленные только на уточнение и понимание обсуждаемой темы, не стоит задавать провокационные вопросы, способствующие конфликтам и приводящие к уходу от решения намеченной проблемы;
• по возможности воздерживаться от интерпретации чужих мыслей/идей, говорить исключительно о своем восприятии этих мыслей (то есть формулировать суждения в стиле «Я-сообщений », а не «Вы-утверждений » — например, не «Вы ошиблись здесь », а «Мне кажется, что здесь присутствует ошибка »);
• выражать свою позицию, стараясь найти наиболее оптимальное решение поставленной проблемы.

Ход совещания и полученные результаты вносятся в протокол — его необходимо вести кратко. Очень важно ознакомление с таким протоколом лиц, которые будут ответственны за выполнение принятых решений.

В деловом общении для руководителей среднего звена нужно разрабатывать модели результативных деловых совещаний.

Совещания, которые проходят на высшем иерархическом уровне, выглядят совершенно иначе. Здесь учитывается не только фактор полезности принятия решения для организации, но и фактор распределения власти и положения менеджеров, которые заняты в выработке решения — это играет значительную роль. Фактически, решения оказываются приняты еще до начала совещания — в ходе закулисных переговоров или борьбы.