Пресс-тур: сущность, этапы проведения и оценка эффективности

Основные понятия и задачи организации пресс-тура

В современной PR-деятельности особое значение имеют мероприятия, ориентированные на прямой контакт с представителями СМИ. Одной из результативных форм такого взаимодействия можно назвать пресс-тур.

Если рассматривать, что такое пресс тур это – речь идёт о детально организованном событии, инициированном PR-специалистами специально для журналистов и медиаплощадок, иногда включая инфлюенсеров. Сроки проведения варьируются – от краткосрочных выездов длительностью в несколько часов до масштабных поездок, растянутых на несколько суток и даже недель. Основная задача пресс-тура — формирование объективного информационного поля посредством качественных публикаций и репортажей в прессе.

Поводом для организации подобных выездов становится стремление показать журналистам реалии функционирования организации, наладить имиджевое восприятие бизнеса или донести до широкой аудитории значимость конкретного события. Форматы пресс-туров могут отличаться: от презентаций новых товаров или брендов до запуска туристических маршрутов, открытия инфраструктурных объектов или показа хода социально значимых проектов. Особенно востребован пресс-тур в сфере туризма, где личное знакомство прессы с продуктом или регионом помогает повысить медиаприсутствие.

Во многих случаях качественная организация пресс-тура приводит к формированию устойчивого пула журналистов, регулярно и лояльно освещающих деятельность компании. Такой подход повышает вероятность долгосрочного позитивного сотрудничества СМИ с брендом, а значит — его успешное позиционирование на рынке через медийные каналы.

Перед запуском мероприятия отдел по связям с общественностью формирует с топ-менеджментом не только стратегические цели поездки, но и прорабатывает медийный посыл каждого этапа. Организовывать пресс-тур целесообразно при действительно важном инфоповоде или необходимости привлечь инвесторов через освещение перспективных бизнес-проектов. Также пресс-туры используются как инструмент публичной демонстрации планов и достижений компании для широкой аудитории.

Важный момент для отдела внешних коммуникаций — получение от руководства официального подтверждения и подробной «дорожной карты» — документа, в котором зафиксированы цели тура, назначены ответственные и определена персональная ответственность каждого участника команды организаторов.

Шаги и алгоритм организации и проведения пресс-тура

Планирование пресс-тура связано с поэтапной проработкой логистики, содержания, коммуникационной стратегии и прикладных задач. Часто к организации привлекаются не только внутрикорпоративные подразделения, но и партнерские структуры: турагентства, представители индустрии гостеприимства, или специализированные министерства и ведомства. Их участие важно для бюджетирования и расширения ресурсов. 

Стандартный алгоритм подготовки пресс-тура включает:

1. Формализация целей: четкое определение, зачем проводится пресс-тур: обсуждаются как стратегические, так и тактические задачи.
2. Выбор даты и времени: согласование конкретных сроков проведения.
3. Подбор персонала: комплектование команды и обслуживающего состава мероприятия.
4. Изучение локаций: определение основного маршрута, объектов и тем для освещения.
5. Разработка маршрута: создание пошагового графика перемещений и посещений.
6. Формирование списка СМИ: подбор и приглашение журналистов профильных изданий.
7. Оповещение редакций: рассылка приглашений целевым медиаструктурам, актуальным по тематике тура.
8. Подтверждение участия: проверка откликов и формирование окончательного списка гостей.
9. Информационная поддержка: отправка анонсов, пресс-релизов и других материалов участникам тура.
10. Финальное согласование: утверждение окончательного состава группы и маршрута поездки.

Весь комплекс организационной работы и взаимоотношений с принимающей стороной ложится на плечи PR-менеджеров, которые также несут ответственность за сбор и актуализацию контактной базы СМИ. По завершении этапа подготовки готовится итоговый список аккредитованных журналистов — этот документ помогает анализировать последующую медийную отдачу.

Новейшая тенденция в PR — проведение так называемых fam-туров (от англ. familiarization trip), которые можно трактовать как пресс тур пример с насыщенной культурно-развлекательной программой. Во время fam-трипа деловая среда совмещается с неформальным общением, что способствует укреплению лояльности журналистов и делает освещение событий более живым и достоверным.

Структура бюджета и нюансы финансового планирования

Организация пресс-тура требует четкого учета всех расходов. Часть затрат может быть неочевидна на первом этапе: неучтённые расходы впоследствии негативно влияют на результативность и могут вызвать нарекания со стороны менеджмента.

Стандартные статьи расходов на пресс-тур включают:

• Услуги организатора: оплата работы агентств или специальных сотрудников.
• Визы и оформление документов: особенно актуально для зарубежных поездок.
• Страхование: медицинское и личное страхование участников.
• Питание: кейтеринг, обеды, кофебрейки.
• Развлекательные мероприятия: экскурсии, посещение культурных событий.
• Транспорт: билеты на самолёты, поезда, автобусы и внутренняя логистика.
• Проживание: аренда номеров в отелях или гостиницах для всей группы.
• Локальный транспорт: аренда микроавтобусов, такси, общественный транспорт.
• Информационная поддержка: услуги редактирования, верстки, подготовка пресс-материалов.

Благодаря комплексности задач пресс тур это одновременно и бюджетное мероприятие, и способ оценки эффективности коммуникаций компании. По итогам тура оценивается доля медиа-публикаций, уровень вовлеченности и качество освещения продукции или событий на целевых площадках.

Бонусом к медийной отдаче становятся личные знакомства между журналистами и топ-менеджерами компании, обновление базы деловых контактов, инициирование новых тем для публикаций, заключение партнерских соглашений.

Идеология, цели и измерение успешности пресс-тура

Проведение масштабного пресс-тура требует значительных временных и ресурсных вложений, но опыт доказывает его высокую отдачу. Именно на выездных встречах возникает атмосфер доверия и возможности вести диалог за рамками казенного формата — эти неформальные связи часто перерастают в устойчивое плодотворное сотрудничество.

Главные цели пресс-тура, как их можно структурировать:

1. Публичность и охват: инициирование публикаций по тематике мероприятия или проекта.
2. Создание сети контактов: укрепление професссиональных отношений со СМИ.
3. Демонстрация уникальности: интеграция новых решений и подходов в сферу публичной коммуникации.
4. Трансляция миссии: донесение до аудитории ключевых смыслов и ценностей бренда.
5. Координация информирования: построение единой линии трансляции информации СМИ.
6. Обновление баз данных: актуализация списка доверенных журналистов и PR-агентов.
7. Повышение экспертности: увеличение объёма знаний медиа-участников о бренде, его новых продуктах и услугах.

Существенное значение имеет формирование положительного образа «послов бренда» — то есть тех журналистов, которые будут выступать коммуникаторами между организацией и широкой аудиторией.

Даже если пресс-тур проводится на фоне острых вопросов или сложных репутационных ситуаций, ключевой принцип — никогда не скрывать информацию и не пытаться блокировать дипстрибьюцию мнений. Наилучшая стратегия — делиться с прессой достоверной и доказательной информацией, делая акцент на фактах, результатах и прозрачности.

Если вся работа была организована правильно, результатом становится не только публикация большого количества материалов в различных СМИ, но и долгосрочный рост доверия к компании, увеличение числа клиентов, а также более сильное конкурентное преимущество.

Итак, пресс-тур — это не только инструмент оперативной коммуникации, но и универсальный способ построения репутации, создания позитивного медиафона и развития долговременного партнерства между бизнесом и средствами массовой информации.