Как оформить результаты инвентаризации

После проведения инвентаризации может быть выявлено:

• равенство между фактическим и книжным остатком (положительный результат инвентаризации);
• превышение фактических остатков над книжными (что считается излишками);
• превышение книжных остатков над фактическими (является недостачей).

Как оформляются выявленные излишки и недостачи

Выявленные излишки приходуются и переносятся на финансовый результат предприятия либо на увеличение финансирования (фонды), после чего производится разбирательство причин образования излишков и определение виновных в этом лиц.

Если были выявлены наличные средства, которые не подтверждены приходными кассовыми ордерами в госорганизациях, то в течение 3 дней они поступают в бюджет.

Все выявленные в процессе инвентаризации расхождения между данными регистров бухучета и наличием объектов по факту должны быть зарегистрированы в бухучете в отчетном периоде, которому соответствует дата, по состоянию на которую была проведена инвентаризация (согласно части 4 статьи 11 Закона №402-ФЗ).

Если недостача получилась вследствие пропажи имущественных ресурсов, то администрация предприятия должна обратиться в органы внутренних дел (в частности — в полицию) по факту случившегося хищения. Если такого обращения не было, то имущество не может считаться похищенным и в обязательном порядке учитывается как недостача.

После того, как заявление о факте хищения было получено следственными органами, они проводят расследование, результат которого может оказаться следующим:

• виновное лицо было установлено, дело передается в суд, органы суда взыскивают сумму, равную сумме причиненного ущерба, с виновника;
• виновное лицо не было установлено.

С установленного виновного лица производится взыскание суммы в размере причиненного ущерба. При этом оценка стоимости украденного имущества производится по рыночной цене.

Если же виновное лицо (или лица) установлены не были или же суд выдал отказ на взыскание убытков с них — в таком случае все убытки, связанные с имущественной недостачей относятся на финансовые результаты предприятия. Помимо этого, есть еще один вариант развития событий — виновные в недостаче не обнаружены, но этот факт не подтверждается судебно-следственными органами.

Чаще всего причиной излишков и недостач являются злоупотребление лиц, несущих материальную ответственность и ошибки в ведении бухгалтерского учета. Также это может быть следствием ошибок, допущенных в ходе самой инвентаризации или же результатом пересортицы.

Что такое пересортица, причины и способы ее урегулирования

Пересортица выявляется только в процессе количественно-сортового учета. О ней также должны предоставляться письменные объяснения от материально ответственных лиц.

К причинам пересортицы относятся следующие явления.

1. Материально ответственными лицами были допущены ошибки в процессе приемки или отпуска товарно-материальных ценностей (например, по бумагам значилось масло 1 сорта, а отпустили масло 2 сорта). Такая пересортица возникает чаще всего тогда, когда разносортные товары, которые оказались и в недостаче и в излишках, мало отличимы внешне.
2. Материально ответственные лица намеренно злоупотребили своими обязанностями, то есть искусственно создали пересортицу путем обмана потребителей или при отпуске товара получающим лицам. Например, они могли отпускать товар, который по качеству был хуже указанного в накладной документации — таким образом, злоупотребившие лица товары лучшего качества реализовывали посредством розничной сети, создавая искусственную пересортицу в учете предприятия.
3. Бухгалтерские служащие могли допустить ошибки, внося записи в учет.
4. Работники могли умышленно делать неверные записи в первичной отчетности и бухучете — ради внесения путаницы в количественный (сортовой) товарный учет.

Пересортица может возникать в течение одного рабочего приема — в таком случае ее реализация и создание идентичны во времени. Однако существуют и сложные пересортицы — они создаются в течение нескольких рабочих приемов, накапливаются и реализуются только по окончанию определенного периода.

Несоответствия, которые влечет за собой пересортица, могут быть урегулированы за счет взаимного зачета излишков и недостач

Правила зачета пересортицы (их применение) определяет руководитель предприятия.

Какими бывают количественные потери и способы их учета

Также необходимо учитывать то, что при работе с пищевыми продуктами (их транспортировке, реализации и хранении) неизбежно возникают количественные потери, которые делятся на нормируемые и актируемые.

К причинам естественной убыли относят:

• усушку — уменьшение веса за счет испарения влаги;
• распыл — потери количества сыпучих материалов;
• утечку — потери жидких товаров сквозь тару или за счет таяния;
• раскрошку — уменьшение массы в процессе нарезки или рубки;
• розлив — уменьшение количества жидких товаров в ходе их перелива из одной тары в другую.

Естественную убыль никогда не начисляют практически на все изделия промышленного класса, а также на штучные продовольственные товары (например, консервам) и некоторые другие.

Также нужно уметь различать бой, лом и порчу товаров (товарно-материальных ценностей), на которые составляется специальный акт. В его составлении участвуют члены комиссии и материально ответственное лицо. В таком акте указывают наименование товара, его сорт, артикул, цену, количество, а также причины списания и лицо, повинное в этом (если оно установлено). После подписания такого документа испорченный товар можно реализовать по сниженной цене или уничтожить, что должно быть оформлено документально.

Оформление результатов инвентаризации должно производиться комиссией с участием материально ответственных лиц. В процессе этого могут быть составлены сличительные ведомости либо акты результатов инвентаризации.

В такой ведомости должны обязательно размещаться наименования товаров (ценностей), которые подвергаются сличению (сорт, цена, единица измерения). Также в ней должны присутствовать книжные остатки, выраженные в натуральной и денежной форме, фактические остатки (согласно инвентаризационной описи), информация о пересортице, естественной убыли и общих результатах инвентаризации.

Сличительные ведомости должны составляться только при ведении количественно-сортового учета (характерен для складов, оптовых баз и так далее).

Материалы, которые были получены по результатам инвентаризации, должны быть рассмотрены на заседании постоянно действующей инвентаризационной комиссии. В ее функции входит выявление причин недостач и излишков и лиц, виновных в этом. Помимо этого она вносит предложения, направленные на улучшение учета, условий хранения товаров и тому подобного. Предложения такой комиссии оформляются в обобщенном виде в унифицированной форме первичной учетной документации, которая была утверждена постановлением №26 (форма ИНВ-26) Госкомстата России (введено 27.03.2018 года).

Как происходит проверка правильности проведения инвентаризации

После проведения инвентаризации могут быть проведены контрольные проверки, направленные на выявление правильности ее проведения. Они должны проводиться обязательно в присутствии членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц — в обязательном порядке до открытия инвентаризируемых помещений (например, магазинов или складов). Результаты таких проверок оформляются в форме акта и вносятся в Журнал учета проверок правильности проведения инвентаризаций.

Все материалы работ инвентаризационной комиссии должны быть переданы в бухгалтерскую службу организации, где они отправляются на хранение на срок не менее 5 лет.