Специфика управления коммуникациями

Суть коммуникации

Если рассматривать классическую формулу Г. Лассуэла, то этот процесс характеризуется пятиэлементную структуру. Можно дополнить ее функциональными переходами между элементами, то можно получить определенную схему:

Кто сообщает — что сообщает — по какому каналу — кому сообщает с каким эффектом.

Между первым и вторым этапом происходит формирование сообщения. Между вторым и третьим — выбор канала и кодирование сообщения. Далее — прием сообщения, а в конце — декодирование сообщения.

Особенности функциональных переходов

Важно дать пояснение функциональных переходов.

Формирование сообщения — это перевод идеи коммуникатора в плоскость ментальной речевой конструкции. Затем нужно выбрать канал передачи сообщения, учитывая сложность и важность этого сообщения, и закодировать его. Главные каналы передачи информации могут быть расположены в порядке уменьшения числа передаваемых сигналов и увеличения времени на получение обратной связи. Это:

• устный канал. Это вербальные и невербальные, зрительные и аудиосигналы;
• видеоканал, где присутствуют те же сигналы, но без эффекта присутствия;
• письменный канал, который имеет в виду только вербальные сигналы;
• личные и безличные каналы;
• прямые и опосредованные каналы.

Сообщения кодируются с учетом особенностей восприятия реципиента или адресата, которые можно определить уровнем его общей и профессиональной культуры, а также при помощи степени владения темой сообщения. Затем происходит восприятие реципиентом сигналов, которые до него доходят (прием) и декодирование сообщения с восстановлением его первоначального смысла. Адекватность или запланированность эффекта сообщения зависит от того, насколько качественно осуществляются все функциональные процедуры. Также наблюдается зависимость от состояния коммуникационного климата, а именно от желания реципиента понять сообщение и при необходимости предпринять соответствующие действия. Все сознательные или случайные ошибки, а также объективные трудности и технические сбои в процессе передачи и приема информации получили название коммуникативных помех.

Виды организационных коммуникаций

Организационные коммуникации бывают:

• внешними (с внешней средой);
• внутренними;
• формальными;
• неформальными;
• централизованными (соответствуют иерархии организации);
• децентрализованные (имеют вид звезды, круга, виноградной лозы).

Наиболее эффективной в плане управления внутренними коммуникациями можно считать классификацию коммуникаций на нисходящие, восходящие и горизонтальные.

Представим в таблице виды организационных коммуникаций:

Понятие «управление организационными коммуникациями» должно включать:

• создание организационных структур, которые будут оптимальными с позиции обмена информацией;
• обеспечение процесса обмена информацией — в соответствии с описанной выше схемой;
• воздействие с коррекцией на систему коммуникаций, цель которой — устранить помехи, а именно преднамеренного и непреднамеренного искажения информации.

Последний аспект управления организационными коммуникациями стоит раскрыть подробнее.

Особенности видов организационных коммуникаций обуславливают преднамеренное искажение информации:

• нисходящие — в силу того, что руководством замалчивается эксклюзивная часть информации;
• восходящие — в силу того, что происходит заинтересованный отбор информации о выполнении заданий и происшествиях;
• горизонтальные — в силу укрывания индивидуальных и групповых интересов.

Основные причины преднамеренного искажения информации — это:

• различия в целях подразделений;
• перегрузка информацией в отдельных звеньях коммуникации;
• различия, имеющиеся в статусах коммуникантов;
• дефицит горизонтальных коммуникаций;
• дефицит неформальных коммуникаций;
• неблагоприятный морально-психологический климат в коллективе.

Можно выделить несколько системных направлений для управления этими дефектами коммуникаций:

• формирование системы открытых коммуникаций и позитивного коммуникативного климата, которые базируются на командной работе и доверительных отношениях;
• увеличение или уменьшение пропускной способности каналов посредством делегирования полномочий или централизации;
• формирование системы общественного информирования — проведение общих собраний, издание информационных бюллетеней и многотиражек;
• наличие обратной связи при помощи общения с сотрудниками (выход в народ) и проведения опросов общественного мнения;
• создание системы проявления инициативы снизу. Это кружки контроля качества, прямые линии, сайты для предложений;
• внедрение современных информационных технологий. Имеются в виду компьютерные информационные сети, системы видеонаблюдения, автоматизированный контроль.