Этапы оформления платежных документов

Как оформить платежный документ

Рассмотрим основные стандарты оформления платежных документов. 

Для того чтобы произвести кассовые выплаты, бюджетополучателям необходимо представить органам казначейства в электронном или бумажном виде необходимые платежные документы. Обращаться необходимо в структуры по месту обслуживания.

Ниже список необходимых документов:

• необходимо оформить Заявку на кассовый расход;
• необходимо оформить Заявку на возврат;
• необходимо оформить Заявку на получение наличных денежных средств.

Рассмотрим основные правила, которые надо знать при заполнении форм платежной документации:

• обязательно заполнить заголовочную часть формы документа;
• если отсутствует суммовой показатель в соответствующей графе, то в строке необходимо указать ноль («0»);
• необходимо указать номер документа и дату формирования документа со второй страницы и далее.

Платежный документ не примут в случае отсутствия целевого использования средств. Рассмотрим несколько таких ситуаций:

• если в указанной в платежном поручении статье экономической классификации было превышении сумм платежа остатков средств;
• при факте осуществления расходов без предъявления документов, подтверждающих правомерность оплаты. Речь идет об актах выполненных работ и счет-фактурах;
• при превышении суммы платежа установленных нормативов отчислений.

Хранение денежных средств

При осуществлении кассовых операций необходимо установить пиковую сумму наличных денежных средств, которую возможно хранить в месте для проведения кассовых операций. Место, где будет находиться касса, определяется руководителем компании, после того как в Кассовой книге выведена сумма остатка наличных денежных средств к концу рабочего дня. Еще это называется лимитом остатка наличных денег. В банке необходимо хранить наличные денежные средства вышеуказанного лимита остатка наличных денежных средств. Они также называются свободными денежными средствами.

Лимит остатка наличных денежных средств можно рассчитать по следующей формуле:

$\mathrm{L}= \frac{\mathrm{V}}{\mathrm{P}·\mathrm{Nс}}$,

где $\mathrm{L}$ является лимитом остатка наличных денежных средств, руб.; $\mathrm{V}$ является объемом поступлений денежных средств за выполненную работу, либо оказанные услуги за расчетный период, руб.; $\mathrm{Р}$ является расчетным периодом, определенным компанией, учитывающий объем поступлений наличных денежных средств за выполненную работу или оказанные услуги, рабочих дней (в этом случае возможно учитывать время максимальных объемов поступлений наличных денежных средств, динамику объемов поступлений наличных денежных средств аналогичных периодов прошлых лет; расчетный период может быть не более 92 рабочих дней); $\mathrm{Nс}$ является периодом времени между днями, в которые происходила сдача в банк компанией наличных денежных средств, которые были получены за осуществленные работы и услуги, рабочих дней. Этот период времени не может быть больше 7 рабочих дней, а в случае если компания находится в местности, где нет банковского учреждения, период может быть увеличен до 14 рабочих дней.

В ситуациях, когда поступления наличных денежных средств за оказанные работы и услуги отсутствуют, компания должна вести учет объемов выдачи наличных денежных средств, помимо сумм наличных денежных средств, которые предназначены для оплаты заработной платы, стипендии и т.д. При такой ситуации формула расчета лимита остатка наличных денежных средств будет выглядеть так:

$\mathrm{L}=\frac{\mathrm{R}}{\mathrm{P}·\mathrm{Nn}}$,

Где $\mathrm{R}$ является объемом выдачи наличных денег, помимо сумм, которые предназначены для оплаты заработной платы, стипендии и т.д. за расчетный период, руб.; $\mathrm{Nn}$ является периодом времени между днями получения компанией по денежному чеку в банке наличных денежных средств, помимо сумм, которые предназначены для оплаты заработной платы, стипендии и т.д., рабочих дней.

Компания вправе самостоятельно обозначить для себя ряд мероприятий, обеспечивающих сохранность наличных денежных средств, во время ведения кассовых операций, а также методов хранения, транспортировки, сроков и порядка осуществления проверок фактического наличия наличных денежных средств.

Счет 0201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства», бухгалтерские записи по счету

Рассмотрим в виде таблицы ряд бухгалтерских записей по счету 0201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства».

В данной таблице отражены такие бухгалтерские записи, как выбытие денежных средств владельцам, либо передача их по назначению в установленном порядке и т.д., а также такие первичные расчетные документы как уведомление по расчетам межбюджетных трансфертам.