Как осуществляется учет командировочных расходов

Основные нюансы командирования и учета командировочных расходов

Заработная плата по месту постоянной работы сохраняется за работником на протяжении всего срока командировки.

Место направления не имеет значения — работник может направляться как в другую организацию, так и в иное подразделение своего предприятия. Командировкой будет считаться направление в любое место, которое находится вне места постоянной работы сотрудника, если по условиям транспортного сообщения или типу выполняемых работ он не может каждый день возвращаться на место своего постоянного проживания.

В то же время служебными командировками не считаются поездки сотрудников, основная работа которых связана непосредственно с разъездами или перемещениями. Такой категории работников положены компенсации, но они устанавливаются в порядке, отличном от компенсаций за командировки служебного характера.

Отношения, которые устанавливаются между работодателем и командируемым сотрудником, нормируются трудовым законодательством и подпадают под ведение Правительства РФ, Министерства труда и социальной защиты.

Направление в командировку по службе имеет временный характер и определенный срок. На территории России этот срок не должен быть больше 40 дней (без включения времени нахождения в пути), за рубежом — 60 дней. Если работника требуется отправить в иную местность на больший срок, то это будет считаться временным переводом. На такой тип перевода в обязательном порядке должно присутствовать согласие самого работника.

Форма Т-9 (распоряжение работодателя о выезде в служебную командировку) обязательна для работника.

Какие расходы на отправление в служебную командировку компенсируются работнику

Сумма компенсационных выплат находится в зависимости от места командировки. По этому критерию командировки делятся на 2 типа (согласно законодательству РФ):

• в пределах РФ;
• за пределами РФ.

Согласно статье 168 Трудового Кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку, работодатель в обязательном порядке должен компенсировать ему:

• расходы на проезд;
• расходы на проживание (найм жилого помещения);
• дополнительные расходы (суточные), связанные с нахождением вне постоянного места жительства;
• прочие расходы, которые были произведены с согласия работодателя.

Также, если работник направляется в зарубежную командировку, ему компенсируются:

• расходы на оформление визы, загранпаспорта и прочих документов для выезда;
• обязательные расходы на консульство и аэродром;
• сборы на право въезда/транзита автомобиля;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
• прочие обязательные платежи/сборы.

Согласно статье 168 Трудового Кодекса РФ порядок возмещения расходов, которые связаны с командировкой, и их размеры должны быть определены коллективным договором либо нормативным актом локального характера.

Как производится учет командировочных расходов

Время нахождения в командировке по факту определяется по отметкам в командировочном удостоверении (форма Т-10) о дате прибытия в место назначения и выбытия из него.

Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, то за дату отъезда принимается текущее число, если после 24 часов — следующие сутки. Если место прибытия транспортного средства располагается за чертой города или иного населенного пункта, то в учет берется время, которое потребуется на проезд до пункта отбытия. Точно также определяется и время прибытия работника обратно в место постоянной работы.

Работнику, направленному в командировку, выделяется аванс в денежной форме в пределах сумм, которые полагаются на компенсацию его расходов. Для определения размера такого аванса желательно составлять смету на командировочные расходы. В ней отмечают место и срок командировки, стоимость проезда, размер суточных и расходы на проживание.

Выдача наличных средств под отчет производится только в случае получения отчета подотчетного лица в полной форме по уже полученному авансу. Передавать подотчетные деньги от одного лица другому запрещается.

Авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию, к нему прилагается командировочное удостоверение (должно быть обязательно оформлено в установленном порядке), документы о найме жилья и фактических расходах на проезд.

Кроме перечисленной выше документации, применяемой в организации для документального оформления расчетов с подотчетными лицами, направляемыми в командировки, могут использоваться:

• приказ об установлении увеличенных норм расходов на командировку;
• гражданско-правовые договоры с лицами, командированными за счет проверяющей организации;
• контракты с иностранными партнерами;
• письма-приглашения.

Отчет должен утверждаться руководителем предприятия, после этого он уже является основанием для выплаты подотчетному лицу перерасхода (если таковой по нему имеется) или внесения неиспользованного аванса в кассу.

В бухучете все типы командировочных расходов для работников коммерческих организаций компенсируются им полностью согласно фактическим расходам при наличии подтверждающих документов.