Отчёт по практике по делопроизводству: «Делопроизводство» заказ № 714793

Руководство практикой студентов осуществляют совместно руководитель практики от организации (непосредственно на рабочем месте студента) и преподаватель кафедры документоведения (методическое руководство). Руководитель практики от организации оказывает систематическую помощь и контроль за работой студента в организации, оценивает результаты практики в индивидуальной характеристике. Преподаватель кафедры осуществляет методическое руководство в процессе прохождения практики, проверяет и оценивает конечные результаты прохождения практики на основании характеристики и отчета, представленного студентом после завершения практики. Для изучения традиций и правил создания документов, студенты используют методы изучения документов, интервьюирования и личного наблюдения. МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ПРАКТИКИ На каждую неделю практики студентам предлагается определенный план мероприятий для изучения: 1-я неделя: Изучение организационных и нормативных документов, устанавливающих правила делопроизводства в конкретной организации. Руководитель практики от организации может провести вступительное занятие со студентами, целью которого является ознакомление практикантов с историей, современными задачами, направлениями деятельности и особенностями документирования управленческой деятельности учреждения. Если в архиве организации имеется историческая справка о фондообразователе, она изучается студентами. Далее студент приступает к изучению организационно-правовых документов, регламентирующих юридический статус учреждения, его организационно-правовую форму, организационную структуру и направления деятельности. К таким документам относятся: Устав (положения) организации. Положения о структурных подразделениях. Должностные инструкции сотрудников. Штатное расписание Номенклатуры дел организации. Инструкции по делопроизводству [1]. По итогам изучения студенты должны собрать информацию по следующим вопросам: -дата создания организации; -название организации; -цель создания и функции организации; -организационно-правовая форма организации; - организационная структура и порядок управления; -состав документов организационных организации; -степень отражения в документах требований к документированию управленческой деятельности (порядок издания, подписания, хранения). В результате студенты графически вычерчивают структуру организации. Все собранные сведения студенты оформляют в виде дневниковых записей, где отмечают дату записи и источник, которым они пользовались. Эти выписки из организационных документов студенты представляют руководителю практики от организации в беседе с которым обсуждают специфические особенности структуры и руководства организацией. Собранные сведения студент затем оформляет в качестве первой главы отчета по практике. 2-я неделя: Изучение видового состава документов организации, правил составления и оформления документов, принятых в организации. В течение этой недели студенты внимательно изучают нормативно-методические документы учреждения, регламентирующие правила составления и оформления документов, если такие имеются в организации. В числе этих документов могут быть: -инструкция по делопроизводству, -правила оформления документов, -регламенты, -стандарты организации, -приказы (распоряжения) о порядке создания и согласования отдельных видов документов и т.д. Студентам необходимо ознакомиться с системами документации, используемыми в организации, выявить основные виды и разновидности документов, применяемых для документирования деятельности организации в целом и структурного подразделения, в котором работает практикант. Состав документов, систем документации, используемых в деятельности организации, может включать унифицированные формы и формы, разработанные сотрудниками организации. Проводится детальный анализ организационно-распорядительной документации по следующим группам: -организационные документы; -распорядительные документы; -информационно-справочные документы. Изучая документы, студенты выявляют конкретные виды документов по каждой вышеназванной группе, составляемые организацией. Анализируя выявленные документы, студенты обращают особое внимание на: -оформление документов (наименование вида, наличие заголовка, оформление реквизитов в соответствии с требованиями ГОСТ Р. 6.30-2003), Например, студент выявляет наличие следующих реквизитов: -заголовков, -наименование вида документа, -даты, -регистрационного индекса, -отметок на документе. Обращается внимание на правильность адресования, порядок подписания, утверждения, порядок внутреннего внешнего согласования документов. Выявляются виды документов, на которые в организации ставится печать. Необходимо также выявить, используется ли в организации бланки документов, если используются, то какие (общий, бланк письма, бланк конкретного вида документа). Образцы бланков желательно приложить к отчету по практике. Помимо наличия бланков, в дневнике практики студенты фиксируют состав применяемых документов, отмечают наиболее распространенные в практике работы учреждения виды организационно-распорядительных документов, а также отмечают, где зафиксированы требования к составлению и оформлению документов организации. Необходимо также изучить техническую оснащенность процессов документирования, а именно: определить технические и программные средства, используемые сотрудниками для изготовления документов, степень оснащенности рабочих мест сотрудников компьютерами, оргтехникой и средствами связи. В письменном отчете необходимо отразить, какая программа используется в организации для создания документов, ее достоинства и недостатки. 3-я неделя Изучение организации работы с документами. В течение третьей недели студенты изучают: -документооборот организации; -порядок регистрации и построение информационно-поисковой системы; -технологию контроля за сроками исполнения документов; -составление номенклатуры дел; -организацию текущего хранения документов в структурных подразделениях организации; -экспертизу ценности и практической ценности документов; -подготовку и передачу документов в архив организации. Студенты анализируют документопотоки по видам документов, по корреспондентам, по уровням исполнения, составляют оперограммы движения входящей, внутренней и исходящей корреспонденции. Студенты изучают систему первичной обработки корреспонденции и правила отправки исходящих документов, анализируют порядок согласования и подписания документов, просчитывают объем документооборота за предшествующий месяц. Студенты изучают систему регистрации документов в учреждении, знакомятся с регистрационными формами и порядком их заполнения. Изучают систему информационно-справочной работы. Студенты знакомятся с организацией и технологией контроля исполнения документов в учреждении, анализируют перечни документов, подлежащих контролю. Делается вывод о возможности объединения регистрации, контроля и справочной работы в единый технологический процесс. Студенты выявляют и описывают существующую информационно-поисковую систему, как традиционную (картотеки, принципы и формирование), так и электронную (базы данных в компьютере). Студенты определяют качество оформления номенклатуры дел, наличие необходимой информации. Студенты изучают практику формирования дел, самостоятельно производят группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Студенты изучают процесс подготовки дел за предыдущие годы для сдачи в архив. Проверяются правильность оформления дел, их формирования. При необходимости студенты подготавливают внутренние описи и листы-заверители, нумеруют листы. На подготовленные к сдаче дела студенты составляют описи и по ним производят сдачу дел в архив учреждения. По итогам практики студент предоставляет руководителю практики от института следующие документы: 1. Характеристику, составленную на бланке организации (места прохождения практики) и подписанную руководителем от организации. (Приложение 1) 2. Дневник практики (Приложение 2) 3.Отчет о проделанной работе (Приложение 3) Требования к оформлению отчета, характеристики и дневника практики. Формой итогового контроля по результатам практики является отчет и характеристика организации. Изучив организацию и технологию документационного обеспечения управления организации, студенты делают соответствующие записи в дневнике по плану программы (Приложение 2). В последний день практики проводится итоговое совещание либо собеседование по результатам ее, где дается устная характеристика практикантов с оценкой по пятибальной системе ("отлично", "хорошо", "удовлетворительно", "неудовлетворительно"). Руководители от учреждения готовят также письменные характеристики студентов с указанием оценки. Характеристики, подписанные и с печатью, выдаются студентам на руки. Структура текста характеристики дана в приложении 1. В характеристике указывается, какая работа проведена студентом, уровень его профессиональной подготовки, отношение к работе, индивидуальные особенности. Подпись руководителя учреждения должна быть заверена печатью организации. Руководитель от кафедры проводит заключительное собрание, в результате которого и с учетом оценки организации выставляется окончательная оценка. Срок представления отчетов и характеристик - последний день практики. Отчет оформляется каждым студентом и имеет титульный лист (Приложение 3), оглавление, три раздела, заключение и приложения. Текстовая часть отчета должна включать не менее 10 страниц. Рекомендуются следующие разделы отчета: Введение 1.Документирование деятельности организации 2.Организации работы с документами Заключение Во введении дается краткая характеристика организации, в которой студенты проходят практику, (указывается название организации, ее юридический статус, организационная структура, порядок управления и руководства, отмечается принцип принятия управленческих решений (коллегиальный, единоначальный)), а также дается описание изученных нормативных документов в соответствии с поставленными в методических указаниях задачами. В первом разделе отчета необходимо перечислить: -Нормативно-методические документы, регламентирующие правила создания и оформления документов, -Системы документации, образующиеся в деятельности организации (назвать виды и разновидности документов для каждой системы). Подробно описать особенности оформления управленческих документов, правила оформления отдельных реквизитов документов (наименование вида документа, дата, подпись, и т.д.). Проанализировать бланки документов (указать виды) и оценить соответствие состава и расположения реквизитов бланка установленным требованиям. Во втором разделе отчета «организация работы с документами» затрагиваются следующие вопросы: - Прием и первичная обработка документов; -Регистрация документов; -Организация контроля за исполнением документов; -Организация текущего хранения документов; В заключении приводится итог изучения организации делопроизводства и формируются выводы по проделанной работе. В приложениях можно привести: -схема организационной структуры организации; -список нормативно-методических документов организации; -бланки всех видов организационно-распорядительных документов; -образцы документов; -форму регистрационно-контрольной карточки; -форму номенклатуры дел. [1] Студент изучает положение о структурном подразделении и должностные инструкции того подразделения, в котором он проходит практику.