Как организуется бухгалтерский учет и контроль в организации

Организация учета на предприятии и ее особенности

Организация учета компании представляет собой важную часть ее учетной политики, организационной основой которой выступают принципы построения всей структуры бухгалтерии и определение ее места в управленческой системе компании.

Любое юридическое лицо должно вести бухгалтерский учет своей хозяйственной деятельности, вне зависимости от организационно-правовой формы (ООО, ИП, АО, ОАО и др.). Физические лица, которые осуществляют индивидуальную предпринимательскую деятельность, должны учитывать свои доходы и расходы в зависимости от действующего налогового законодательства.

Тему организации бухгалтерского учета и контроля нельзя рассматривать без рассмотрения предпосылок рациональной их организации, которые включают:

• исследование федеральных и отраслевых стандартов, положений, рекомендаций, инструкций и прочей документации, посредством которой производится регламент учета, ведения отчетов, а также организационные и производственные особенности организации;
• формирование характера и объемных характеристик учетной работы;
• организация структуры бухгалтерии, ее аппарата и форм связи с отдельными структурными элементами предприятия (отделами).

ЕСли рассматривать действующее законодательство, то ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухучета должно быть организовано руководством предприятия (ч. 1 ст. 7 Закона № 402). Руководство должно обеспечить необходимые условия для эффективного и правильного ведения бухучета с неукоснительным обеспечением выполнения всеми отделами и службами, персоналом предприятия, которые имеют отношение к учету, требований главного бухгалтера в области оформления и представления документов и информации для учета.

Руководитель предприятия в соответствии с объемом учета и организационно-правовым статусом имеет право (ч. 2, 3 ст. 7 Закона № 402):

• личного ведения учета (объекты малого и среднего бизнеса);
• передать ведение бухучета главному бухгалтеру или другому должностному лицу;
• передать ведение учета другой организации или специалисту через заключение договора об оказании услуг.

Ведение бухгалтерского учета

В первую очередь, при организации предприятий малого и среднего бизнеса, начинающий руководитель может осуществлять ведение учета лично. Это возможно, если он имеет соответствующие знания и навыки. В соответствии с ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в РФ» (п. «а», «б» ч. 2 ст. 4) объекты малого бизнеса включают фирмы, которые имеют в штате до 100 сотрудников за календарный год, объекты среднего бизнеса — от 101 до 250 сотрудников.

Тем не менее, для субъектов малого и среднего бизнеса предусматривается ограничение, по которому общая доля участия РФ, субъектов РФ, муниципальных образований, зарубежных предприятий и граждан, общественных и религиозных предприятий, благотворительных и прочих фондов в уставном капитале не должна быть выше 25%, исключая активы акционерных инвестиционных фондов и закрытых инвестиционных фондов).

Если предприятие не относится к субъектам малого и среднего предпринимательства, то руководитель может возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или другое выбранное лицо, которое в соответствии с ч. 4 ст. 7 Закона № 402 должно отвечать нескольким требованиям:

1. Наличие высшего профессионального образования, подтвержденного дипломом бакалавра, специалиста, магистра. Диплом выдается учреждением, прошедшим аккредитацию в соответствии с ФЗ от 29.12.12 г. № 273-Φ3 «Об образовании в РФ».
2. Наличие стажа работы, которая связана с ведением бухучета, формированием бухгалтерской отчетности (отчетности в сфере финансирования) или с аудиторской деятельностью. Стаж должен быть не менее 3 лет из последних 5 календарных лет. Если же отсутствует высшее профессиональное образование по специальности бухгалтерский учет (аудит), то стаж должен быть не менее 5 лет из последних 7 календарных лет;
3. Отсутствие неснятой или непогашенной судимости за преступления в экономической сфере в соответствии с гл. 21–23 УК РФ).

Требования к квалификации главных бухгалтеров кредитной компании установлены отдельно и предусмотрены нормативными правовыми актами Центрального Банка РФ.

Бухгалтерию можно представить в виде самостоятельного структурного подразделения предприятия, штатная численность которого зависит от размера организации, объема выпущенной продукции, объема учетно-отчетной работы и ее сложности, числа сотрудников и степени автоматизации учета.

Самая простая структура бухгалтерии характерна для небольших компаний (предприятий), где работу распределяют между исполнителями, не учитывая, как правило, специализацию по конкретным участкам работы.

Крупные и средние компании нуждаются в разделении бухгалтерии на несколько определенных частей (отделов, секторов, групп):

• расчетная группа (отдел), которая на основе первичных документов выполняет совокупность расчетов по заработной плате, осуществляет контроль использования фонда оплаты труда и фонда потребления, учитывает расчеты по отчислениям на социальное страхование и обеспечение, в ПФ РФ, фонд занятости и др.;
• материальная группа (отдел), ведущая учет поступления материальных ценностей, расчета с поставщиками материалов, поступления и расхода материалов по местам их хранения и использования; учет основных фондов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и готовых изделий;
• производственная группа (отдел), учитывающая затраты по всем видам производств, проводящая калькуляцию фактической себестоимости выпускаемых изделий, определяющая состав затрат незавершенного производства;
• общая группа (отдел), проводящая учет остальных операций (посредством этой группы ведется Главная книга и составляется бухгалтерская финансовая отчетность).

В зависимости от специфики производства в бухгалтерии могут быть выделены и другие подразделения.

Крупные компании и производственные объединения в рамках центральной бухгалтерии могут выделить самостоятельные структурные подразделения по каждому отдельному производству. Такое подразделение выполняет полный цикл учетных работ на правах самостоятельной бухгалтерской структуры. Такая комбинированная организация структуры бухгалтерии характеризуется тем, что права главного бухгалтера могут быть переданы руководителю подразделения бухгалтерии, который самостоятельно организует и осуществляет бухгалтерский учет в пределах установленных обязанностей.

Организационная структура бухгалтерии

Структура бухгалтерии в основном зависит от условий производственной организации и технологии, объема учета, наличия технических средств. Выделяют 4 основных типа организации структуры бухгалтерий:

• линейную (иерархическую),
• вертикальную (линейно-штабную),
• функциональную,
• комбинированную.

Линейная структура характеризуется тем, что персонал, работающий в бухгалтерии, находится в подчинении у главного бухгалтера. Использование этой структуры является оправданным для небольших фирм с численностью аппарата до 5-9 работников.

Вертикальная структура формирует промежуточные звенья управления, которые могут быть представлены группами, отделами, секторами. Каждое звено находится под началом старшего бухгалтера, а приказы и распоряжения главного бухгалтера передаются старшим бухгалтерам соответствующих отделов. Далее старшие бухгалтера определяют конкретных исполнителей и осуществляют контроль их работы. Эта структура бухгалтерии чаще всего используется средними и некоторыми крупными организациями.

Функциональная организация структуры бухгалтерии характеризуется распределением труда между сотрудниками и выполнением каждым из них однородных операций. Здесь один сотрудник может работать с первичной документацией, а второй вести учетные регистры с помощью обработанных документов. Такая работа ведет к сокращению издержек рабочего времени, усиливает контроль деятельности бухгалтерского аппарата.

Комбинированная организационная структура бухгалтерии часто используется крупными компаниями и производственными объединениями. Эти хозяйственные структуры по отдельным производствам, циклам и цехам выделяют самостоятельные бухгалтерии, при этом правами главного бухгалтера наделяют руководителей подразделений, самостоятельно осуществляющих учет в пределах установленных обязанностей и компетенции.

Часто крупные предприятия отдельно выделяют должность бухгалтера-ревизора, который в соответствии со своими должностными обязанностями проводит на основе действующего законодательства, инструкций и положений плановые ревизии. Если есть специальное задание, то ревизор должен провести документальную ревизию хозяйственно-финансовой деятельности предприятия или подразделения, которые находятся на самостоятельном балансе. Эта должность подразумевает своевременное оформление результатов ревизии и представление их в инстанции с целью принятия соответствующих мер.

Бухгалтерия в свой состав также должна включать должность кассира, который в соответствии с должностью осуществляет:

• ведение операций приема, учета, выдачи и хранения денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность;
• передачу по оформленным документам денежных средств и ценных бумаг в учреждения банка с целью выплаты работникам и служащим зарплаты, премий, оплаты командировочных и других расходов;
• ведение с использованием приходных и расходных документов кассовой книги, сверка фактического наличия денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком, составление кассовой отчетности.

По части учета материальных ценностей с бухгалтерией в тесном контакте должны работать заведующие складами. Несмотря на то, что склады предприятия не входят в структуру бухгалтерии, они подчиняются отделу снабжения или сбыта. Зав. складом должен выполнять все требования бухгалтерии, которые касаются ведения учета операций склада, соблюдения правил оформления и сдачи ПКО и РКО, составления установленной отчетности.

Руководство предприятия заключает с кассирами, кладовщиками и прочими материально ответственными лицами для обеспечения сохранности вверенных материальных ценностей договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Бухгалтерия или финансовый отдел должны организовать экономическую деятельность компании, направленную на то, чтобы обеспечить компанию финансовыми ресурсами, сохранность и эффективность использования основных и оборотных средств, своевременность платежей в федеральный и местные бюджеты, поставщикам и банкам. Отдел занимается разработкой проектов перспективных и годовых финансовых и кассовых планов, заявок на кредиты, принимает участие в подготовке проектов плана продажи продукции, планового задания по прибыли и налогу с оборота, повышении производственной рентабельности.

Особую роль в организации контроля играет внутренний контроль, обеспечивающий возможное принятие эффективных управленческих решений, а также их исполнение. Особое значение среди многочисленных субъектов внутреннего контроля (административно-управленческий персонал, ревизионные комиссии, службы экономической безопасности, внутренние аудиторы и др.) отведено главным бухгалтерам.

При возникновении разногласий между руководством и главным бухгалтером по ведению бухучета законодательство предусматривает особенный порядок принятия первичных документов и отражение объектов бухгалтерского учета. По Закону № 402 ч. 8 ст. 7 эти действия начинаются с письменного распоряжения руководителя предприятия, который обладает единоличной ответственностью за созданную в результате этого информацию и за достоверное представление сведений о финансовом положении предприятия на отчетную дату (финансовый результат и движение денежных средств за отчетный период).

Вместе с руководителем главный бухгалтер и руководители соответствующих подразделений и служб контролируют:

1. соблюдение правил в области оформления, приемки и отпуска ТМЦ;
2. правильный расход фонда заработной платы, установление должностных окладов, строгое соблюдение дисциплины (штатная, финансовая и кассовая);
3. правильное проведение инвентаризации денежных средств, ТМЦ, основных средств, расчетов и платежных обязательств;
4. соблюдение правил в сфере взыскания в требуемые сроки дебиторской и погашения кредиторской задолженностей, платежной дисциплины;
5. законное списание с бухгалтерского баланса недостач, дебиторской задолженности и др.

Если в составе объединений, предприятий, организаций, учреждений выделена самостоятельная финансовая служба, то на главного бухгалтера должны быть возложены обязанности учета финансовых, расчетных и кредитных операций и контроль законности, своевременности и точности оформления данных операций.

Если объем документов бухгалтерской (финансовой) отчетности незначителен, то ведение бухгалтерского учета может быть возложено на специалиста, оказывающего бухгалтерские услуги с заключением гражданско-правового договора.

По договору возмездного оказания услуг исполнители должны по заданию руководителя (заказчиков) оказывать услуги (проводить действия, осуществлять деятельность), за которую заказчик может оплачивать все услуги в сроки и в порядке, предусмотренные договорными отношениями (п. 1 ст. 779, п. 1 ст. 781 ГК РФ). Договор может включать положения по ответственности за возможные ошибки в отчетности, совершенные по вине исполнителя.