Счета бухгалтерского учета и двойная запись

Сущность и особенности активных и пассивных счетов

Бухгалтерия в своей работе использует систему счетов. Счета можно представить в виде модель формирования текущих сведений об имуществе, его источниках, обязательствах и хозяйственных операциях предприятий. Сведения и показатели, которые отражаются по бухгалтерскому учету, обобщают и переносят в регистры, а в дальнейшем в бухгалтерскую отчетность. Тему бухгалтерских счетов нельзя рассматривать, без разделения их в соответствии с экономическим содержанием и назначением.

Данное разделение происходит на активные и пассивные счета.

По счетам сведения собирают за месяц, после чего их необходимо закрыть и открыть снова в следующем месяце по балансу.

В виде схемы балансовые активные и пассивные счета отражает рис. 1.

Рисунок 1. Строение активных и пассивных счетов

Бухгалтерские счета и двойная запись представлена в виде двусторонней таблицы. Ее левая часть называется дебет (лат. debet – он верит), а правая часть – кредит (лат. creditum – он должен). Счета отражают остатки средств предприятий, включают их источники на начало месяца (входящее сальдо), а на конец месяца исходящее сальдо. Исходящее (конечное) сальдо на конец месяца, к примеру, на 31 июля, является начальным (входящим) сальдо на 1 августа.

Активные счета и двойная запись за месяц предполагают, что левая часть (дебет) формирует операции, которые увеличивают сумму имущества компании и дебиторскую задолженность. Операции включают:

• поступление денег в кассу, на расчетный и другой счет;
• приход сырья, материалов, продукции;
• капитальные вложения в строительство и покупка основных фондов;
• финансовые вливания в ценные бумаги;
• сумма дебиторской задолженности покупателей и заказчиков, учредителей и участников, по векселям, которые предприятие получает и прочие операции.

Бухгалтерия должна за месяц свести обороты по дебету и кредиту с выведением их суммы.

Активные счета могут иметь исключительно дебетовое конечное сальдо, определяемое с помощью расчетов (рис. 2).

Рисунок 2. Расчет конечного сальдо по активному счету

Операции включают:

• увеличение собственного капитала;
• получение заемного капитала в виде кредита или займа;
• рост суммы кредиторской задолженности перед поставщиками;
• увеличение долга сотрудникам предприятия по зарплате;
• рост долга перед бюджетом и внебюджетным фондами в сфере налогов и отчислений;
• сумма векселей выданных и авансов полученных и др.

На практике встречаются такие случаи, когда по активному счету входящее сальдо и обороты за месяц по дебету равняются кредитовому обороту за месяц по счету, при этом конечное сальдо можно считать нулевым. Пассивный счет, по которому за месяц сумма входящего сальдо и оборотов по кредиту равняется дебетовому обороту, имеет конечное сальдо нулевое.

Кроме названных активных и пассивных счетов, в бухгалтерском деле широкое использование нашли активно-пассивные счета. Классический пример активно-пассивного счета представлен 76 счетом — "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". Сальдо данного счета по началу месяца выводят в отдельности по дебиторам и кредиторам. После этого за месяц формируют суммы дебиторской и кредиторской задолженности. Далее происходит расчет конечного сальдо по дебиторам и кредиторам, отражаемых в отчетности обособленно.

Классификация счетов бухгалтерского учета и план счетов

В соответствии со степенью обобщения, систему счетов бух учета классифицируют на несколько групп:

• первого порядка (синтетические счета), на которых сведения формируют в самом общем виде (в денежном выражении);
• второго порядка (субсчета), где сведения формируются более детально и предназначаются для расшифровки сведений синтетического счета (в денежном выражении);
• третьего порядка (аналитические счета), где сведения нужны для детализации информации по субсчетам (в денежном или в натуральном выражении).

Так, синтетический счет первого порядка 41 "Товары" формирует сведения об остатках и движении продукции в целом по предприятию. При этом к нему открывают субсчета второго порядка: 41-1 "Товары на складах" (используется предприятиями оптовой торговли и общественного питания), 41-2 "Товары в розничной торговле" (применяется организациями розничной торговли); 41-3 "Тара под товары и порожняя тара” (используют организации торговли и общественного питания); 41-4 "Покупные изделия" (применяется предприятиями общественного питания) и др.

С целью формирования информации на уровне "центра ответственности", например, секции или склада, требуется более детальная информация. Тогда используют счета третьего порядка. Таким образом, к субсчету 41-1 "Товары на складах", открывают несколько аналитических счетов ("Электробытовые товары", "Хозяйственные товары"; "Мебель"). К субсчету 41-2 "Товары в розничной торговле" могут быть открыты счета: “Косметика”, “Обувь", "Одежда".

Детализация может быть продолжена открытием счетов 4-го, 5-го и последующих порядков. Так, к аналитическому счету "Обувь" бухгалтер может сформировать счета 4-го порядка: "Обувь демисезонная", "Обувь зимняя", "Обувь летняя". По необходимости открываются и счета 5-го порядка: "Обувь зимняя кожаная", "Обувь зимняя замшевая" и др.

Формирование массива информации по счетам разного порядка способствует обеспечению заинтересованных пользователей в "своей" информации и, в конечном счете, влияет на принятие эффективных управленческих решений любого уровня.

Между собой синтетические и аналитические счета имеют связь, так как с их помощью формируется информация об одних и тех же объектах учета, но в разной степени детализации. По этой причине итоговые сведения аналитических счетов, то есть входящее сальдо, дебетовые и кредитовые обороты и конечное сальдо, должны соответствовать показателям, отраженным на синтетических счетах. Положение по ведению бухучета и отчетности гласит: "данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета".

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности, утвержденный приказом Минфина РФ от 31.10.00 № 94н объединяет синтетические счета и субсчета.

Его нельзя считать нормативно-правовым документом, поскольку он относится к третьему уровню нормативного регулирования, не требуя регистрации в Минюсте. Базовые положения Инструкции по использованию Плана счетов сформированы на основе нормативной и законодательной документации 1 и 2 уровня регулирования (бухгалтерские стандарты). В целом план счетов является единым для любого предприятия, помимо кредитных и бюджетных организаций.

В соответствии со своей формой План счетов представляет собой систематизированный перечень счетов, сгруппированных в 8 разделов в соответствии со своим экономическим содержанием и назначением. Счета зашифрованы 2-значными цифрами, начиная с 01 и, заканчивая 99. План включает и резервные шифры, которые можно присвоить по мере необходимости определенным синтетическим счетам.

Далее в лекции необходимо рассмотреть основные разделы, используемые в Плане счетов:

Кроме 8 разделов План счетов содержит блок "Забалансовых счетов", объединяющий счета, по которым учитывается имущество, не принадлежащее предприятию, и обеспечение его обязательств. Этот тип счетов имеет 3-значные шифры (например, 001 "Арендованные основные средства").

Использование счетов первого и второго порядка, которые содержит План, обладает рекомендательным характером.

Двойная запись в бухгалтерском учете

Все хозяйственные операции относятся, как к самому имуществу предприятия, так и к его источникам (другому типу имущества). По этой причине запись по счетам осуществляют 2 раза: по дебету одного счета и по кредиту другого.

Далее необходимо рассмотреть использование метода двойной записи на конкретных примерах с отражением в учете хозяйственных операций.

Мы рассмотрели 5 операций, которые провело предприятие. Их общая сумма составила $2481\; 050$ рублей.

Указанные в примерах бухгалтерские проводки необходимо отразить по схемам счетов с принятием условия, что на начало совершения рассмотренных хозяйственных операций в начале месяца по счетам бухгалтерского учета было следующее сальдо:

Счет 41 — $416000$ рублей

Счет 51 — $480000$ рублей.

Счет 60 — $1\hspace{0.17em}257\hspace{0.17em}000$ рублей.

Счет 62 — $1\hspace{0.17em}485\hspace{0.17em}000$ рублей.

Счет 66 — $1\hspace{0.17em}124\hspace{0.17em}000$ рублей.

Необходимо последовательно отразить записи на схемах бухгалтерских счетов, которые обозначены с помощью шифров. По первой операции сумму запишем по дебету счета 41 и кредиту счета 60. При этом необходимо указать номер операции.

По второй операции сумму необходимо внести по дебету сч. 51 и кредиту сч. 66, указав номер операции. По оставшимся примерам данные вносятся аналогично.

После формирования бухгалтерских записей на схемах счетов, необходимо подсчитать обороты на счетах по дебету и кредиту (по каждому счету в отдельности). После определения и записи оборотов по счетам, можно перейти к расчету итогового сальдо за рассмотренный период (месяц). Для этого понадобятся формулы расчетов итогового сальдо по активным и пассивным счетам (таблица 1).

Таблица 1. Схемы бухгалтерских счетов по примеру 1-5

Мы рассмотрели небольшой фрагмент деятельности предприятия на пяти примерах формирования проводок. Посредством данных примеров мы наглядно рассмотрели контрольную функцию двойной записи.

Любые изменения в составе имущества предприятия способны синхронно повлечь за собой изменения и в составе источников собственных или заемных средств. При этом контрольное значение метода двойной записи по счетам отслеживается посредством определенного бухгалтерского регистра, который называется оборотная ведомость.

Другими словами, сведения с бухгалтерских счетов фиксируются горизонтально. Составление оборотной ведомости можно закрепить примером на основе предыдущих данных на примере 5 операций.

Таблица 2. Оборотная ведомость по синтетическим счетам за период

Приведенный вариант заполнения оборотной ведомости отражает, что она должна обеспечить равенство по трем парам итогов: сумма исходного сальдо на счетах ($2381\; 000$ $\mathrm{руб}.$); суммы оборотов месяца ($2\mathrm{481\; 050} \mathrm{руб}.$) и суммы итогового сальдо по дебету и кредиту $(1\; 910\; 850\mathrm{руб}.)$. Помимо этого, сумма оборотов по дебету и кредиту за месяц равна общей сумме оборотов по всем хозяйственным операциям — $2481050$ рублей.

Если же при разнесении бухгалтерских проводок на счетах бухгалтер по небрежности допустит ошибку, то ее возможно обнаружить в оборотной ведомости, поскольку сумма оборотов по кредиту счетов будет меньше, чем сумма оборотов по дебету. Можно сказать, что контрольное значение двойной записи на счетах сопоставляется с итоговой информацией оборотной ведомости по синтетическим счетам.

Оборотные ведомости составляются и по аналитическим счетам с целью контроля равенства показателей аналитического и синтетического учета. Так, сумма начальных сальдо по аналитическим счетам всегда равняется сумме сальдо начального по синтетическому счету, а обороты за период по аналитическим счетам равны сумме оборотов синтетического счета и сумме итогового сальдо аналитических счетов, то есть сумме конечного сальдо синтетического счета.

Рассмотренные проводки можно считать простыми, поскольку один счет дебетуется и один счет кредитуется. В практической деятельности можно встретить ситуации, когда необходимо составление сложной бухгалтерской проводки, в соответствии с которой один счет дебетуют, несколько счетов кредитуют, или наоборот, один счет необходимо кредитовать, а несколько счетов дебетовать.

К примеру, если на расчетный счет предприятия поступают деньги: из кассы, от покупателя и от заказчика за продукцию, от учредителей по формированию уставного капитала, то бухгалтерская проводка будет выглядеть следующим образом (рис. 4)

Рисунок 4. Сложная проводка