Статью подготовили специалисты образовательного сервиса Zaochnik.
График и организация документооборота
Содержание:
- 19 апреля 2024
- 6 минут
- 241
Организация документооборота в бухгалтерском учете и ответственность за соблюдение обязанностей по его регулировке лежит на главном бухгалтере организации.
Особенности управления документооборотом
Система управления документооборотом в организации регулируется на основе определенной последовательности:
-
Разработка положения о бухгалтерской службе.
-
Формирование должностных инструкций для работников бухгалтерии и иных работников, связанных с понятием бухучет.
-
Составление графика документооборота в организации.
-
Разработка технологии обработки учетной информации.
-
Подготовка номенклатуры дел и порядка системы хранения текущих документов.
Организацию документооборота также можно разделить на несколько ключевых этапов:
-
Составление и оформление документов.
-
Проверка документов.
-
Обработка документации в бухгалтерии.
-
Сдача бумаг в архив.
График документооборота
Весь процесс документооборота того или иного предприятия регулируется графиком.
Примерный график документооборота можно изучить далее:
На основании из графика документооборота строится вся работа бухгалтерских и смежных подразделений организации.
Этапы бухгалтерской проверки и обработки документов
Среди всех существующих этапов проверка бумаг является наиболее важным. Все документы, составленные в хозяйственных подразделениях предприятия, передаются в бухгалтерский отдел. Перед тем как быть внесенными в учетный регистр они проходят несколько шагов проверки.
-
Оценка документов с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций и их сумма. На данном этапе может использоваться техника встречной проверки документов.
-
Данный шаг обязует проанализировать бумаги на предмет формально грамотного составления. Изучается наличие необходимых реквизитов, правильность их заполнения, присутствие подписей должностных лиц, учувствовавших в совершении операции.
-
Группировка принятых и проверенных документов, арифметическая проверка, таксировка и кодировка.
Таким образом, документы проходят проверку по установленной форме, основаниям для записей в учетных регистрах, после чего подшиваются в соответствующие папки и используются в дальнейшем для всевозможных справок и проверок. Организация документооборота в бухгалтерии должна производиться согласно установленному государственному образцу.
Обработка
После всех установленных проверок принятые документы проходят несколько способов обработки:
-
Группировка.
-
Арифметическая проверка.
-
Таксировка.
-
Котировка.
-
Разноска.
-
Гашение.
Если анализировать понятие «группировка» более глубоко, то можно дать ему следующее определение:
Цель группировки – вывести показатель сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств за установленный отчетный период.
В свою очередь арифметическая проверка – это прием, который позволяет контролировать арифметические подсчеты, корректность отображения показателей количества и стоимости.
Таксировка – это, по большей мере, финансовый инструмент. Он позволяет выразить в денежном эквиваленте количественные сведения о проведенных хозяйственных операциях, содержащихся в документе. Для того чтобы проведение таксировки было доступным в документах должны быть проставлены цены с вычислением суммы. Следующий этап обработки – котировка. Это бухгалтерская запись в первично хозяйственном документе, а именно проставление корреспонденции счетов по отдельно взятой операции.
Такое понятие как разноска в делопроизводстве подразумевает запись данных бухгалтерских документов в соответствующие регистры бухучета.
Обработанные первичные документы обязаны иметь соответствующую пометку, сделанную бухгалтером от руки. Это может быть надпись или специальный штамп, который препятствует повторному использованию бумаг. Подобная отметка и будет являться гашением. Бумаги, которые носят экономический характер, т.е. приложения к приходным и расходным кассовым ордерам, документы – основа начисления заработной платы, получения материальных ценностей, в обязательном порядке должны подвергаться гашению штампом или записью от руки «получено» или «оплачено» с указанием точной даты.
После отражения данных обработанных документов на счетах бухгалтерского учета документы собираются в хронологическом порядке, подшиваются и передаются в архив. На папке указывается дата, номера документов, их количество и другие важные сведения. Все вложенные в папку документы должны иметь порядковую нумерацию.
Навигация по статьям