Основные этапы документооборота

Прием и регистрация документов

Средства почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи, электронная почта и нарочные – это то, что обеспечивает доставку служебной корреспонденции на адрес отраслевого управления, его подразделений и подведомственных учреждений.

Как только доставка корреспонденции осуществлена, происходит ее прием и первоначальная обработка. В ходе первоначальной обработки корреспонденции, которая поступила, проверяют комплектность и целостность документов и их приложений, присутствие нужных реквизитов. Цель проверки правильности доставки – найти корреспонденцию, которая была доставлена не по тому адресу.

Конверты, обозначенные отметкой «Лично» проходят регистрацию в журнале учета пакетов и идут дальше по назначению под роспись в соответствующем журнале. Другие документы передают на регистрацию и предварительное рассмотрение.

На правом нижнем углу первого листа основного документа ставят отметку или штамп, где указана дата, индекс, входящий регистрационный номер.

Далее идет этап регистрации и распределения поступившей корреспонденции. Документы регистрируются и распределяются на несколько групп:

• те, которые должно рассмотреть руководство;
• те, которые направляются непосредственно в подразделения и к ответственным исполнителям. Это такие документы, которые адресованы непосредственно подразделениями либо их руководителям.

Поступившие документы регистрируются с помощью ввода информации о них в автоматизированную систему делопроизводства и документооборота или в журналы (электронная форма учета документов и карточки соответственно).

Регистрации подлежат все без исключения поступившие документы, за исключением документов и корреспонденции, которая не подлежит регистрации, а это:

• обзоры печати;
• книги;
• газеты;
• каталоги;
• журналы;
• проспекты;
• документы на иностранном языке с отсутствующим переводом;
• рекламные материалы;
• ведомственные статистические отчеты;
• пригласительные билеты;
• прейскуранты;
• поздравительные открытки и телеграммы;
• документы бухгалтерского учета (квитанции, счета, документы без подписи).

Регистрация ответов на служебные документы происходит точно так же, только добавляется цифровой индекс подразделения и индекс «исх». Поступившие документы рассматриваются в подразделениях и подведомственных учреждениях, это делают руководители подразделений и подведомственных учреждений, а также их заместители.

В резолюцию руководителя по исполнению документа присутствует следующая информация: непосредственные поручения исполнителю или исполнителям, которым адресован документ, предписанные действия, последовательность, порядок и сроки выполнения, подпись руководителя и дата.

После того, как документы будут рассмотрены руководителями структурных подразделений и подведомственных учреждений, они направляются обратно в службы делопроизводства структурных подразделений и подведомственных учреждений – чтобы была внесена отметка о прохождении документа. После этого они направляются на исполнение.

Документы, отмеченные «контролем» и документы, содержащие поручения, требующие ответа перед тем, как отправить на исполнение обозначают штампом «подлежит возврату».

Документы выдаются представителям или нарочным структурных подразделений под роспись в специальном журнале (это разносная книга).

Существует несколько видов регистрационного учета:

• учет нормативных правовых документов. Это нормативные правовые документы от вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, распоряжения по основной деятельности;
• учет обращений граждан;
• учет служебной входящей документации;
• учет служебной исходящей документации.

Исполнение документов

Исполнение документов происходит после того, как они рассматриваются руководителем. Документы поступают от служб делопроизводства соответственно поручению (резолюции) на исполнение под расписку в определенной учетной форме (это регистрационно-контрольная карточка).

Дальше подготовительный ответ на исполняемый документ направляется к руководителю подразделения или подведомственного учреждения на подпись, вместе с самим документом. Руководитель подписывает документ – насколько у него хватает полномочий и прав – и передает вместе с исполняемым документом в службы делопроизводства подразделений и подведомственных учреждений (там происходит их регистрация и отправка).

Документы начинают исполняться, когда они поступают в подразделения или подведомственные учреждения. Важно, чтобы исполнитель представил на подпись проект исполнительного документа не позже семи суток до обозначенного срока исполнения (либо подготовил предварительный ответ).

Далее копию документа-ответа кладут в дело – соответственно номенклатуре дел подразделения либо подведомственного учреждения. Вместе с копией идет входящий документ, на который имеется ответ, или с копией входящего документа.

Что касается оформления реквизитов в ходе подготовки документов, то для этого используются определенные реквизиты. Среди прочего – название организации, справочные данные о ней, название вида документа, дата, отметка о поступлении документа, его регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Правила оформления реквизитов

Есть определенные правила оформления реквизитов, которым нужно следовать при подготовке документов.

Название организации – автора документа – должно быть таким же, как наименование в ее учредительных документах. Над наименованием должно быть сокращенное, а если его нет, то полное наименование вышестоящей организации.

Оформление реквизита «справочные данные об организации» должно быть таким, чтобы в нем присутствовал почтовый индекс, номера телефонов (справочная служба), факсов, электронная почта и др.

Можно использовать такие наименования основных видов документов как постановление, приказ, протокол, акт, распоряжение, служебная записка, справка, отчет и план.

Дата документа – это дата, когда он был подписан или утвержден. Те документы, которые фиксируют решения и принимаются коллегиально (акты, протоколы и др), имеют дату в виде даты принятия решения, а не подписания.

Все даты в тексте – даты подписания, утверждения, согласования и т. д. – нужно оформлять с помощью арабским цифр в определенной последовательности: день, месяц, год. День месяца и сам месяц записываются словами и цифрами (к примеру, 14 мая 2019 г.), а также цифрами (две пары арабских цифр с разделением в виде точки). Год записывается с помощью 4 арабских цифр: 04.05.2011. Если в тексте есть ссылка на правовой акт или другой документ, то дату нужно оформлять так: письмо … от 14.06.2010 №…

Если в порядковом номере или числе только одна цифра, то перед ней нужно ставить ноль: 03.01.2010.

Для обозначения в документе периода времени (план 2006-2009 гг.) второй год прописывают полностью, а не только двумя последними цифрами.

Период времени можно обозначить при помощи предлогов с, до, по (слово включительно писать не нужно), или словами «по состоянию на…». Пример: «с 2006 по 2009 г», «за период с 16.07.2010 по 23.07.2011», «по состоянию на 18.03.2009». Слово «год» нужно сокращать только если оно идет с другими цифрами, сокращение в виде «с.г.» и «т.г.» не допустимы. Если в дате присутствует конкретный месяц, то слово «месяц» писать не нужно: «в апреле 2009 года», но не «мае месяце 2009 года». Слово «квартал» сокращать не нужно, для обозначения номера квартала используют римскую цифру (в I квартале 2009 года). Полугодие обозначается словом «в первом полугодии 2009 года».

Если в тексте присутствует «регистрационный номер документа», то он означает цифровое обозначение, которое приписывается документы в ходе регистрации.

Такой реквизит как «ссылка на регистрационный номер и дату документа» есть только в документах, которые представляют собой ответ на запрос (акт, докладная записка, письмо, справка, обзор, заключение и др). Информация в реквизит переносится с документа, который поступил.

Если такой реквизит есть, то в таком случае не нужно упоминать номер и дату поступившего документа в тексте письма.

Гриф «для служебного использования» и указание номера экземпляра нужно ставить в верхнем правом углу первой страницы документа.

Гриф «согласование документа» включает слово «согласовано», должность лица, с которым этот документ согласовывается (в том числе название организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования (ставится в левом верхнем углу листа).

Что касается виз согласования документа, то они включают подпись и должность визирующего документа, расшифровку подписи (фамилия и инициалы), а также дата подписи.

Если это документ, оригинал которого отправляется из организации, то виза ставится внизу лицевой стороны копии отправляемого документа.

Адресование документа заключается в том, что они адресуются в организации, структурные их подразделения, а также должностным или физическим лицам.

Название организации и ее структурное подразделение нужно писать в именительном падеже. К примеру, «Министерство юстиции Российской Федерации».

Документ адресован должностному лицу, должность прописывается в дательном падеже, а инициалы ставятся перед фамилией:

Управление президента РФ по работе с обращениями граждан Заместителю начальника Управления К. Р. Елисееву.

Если документ адресован руководителю организации, то ее название должно присутствовать в составе наименования или должности адресата.

Если адресат документа – несколько однородных организаций, то их названия нужно обобщать. К примеру, руководителям учреждений социальной защиты населения города Уфа.

Реквизит «адресат» должен содержать компоненты почтового адреса в последовательности, которая установлена правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма организации нужно обозначить ее наименование и почтовый адрес.

Если документ адресован физическому лицу, то нужно указывать инициалы и фамилию получателя, а после почтовый адрес (с улицей, номером дома, квартиры, названием населенного пункта и индексом).

В реквизите не должно быть больше, чем 4 адресата, а все экземпляры должны быть подписаны. Если присутствует большое количество адресатов, то должен быть составлен список рассылки.

Что касается грифа утверждения документа, то он ставится в верхнем правом углу документа и представляет собой слово «утверждаю», название должности утверждающего лица, подпись, инициалы, фамилию и дату утверждения.

Важным моментом является реквизит «резолюция», который оформляет специальное должностное лицо. В нем содержится поручение по документу. Обычно резолюция оформляется на специальном бланке (формат А6). На нижнем поле обозначается номер и дата документа, к которому относится резолюция.

В резолюции должны быть определены подразделения или должностные лица Департамента, которые получили поручение выполнять задания, анализ и выработать предложения.

В резолюции должны быть фамилии исполнителей (названия подразделений), содержание поручения, сроки выполнения, а также подпись и дата.

В таком реквизите как «заголовок к тексту» представлено краткое содержание текста. Если заголовок есть, то это уменьшает время прохождения документа при регистрации и исполнении.

Заголовок должен соотноситься с названием вида документа. К примеру, приказ (о чем) о создании аттестационной комиссии, карточка (чего) учета движения основных денежных средств. Заголовки не нужны в документах формата А5, письмах, состоящих из 2 и менее страниц, а также ответам на обращения граждан.

Отметка о контроле нужна на документах, которые обязательно должны его пройти. Это должна быть буква «К» или штамп «КОНТРОЛЬ. СРОК».

Важный момент – текст документа и оформление приложений к документу. Есть 3 вида приложений к документу:

1. Приложения, которые утверждаются или вводятся в реализацию при помощи соответствующих нормативных правовых и распорядительных документов (постановлениями, приказами, распоряжениями).
2. Приложения, которые поясняют либо дополняют содержание основного документа.
3. Приложения – самостоятельные документы, которые идут с сопроводительным письмом.

Есть 2 способа оформить отметку о наличии приложения:

• если приложение называется в тексте, то отметка о его наличии оформляется так: приложение – на 4 л. в 3 экз;
• если в документе есть приложение, которое не называется в тексте, то нужно указать его название, количество листов и экземпляров. А если есть несколько приложений, то они нумеруются. К примеру, приложение: 1. Штатное расписание … на 3 л. в 3 экз. 2. Смета расходов … на 2 л. в 2 экз.

Если документ идет с другим документом с приложением, то есть правило оформления отметки о наличии такого приложения. Приложение: письмо Министерства юстиции РФ от 16.07.2011 № 02-3/164 и приложение к нему, всего на 6 л.

Если приложений много, то на них отводится отдельная опись, а в документе после текста нужно указать:

• приложение: согласно описи на 4 л.

Последний момент – это подпись документа. Реквизит подпись содержит наименование должности подписывающего документ лица, а также подпись и ее расшифровку (фамилия и инициалы). Должность должна быть записана полностью, если документ оформлен не на бланке, и сокращенно, если оформлен на бланке.

Если документы подписываются на бланке должностного лица, то должность подписавшего указывать не нужно.

Если документ подписывает несколько должностных лиц, должности которых равны, то подписи должны находиться на одном уровне.

Может подписывать документ лицо, исполняющее обязанности должностного лица – нужно указывать фактическую должность и фамилию. Нельзя ставить подпись от руки «зам», а также косую линию перед названием должности.

Если это документ коллегиальных органов – коллегии, совета и пр. – то его должен подписывать председательствующий на заседании коллегиального органа и секретарь.

Документы, составленные комиссией, нужно указывать не должности лиц, которые подписывают документ, а их обязанности в составе комиссии (в соответствии с распределением). К примеру:

• Председатель комиссии (подпись) А. Р. Шляпошников;
• Члены комиссии (подпись) Л. Р. Понамарев.

Подлинность подписи должностного лица на документах заверяется печатью. Такие документы предусмотрены специальными нормативными актами, удостоверяют права лиц, фиксируют факты, которые связаны с финансовыми средствами.

Документы, связанные с финансами, получают печать на специальном отведенного для этого месте. Важно не захватывать наименование должности и подписи.

Также важно, чтобы оттиск печати хорошо читался.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков или наименований дел, которые заводятся в делопроизводстве в государственных органах (с указанием сроков хранения, этот список оформлен в установленном порядке).

Номенклатура дел нужна для того, чтобы сгруппировать выполненные документы в дела. Также это помогает систематизации и учету дел, определению сроков их хранения. Это основа для формирования описей дел постоянного и временного (больше 10 лет) хранения, для учета дел временного хранения (до 10 лет).

Разделы номенклатуры дел государственных органов называют в соответствии со структурными подразделениями, находящимися в свободной номенклатуре дел (в соответствии со структурой, которая утверждена).

Номенклатура дел в государственных органах – это службы делопроизводства во взаимодействии с соответствующими структурными подразделениями и архивами госорганов.