Автоматизация бухгалтерского учета: что нужно знать

Сущность и особенности автоматизации бухучета

В соответствии с видом деятельности принято выделять несколько видов АС:

• АСУ (автоматизированные системы управления),
• АС проектирования,
• АС научных исследований,
• АС бухгалтерского учета и др.

Использование АС бухгалтерского учета дает возможность экономии времени бухгалтеров за счет автоматизации повторяющихся действий. С ее помощью находятся арифметические ошибки в учете и отчетности, проводится анализ текущего финансового положения предприятия, включая оценку его перспектив. Помимо всего этого, АС бухучета способствуют сохранению в электронном виде первичных и отчетных документов, в том числе бланков форм с уже сформированными реквизитами.

БИС можно представить в виде программных комплексов, которые необходимы для автоматизации решений как отдельных задач учета, так и комплексных задач. Они используются с целью планирования, контроля и анализа, включая принятие эффективных и грамотных управленческих решений.

Задачи БИС включают в свой состав следующие:

• автоматизация обработки первичных документов;
• автоматизация всех задач бухучета, включая планирование и анализ финансовой и хозяйственной деятельности фирмы;
• создать, обработать и получить достоверную оперативную информацию;
• интегрировать оперативный, бухгалтерский и налоговый учет.

Основой бухгалтерских информационных систем, которые настроены на системный учет с использованием общего режима налогообложения, являются функциональные компоненты, которые в системе выполняют расчет, заполнение и обработку первичной документации. С их помощью накапливаются итоговые результаты и формируются отчетные формы.

В соответствии с разделами бухгалтерского учета в системе БИС происходит решение нескольких учетных задач: учет зарплаты; товарно-материальных ценностей и запасов; основных фондов и НМА (нематериальных активов); готовых изделий; производственных затрат; финансово-расчетных операций. Они призваны решить задачи оперативного учета посредством использования первичных документов и формирования финансовых отчетов.

Основной документ, который регламентирует стадии формирования и функционирования автоматизированных бухгалтерских ИС, представлен ФЗ от 27.07.06 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Он определяет несколько основополагающих понятий:

• информацию, включающую сведения (сообщения, данные), вне зависимости от формы их представления;
• информационную технологию в качестве процесса метода поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации, а также методов осуществления этих процессов;
• информационную систему, которая представляет совокупность включенных в базу данных сведений с обеспечением их обработки посредством технических средств и информационных технологий;
• информационно-телекоммуникационную сеть, которая определена в качестве технологической системы, необходимой для передачи по линиям связи сведений, доступ к которым проводится при использовании средств вычислительной техники.

Классификация бухгалтерских информационных систем

В соответствии со сферой применения бухгалтерские информационные системы классифицируют разрезе отраслей (торговля, туризм, общественное питание и ресторанный и гостиничный бизнес, страховая и аудиторская деятельность, жилищно-коммунальное хозяйство, работа банков, образование, медицина и др.).

В соответствии со степенью автоматизации происходит разделение на автоматизированные, автоматические и ручные системы. Ручные системы предполагают режим выполнения функции с помощью оператора. Автоматические системы реализуют функции без участия человека. Автоматизированные системы процесс решения поставленных задач осуществляют в совместном участии человека и автоматизированных средств.

Применяемые классификации учетной информации, включая план и группировку счетов, статьи балансовых отчетов, группировки, относящиеся к финансовым результатам, и прочее, главным образом, формируются в виде графических и табличных форм, представляя собой структурообразующие элементы. Основываясь на них, происходит построение моделей бухгалтерского учета, составляющих в совокупности с моделями интерпретации в целом систему бухучета.

Интерактивный режим обработки способен обеспечивать общение пользователей с ЭВМ. С помощью диалогового режима выполнения функции автоматизированной системы операторы управляют решением задач, меняя их порядок и условия через оценку информации, которая представляется посредством технических средств. Достоинство технологии работы интерактивного режима состоит в возможности параллельно решать несколько задач.

В соответствии с видами используемых программных продуктов информационные системы подразделяются на мини-бухгалтерию, комплексную информационную систему бухучета, интегрированную систему, инструментальную систему, корпоративные системы, комплекс функциональных бухгалтерских автоматизированных рабочих мест (АРМ).

Группа «Мини-бухгалтерия» включает в свой состав программы ведения бухгалтерского учета и формирования отчетных документов. Эти программы необходимы для организаций малого бизнеса, обладающих небольшой бухгалтерией, без ярко выраженной специализации работников по определенным учетным участкам. Они ведут относительно простой учет. К таким программам можно отнести достаточно универсальные и логически законченные программы с общим названием «Проводка – Главная книга – Баланс». С их помощью выполняется синтетический и аналитический учет. Самыми распространенными и популярными типовыми программными продуктами этого класса являются несколько базовых вариантов пакетов: «1C: Бухгалтерия», «Финансы без проблем», «Инфин», «Турбо-бухгалтер», «Инфо-бухгалтер» и др.

Программы, относящиеся к классу мини-бухгалтерия, наиболее популярны на современном рынке бухгалтерских программ, поскольку способны удовлетворять потребности большей части коммерческих компаний, относительно дешевые и просто адаптируются к пользовательским условиям.

Данные пакеты в основном предназначены для пользователей-непрофессионалов и просто осваиваются бухгалтерами. Основа всех пакетов представлена точным отражением финансово-хозяйственных операций в виде бухгалтерских проводок, оформленных в едином журнале хозяйственного учета, не выделяя отдельные участки учета. Бухгалтера в этом случае полностью освобождаются от ручной работы в области ведения учетных регистров, журналов-ордеров, ведомостей затрат по статьям калькуляции, составления отчетов. При этом на основе проводок, которые заносятся в единый журнал хозяйственных операций, бухгалтерия обеспечивает формирование шахматной и оборотно-сальдовой ведомости, всех форм отчетов, Главной книги, баланса, карточек синтетического счета. Вся совокупность выходных форм может быть выведена как на экран, так и быть сохранена на жесткий диск или напечатана.

Вне зависимости от широкого разнообразия программ для малого бизнеса, следует отметить их некоторые общие признаки. Главным образом, эти программы необходимы для того, чтобы вести синтетический учет, но, одновременно с этим, в них предусмотрены возможности выполнять несложные операции аналитического учета при условии небольшого объема информации. В программах предложены разные подходы к организации и ведению аналитического учета. Большую популярность получает и кодирование субсчетов и счетов аналитического учета. Программы обладают похожим построением меню, оперируют одинаковым набором клавиш, содержат план счетов, типовые проводки, предлагают помощь в форме подсказок, календаря, калькулятора; используют типовые формы бухгалтерской документации, предлагают возможность работать с различными валютами, формировать справочники, создавать архивные копии, получать расчеты за любой период, настраивать машину на соответствующий промежуток времени и др.

Программы способны обеспечить печать определенных форм первичного учета: платежного поручения, накладной, приходного и расходного кассового ордера. Работник бухгалтерии при этом самостоятельно имеет возможность провести корректировку и настройку плана счетов; изменить, исключить или ввести новые типовые операции, сформировать новые схемы корреспонденции счетов. Рассмотренные характеристики в полной мере можно отнести почти ко всем бухгалтерским программам.

«Мини-бухгалтерия» обеспечивает ведение бухгалтерского учета на одном персональном компьютере посредством формирования локального автоматизированного рабочего места. Не исключается и возможность организовать на малом предприятии и малую локальную вычислительную сеть, которая состоит из нескольких (чаще 3-4) персональных компьютеров, которые устанавливаются у руководителя, менеджера и бухгалтера.

Предназначение интегрированных систем заключается в использовании средними и малыми предприятиями. Как правило, система характеризуется локальной работой на одном компьютере или на нескольких компьютерах в сетевом варианте. Система используется чаще в бухгалтерии с количеством сотрудников от 2 до 5 человек. В случае локального использования системы на ПУ формируется в целом вся система, а сетевой вариант предполагает формирование нескольких АРМ в соответствии с участками учета. Сетевые версии интегрированных бухгалтерских систем часто рассчитываются на интеграцию с разными управленческими функциями. Так, программа «1C: Предприятие» (версия 7.5, 7.7, 8) помимо бухгалтерского и финансового учета применяется для производственного учета, исполнения операций в области снабжения и сбыта, планирования и анализа, включая автоматизацию документооборота.

Интегрированные бухгалтерские системы можно отнести к программам, которые объединяют и поддерживают ведение всех базовых функций и разделов учета. Их реализация осуществляется обычно на базе одной программы, которая включает несколько отдельных модулей, каждый из которых необходим для обработки соответствующих участков учета, на которых происходит ведение аналитического учета. Основа пакета, как и в «Мини-бухгалтерии», представлена Головным модулем «Проводка – Главная книга – Баланс», а также включает модули для ведения отдельных учетных участков. Состав модулей, с помощью которых обеспечивается автоматизированная обработка бухгалтерских задач, не всегда одинаков в разных программах. Главным образом, он представлен модулями, посредством которых ведется аналитический учет по финансовым и расчетным операциям, учитываются материалы, основные фонды, нематериальные активы и продукция.

Последовательная обработка учетных задач интегрированных систем состоит в том, что в первую очередь происходит обработка отдельных бухгалтерских задач по учетным участкам. В результате формируются аналитические сводки.

По окончанию обработки участка учета, происходит поступление бухгалтерских проводок в основной (головной) модуль с их записью в единый журнал хозяйственных операций. На основе журнала формируется оборотно-сальдовая ведомость, Главная книга, карточки счета, баланс, отчетные формы. Таким образом, происходит интеграция обработки всей совокупности бухгалтерских задач.

Лучшие пакеты данного класса представлены программами корпорации «ПАРУС», компании «1C» («1C: Предприятие»), а также программами «ИНФИН»,«Суперменеджер», «Инфо-бухгалтер», сетевой программой «Интегратор» фирмы «ИНФОСОФТ», «Турбо Бухгалтер», «БЭСТ».

Комплексная информационная система бухучета представляет собой различные подсистемы, которые соответствуют установленным разделам бухгалтерского учета для обозначенного потребительского круга. Они используются чаще всего средними и крупными организациями.

Такой бухгалтерский комплекс формируется для компаний, в которых организацию бухгалтерского учета осуществляют через комплекс связанных между собой рабочих мест. Характерные черты пакетов состоят в существовании комплекса локальных, но взаимосвязанных пакетов по каждому участку бухучета; интерфейса обмена информацией между АРМ сводного учета (АРМ главбуха) и АРМ отдельных учетных участков для формирования баланса и отчетности; развернутого аналитического учета по всем участкам учета, включают расширенный аналитический учет.

Расширение состава пакетов происходит с помощью модулей, которые обеспечивают учет финансовых результатов, капитальных вложений, финансовый анализ. Оно может быть разным в зависимости от комплексов, которые разрабатываются разными компаниями, а его содержание может быть пополнено через включение дополнительных модулей. Использование комплексов определяет возможность создания в средних и крупных компаниях интегрированной бухгалтерии, в рамках которой ведется в комплексе автоматизация бухгалтерского учета. Здесь важно соблюдение основного принципа, в соответствии с которым пакеты должны обладать информационной взаимосвязью, что возможно при покупке всего комплекса программ у одного изготовителя, который хорошо зарекомендовал себя на рынке программного обеспечения. К таким пакетам можно отнести: «Интеллект-Сервис» (программы «БЭСТ»), «Микро-Плюс» («Лука»), «Пролог», «Омега» («Бухкомплекс»), фирма «ЭЙС» («Гепард»), «Звезда», «ИНФИН» («Бухгалтерия-Супер»), «Турбо Бухгалтер».

Для инструментальной системы характерны все признаки интегрированных систем, но. одновременно с этим, они являются программными продуктами, которые могут самостоятельно и гибко быть настроены в соответствии со спецификой выполняемых расчетов по определенной фирме.

Что касается ориентации корпоративных систем, то они предназначены, в первую очередь, для управленцев-менеджеров, предусматривая организацию сложной локальной вычислительной сети предприятия, состоящей из большого числа уровней, и установку автоматизированных рабочих мест в рамках подразделений, обладающих сложным сетевым обменом информации. Для таких систем характерна высокая сложность, большая стоимость и требование индивидуальной настройки для каждого потребителя. Корпоративные системы, как правило, реализуют консалтинговые компании, которые выполняют работу «под ключ». Системы подлежат индивидуальной доработке и внедрению на основе типового ядра для каждого пользователя. Сложность построения корпоративных систем состоит в существовании разных программных модулей.

Типичный пример представлен корпоративной системой «Галактика», в которой выделяются функциональные контуры в области административного управления, оперативное управление, производственное управление и бухгалтерский учет. Для их автоматизированной обработки предусмотрено примерно сорок программных модулей (АРМ). Система также комплектуется из разных модулей.

Использование корпоративных систем чаще происходит в крупных организациях, универмагах и торговых центрах, при этом их усеченная версия может применяться средними компаниями.

Комплекс функциональных бухгалтерских АРМ связан между собой, полностью и с высокой точностью отражая специфику соответствующих разделов учета на рабочих местах бухгалтеров. Они используются бухгалтериями средних и крупных компаний с разделением функций между бухгалтерами и наличием различной бухгалтерской и компьютерной квалификации у сотрудников.

Посредством локальных подсистем (модулей) обеспечивается ведение развернутого аналитического учета с помощью ввода первичных документов и создания проводок. Их работа проводится в качестве самостоятельных подсистем с реализацией некоторой части функций автоматизированной системе, одновременно с этим со сведением всей информации в единое целое для создания требуемых завершающих значений центрального модуля системы.

Бухгалтерская информационная система необходима, в первую очередь, для обработки первичных данных и решения задач учета по требуемым расчетам, проверки и печати первичной документации, подготовки и формирования определенных отчетов, перенесения сведений из одних форм в другие, накопления итогов и др. Вся система работ при этом способна сохранять точную технологию и методологию ведения учета, обеспечивая в целом выполнение задач по нескольким разделам:

• учет основных фондов и нематериальных активов;
• учет труда и зарплаты;
• учет запасов производства;
• учет финансовых и расчетных операций;
• учет готовых изделий и незавершенного производства;
• учет производственных затрат;
• сводный учет и формирование отчетности.

В целом в системе работу каждого модуля можно охарактеризовать тем, что кроме своих основных функций они решают еще и отдельные задачи, использующие единые исходные данные и формирующие логически взаимосвязанные документы на выходе. Формируя систему, необходимо определить требования к системе и ее цель, выделить функциональные подсистемы, их структуру и список решаемых задач, выявить и проанализировать связи между подсистемами.

В соответствии со своим функциональным наполнением программы автоматизации бухгалтерского учета призваны решать задачи в области обработки учетной информации по счетам, вести анализ хозяйственной деятельности, проводить налоговый учет и др. Решать задачи бухгалтерского учета призваны программы, в которые закладываются общие принципы организации учета. Программа может включать и принципы работы, к примеру, «от документа» или «от проводки».

Вся совокупность первичных документов хранится в памяти ПК, поэтому исходящую от первичных документов информацию можно считать точной и достоверной.

В случае работы программы по принципу «от проводки» сначала в базе данных происходит регистрация типовой или «открытой», то есть ни с чем не связанной проводки. Когда происходит ввод хозяйственной операции, в журнал вводятся все данные, недостающие по проводке. Учет в этом случае ведется, как на уровне соответствующих проводок, так и на уровне каждой типовой операции. С помощью этого подхода обеспечивается дополнительная гибкость ведения учета, но недостаток состоит в отсутствии наглядности, как при работе по принципу «от документа». Отметим, что современные технологии способны создавать программные продукты, посредством которых возможен переход от одного принципа ведения учета к другому.

Выбирая программу, необходимо ориентироваться на профессиональные компании, которые обладают хорошей репутацией и имеют большой опыт проектировать автоматизированные системы бухгалтерского учета.

О качестве программ можно судить по срокам ее эксплуатации и числу внедрений в компании, поскольку лишь при данных условиях можно выявить и реализовать самые распространенные нюансы по отдельным методикам учета. Пакет должен быть лицензирован, иметь сертификат качества. Знакомясь с ним, необходимо уточнить, на какую компанию он больше ориентирован: малую, среднюю или крупную. Также важно определение отраслевой принадлежности пакета.

Программа должна обладать достаточным уровнем аналитического учета, иметь возможность более глубокого, детального учета на каждом производственном участке и по предприятию в целом. Это обеспечит автоматизацию создания проводок и выполнение расчетов, составление сводок, отчетов, а также создание первичных документов, что в большей степени ведет к эффективному ведению первичного учета, облегчая работу бухгалтеров. Необходимо учитывать и технологию обработки данных, включая наличие разных сервисных функций. Помимо перечисленного, система должна обеспечивать комплексную автоматизацию бухучета с осуществлением стыковки с уже действующими программами.

Покупку программного продукта нельзя вести в отрыве от других компонентов, посредством которых обеспечивается формирование автоматизированной информационной системы. Одновременно с этим необходимо решить вопрос выбора, покупки и установки технических средств обработки информации, обучения сотрудников. Решая комплекс сложных вопросов, важно привлечение сотрудников специальных организаций, которые помогут выполнить весь комплекс работ по внедрению компьютерной техники.

В процессе выбора программного обеспечения руководство должно принять к сведению несколько принципов:

1. Специфика конкретного предприятия. Все программы можно разделить на программы автоматизации малой бухгалтерии с численностью сотрудников от 1 до 3 человек, и крупной бухгалтерии, в которой трудятся от 4 работников. Программы для автоматизации малой бухгалтерии можно считать относительно простыми во внедрении. Тем не менее, они не включают в себя большую часть автоматических функций, которые дают возможность вести бухгалтерию при учете всех ее особенностей. Такие программы включают, к примеру, «Инфо-бухгалтер», «1C», программа «Skat» производства СКВ «Контур», «ВС: Предприятие», и др. Программы, автоматизирующие работу крупных бухгалтерий способствуют автоматическому ведению всех возможных бухгалтерских операций. Они представлены не одной отдельной программой, а набором объединенных модулей, соответствующих определенному разделу бухгалтерского учета. Пример данных программ: «БЭСТ», «ПАРУС», «RS-balance», программа СКВ «Контур», система «Галактика» и др.
2. Операционная система, в которой будет функционировать программа. Оптимальным вариантом является Windows, поскольку в ней работают многие программы. Тем не менее, для работы с этой ОС требуются относительно мощные ПК, обладающие соответствующей конфигурацией.
3. Сетевая программа или нет. В автоматизированных бухгалтериях персональные компьютеры обязательно объединяются в сеть с целью, чтобы вводимые всеми бухгалтерами проводки формировались в единый общий журнал. Если программа сетевая, то присутствует возможность в одно время работать ни на одном ПК.
4. Осуществляется ли внедрение, обучение, поддержка, сопровождение и обновление программ, включая консультирование по вопросам ее работы. На отечественном рынке можно выделить несколько программных продуктов в области автоматизации бухгалтерского учета. С их помощью решаются, как отдельные бухгалтерские задачи, так и полностью ведется финансовый, налоговый и управленческий учет на предприятии.

Программы для автоматизации бухгалтерского учета

Одна из первых разработок представлена программой «Финансы без проблем» компании «Хакере дизайн». Позднее появляются пакеты программ «Турбо Бухгалтер» компании «ДИЦ», «1C: Бухгалтерия» компании «1C» и программы для организаций среднего бизнеса и бюджетных организаций от ЦИТ «ПАРУС», для  крупного бизнеса от фирмы «ИНФОСОФТ» и др.

Наиболее известными и популярными автоматизированными бухгалтерскими системами являются: «1C: Бухгалтерия», «Турбо Бухгалтер», «Интеллект-сервис» серии «БЭСТ», «ИНФИН», представленная серией программных продуктов от «Мини» до «Макси», «ФОЛИО» и др. Подробнее остановимся на некоторых из них.

Программа «1C: Бухгалтерия». Сегодня эта программа является самым популярным и продаваемым продуктом в нашей стране. Базовые возможности системы просто уложены в схему «Проводка – Главная книга – Баланс». Основной комплект поставки включает определенный набор заполняемых форм первичной документации. Этот набор по необходимости перенастраивается, изменяется форма и алгоритм заполнения. С этой целью используют внутренний макроязык, для освоения которого требуется некоторая квалификация. Программа «1C: Бухгалтерия» относится в целом к подклассу инструментальных систем для квалифицированных бухгалтеров малых фирм, так как она требует соответствующих настроек для последующего индивидуального использования.

Программа «1C: Бухгалтерия» характеризуется несколькими особенностями:

• использует в одно время несколько планов счетов;
• имеет многоуровневые планы счетов;
• способна вести многомерный аналитический учет и многоуровневый аналитический учет;
• возможность вести количественный учет и многовалютный учет по неограниченному количеству валют;
• учет для нескольких компаний на одном компьютере;
• работа со сложными проводками.

С помощью 1С: Бухгалтерии» происходит автоматизация подготовки любой первичной документации, в частности, платежного поручения и прочих документов для банка, счета на оплату, накладной, счетов-фактур, приходного и расходного кассового ордера, авансового отчета, доверенности и др. Исходная информация в программе представлена операцией, отражающей реальную хозяйственную ситуацию. Операция включает в себя одну или несколько бухгалтерских проводок, посредством которых отражается совершенная операция в бухгалтерском учете. Операции можно вводить, как вручную, так и формировать посредством введенных документов автоматически. Помимо этого в программе есть возможность использовать типовые операции, автоматизирующие ввод часто повторяющихся операций.

Программа «1C: Бухгалтерия» состоит из набора стандартных отчетов, которые позволяют бухгалтерам получать информацию за произвольно выбранный промежуток времени, в различных разрезах и с требуемой степенью детализации. Совокупность созданных отчетов всегда может быть выведена на печать. При этом происходит составление регистров синтетического учета, включая оборотно-сальдовую ведомость, шахматную ведомость, Главную книгу, журнал-ордер и ведомость по счету, анализ счета за период и по датам, карточку счета.

Использование средств управления распределенной информационной базой не ограничивает действия со стороны пользователей системы. Происходит отслеживание всех изменений данных системой автоматически с их передачей по описанным правилам синхронизации.

Посредством типовой конфигурации «1C: Бухгалтерия» реализуются наиболее общие схемы учета, что широко используют большинство предприятий. С целью отразить специфику учета конкретного предприятия, типовая конфигурация изменяется в зависимости от требований учета. Программа обладает  режимом запуска Конфигуратор, посредством которого обеспечивается:

• настройка системы по различным видам учета;
• реализация всех методологий учета, организация любых справочников и документов произвольной структуры;
• настройка внешнего вида форм ввода информации, настройка алгоритмов и поведения системы в разных случаях посредством встроенного объектно-ориентированного языка
• широкая оформительская возможность формирования печатных форм документов и отчетов, быстрое изменение конфигурации через конструкторы.

Программа «ПАРУС-бухгалтерия» имеет модуль начисления зарплаты, в котором осуществляются следующие расчеты: зарплата по основной, совмещаемой и замещаемой должности, налоги и удержания, возвраты сумм и перерасчет. Также в ней можно вести учет приказов по кадрам и оплате труда; формировать справки и налоговую отчетность; рассчитывать выплаты по больничным листам, отпускные, пособия на детей; печатать расчетно-платежные ведомости, расходные кассовые ордера; перечислять зарплату через банк; формировать своды по зарплате и журналов-ордеров.

Программа состоит из полного набора отчетов, в которые включены: книга учета хозяйственных операций; ведомости аналитического учета (журналы-ордера); Главная книга; оборотный баланс; Бухгалтерский баланс и все приложения к нему; отчетные документы для расчета налогов; справки о наличии и перемещении материальных ценностей и денежных средств. Помимо этого программой используется принципиально новый механизм, который дает возможность пользователю самостоятельно настроить формы всех документов по реализации (накладную, счет, заказ и др.), ввести несколько форм по одному и тому же документу, а также добавить в систему документы, которые разработал сам пользователь. С помощью расширенных возможностей системы осуществляется учет финансово-хозяйственной деятельности в рублях и разных валютах без ограничения их числа. По каждой из валют отслеживается история курса по отношению к рублю с целью дальнейшего пересчета и переоценки валютных активов и пассивов на любую дату. Также программа предусматривает переоценку не только валютного денежного счета, но и переоценку дебиторской и кредиторской задолженности, включая формирование всех справок и отчетов, как в валюте, так и в рублях.

Программу используют в том числе и для расширенного аналитического учета в соответствии со статьями и видами деятельности, учетом затрат и доходов по различным направлениям. Есть возможность разукрупнить любые балансовые счет в разрезе аналитических признаков на нескольких уровнях, что ведет к получению накопительных аналитических данных к счетам по указанным аналитическим признакам и осуществлению по ним различных выборок и выдаче на печать соответствующих отчетов.

Сетевая версия «Инфин-управления» может функционировать в разных типах сети, а возможность блокировать и синхронизировать сетевые процессы дает возможность осуществлять независимую работу с данными нескольких пользователей, отражая в динамике изменения, которые вносятся с других рабочих станций. Наличие всевозможных сортировок, выборок, изменений порядка аналитик в балансовых счетах позволяет получить документ по разным разрезам информации.

Работать можно в любом периоде, включая закрытые месяцы и любые будущие периоды. Это полезно как для оперативного ввода первичных документов, так и для корректировки уже вводимой информации. Если происходит изменение данных в закрытом периоде, то осуществляется перерасчет остатков автоматически. Программа предусматривает защиту паролями по разным уровням доступа.

Программа существует в нескольких вариациях: «Мини», «Макси», «Супер» и «Элит». Их отличие заключается в функциональных возможностях и стоимости, что дает возможность пользователям выбирать необходимую конфигурацию. «Бухгалтерия-Мини» предусматривает ведение аналитического и синтетического учета и составление всех форм отчетности, «Бухгалтерия-Супер» дополнена учетом в различных валютах, «Бухгалтерия-Макси» — сетевая версия, которая обладает 5 уровнями аналитического учета.

Программа способна выполнять несколько функций: быстро и эффективно восстанавливать бухгалтерский учет, автоматически пересчитывать остатки при внесении изменений задним числом, разделять бухгалтерию на участки учета, вести несколько бухгалтерий. Также здесь ведется контроль корреспонденции счетов при наличии обязательных аналитических признаков. Происходит обеспечение учета следующих операций: банковские и кассовые, по основным средствам и нематериальным активам, продукции, учет себестоимости и складской учет; расчеты с контрагентами, расчет заработной платы. С помощью программы выполняется делопроизводство, ведется многомерный и многоуровневый аналитический учет, происходит финансовый анализ деятельности компании.

«Турбо Бухгалтер» обладает мощными и почти не ограниченными средствами настройки, предлагая несколько версий: базовая, профессиональная и сетевая.

Бухгалтерские проводки в ней обладают неограниченным количеством аналитических признаков по дебету, кредиту и проводке в целом. Программа включает простые варианты создать аналитические резервы, используя аналитические справочники. Доступ к работе с проводками может ограничиваться по определенным функциям или счетам программы на определенных рабочих местах. В целом программа автоматически создает проводки, объединенные в хозяйственные операции, которые имеют свои реквизиты, включая дату, сумму и описание. Бухгалтер может сгруппировать хозяйственные операции по папкам. Также программа формирует бухгалтерские отчеты и отчетность для налоговой.  инспекции. «ФОЛИО БухМастер» обладает полным набором стандартных отчетов бухгалтера, также предусмотрена простая возможность создавать произвольные отчеты (мини-отчеты) по всем аналитическим признакам и прочим параметрам.

Данная программа предусматривает возможность ведения реальной финансовой отчетности по нескольким валютам с использованием данных со склада в автоматическом режиме. При этом производится расчет разницы курса, предусмотрен импорт из торговых и складских программ. Складские и платежные документы из программы ФОЛИО WinСклад, а также из других программ могут быть преобразованы в проводки по соответствующим правилам. Работает механизм отслеживания живой связи между проводками и документами ФОЛИО WinСклад.

Работа программы включает коррекцию и разработку новейших форм при существовании их генератора посредством встроенной в программу электронной таблицы. По необходимости форму документов легко корректируют даже непрофессионалы. Также есть возможность разработать новые формы документов и отчетов, поскольку программа включает средства конструирования справочников. Существуют здесь и средства для подключения внешних, написанных сторонними разработчиками, модулей к программе, которые могут глубоко интегрироваться с механизмом работы самой программы.

В одной программе можно вести учет по нескольким предприятиям, для чего она предусматривает возможность формировать сводные отчеты и консолидированные балансы. Помимо этого, ведется налоговый учет и учет по GAAP, поскольку в программе вводится большое число планов счетов с передачей типовых проводок (из документов или внешних программ) по одной операции в различные планы счетов. Для учета налогов существуют типовые проводки, а также все базовые регистры налогового учета. По основным фондам и нематериальным активам предусмотрена полная система документов и отчетности, в том числе расчет амортизационных отчислений.

Малые предприятия в своей деятельности чаще используют системы, охватывающие всю финансово-хозяйственную деятельность с возможностью решать комплексные задачи бухучета.

По Налоговому Кодексу РФ для малого бизнеса установлены специальные налоговые режимы с признанием особого порядка исчисления и уплаты налогов и сборов в течение определенного периода времени. Их используют для создания более благоприятных экономических условий работы компаний и ИП (индивидуальных предпринимателей), они упрощают систему учета и отчетности.

Особенность специальных налоговых режимов заключается в том, что они способны гибко учесть все особенности налогооблагаемого объекта, способствуя обеспечению развития предпринимательской активности. Сегодня для автоматизации учетной работы на малых предприятиях разрабатываются пакеты прикладных программ (ППП), использующих один из рассмотренных вариантов ведения учета.

Работу в этих программных продуктах выстраивают по 2 вариантам. Основой одних программ является базовый вариант общепринятого учета и налогообложения со встроенным модулем, который настраивается на специальные режимы налогообложения. Другие программы используются для ведения бухучета по упрощенной системе налогообложения (УСН) или с применением ЕНВД (единый налог на вмененный доход).

Программа ведет учет по упрощенной системе налогообложения из первичных документов с выполнением:

• регистрации хозяйственных операций, формирования книги доходов и расходов;
• учета основных средств и расчета их амортизации;
• расчета налоговой базы для исчисления единого налога при УСН посредством регистрации первичных документов и книги доходов и расходов;
• автоматического расчета единого налога по алгоритму выбранных настроек с помощью расчета налоговой базы из Книги учета доходов и расходов;
• автоматического заполнения форм декларации по единому налогу по УСН;
• автоматического расчета страховых взносов по обязательному пенсионному страхованию в период действия УСН для компаний малого бизнеса.

«Турбо Бухгалтер» предусматривает возможность вести учет несколькими способами, один из которых выбирается по отношению к специальному налоговому режиму: Единый сельскохозяйственный налог, УСН, Единый налог на вмененный доход. Есть возможность вести учет частным предпринимателям и организациям, которые используют общий режим налогообложения с помощью 2 методов — метод начисления и кассовый метод.

Посредством программного комплекса «Турбо Бухгалтер 6.7. Малый бизнес»:

• ведется раздельный учет по видам деятельности (при использовании ЕНВД);
• автоматически осуществляется налоговый учет при использовании УСН;
• автоматически ведется налоговый учет по правилам главы 25 НК РФ;
• автоматически заполняется Книга учета доходов и расходов для фирм и ИП, использующих УСН.

Приложение «Малый бизнес» состоит из форм налоговой отчетности для фирм и ИП, которые используют специальные режимы налогообложения и Книгу учета доходов и расходов.

С помощью средств данной программы формируется Книга учета доходов и расходов и налоговые декларации по УСН. Их заполнение происходит автоматически на основе внесенных проводок.

Примерами таких программ могут быть система «ПАРУС-Предприятие 7», модуль «1C: Торговля и склад» система «1C: Предприятие», программа торгового и складского учета ФОЛИО WinСклад, Складской учёт V4.0.1, D-Tech Торговля и Склад 1.0 и др.

Систему можно эксплуатировать как на одном, так и на нескольких ПК (от 15 до 20), которые формируются в единую локальную сеть. Пользователи системы могут являться главными бухгалтерами и специалистами по разделам учета, менеджеры по сбыту и сотрудники склада, работники финансовых и экономических отделов. Рассматриваемая система выстраивается в соответствии с модульным принципом, представляя собой систему модулей, каждый из которых необходим для автоматизации одного из основных видов деятельности предприятия. Работа может вестись как в автономном режиме, так и наряду с работой других модулей комплекса с образованием единого информационно-управленческого пространства компании. «ПАРУС-Предприятие 7» состоит из нескольких модулей: «Бухгалтерия», «Реализация и склад», «Комплекс», «Учет договоров», «Комплектование», «Заработная плата» и «Кадры». Каждый из них способен функционировать в качестве самостоятельного приложения, но в большей степени их достоинства могут быть реализованы при использовании их совместно. Бухгалтерская часть комплекса представлена универсальной полнофункциональной бухгалтерской системой, включающей новые возможности, которые предоставляются Windows-интерфейсом. Ее предназначение состоит в использовании широким кругом предприятий и организаций.

Торгово-складская часть комплекса представлена системой, автоматизирующей торговую работу складского характера. Управление торговлей здесь необходимо рассматривать в качестве самостоятельной деятельности, выведенной за рамки бухгалтерии. Торговая часть в комплексе является отдельным полноценным программным продуктом, который должен отвечать требованиям менеджеров и ориентирован на них и прочих торговых работников. С ее помощью происходит учет и контроль не только перемещения товаров, но и финансового состояния, включая взаимные расчеты с автоматическим контролем кредитного лимита.

Модуль «Комплекс» объединил возможности бухгалтерской и товарно-складской части программы. Он является классикой комплексных решений компании «Парус», которая использует новые, прогрессивные технологии.

Модули «Зарплата» и «Кадры» необходимы для того, чтобы рассчитывать зарплату и вести кадровую работу. С помощью них специалисты ведут полный цикл расчета, начиная от начислений и удержаний. и завершая отчислением в фонды, составлением ведомостей и проводок по оплате труда. С помощью модуля «Кадры» автоматизируется весь процесс кадрового учета, включая ведение штатного расписания и приказов по приему и перемещению персонала, получение необходимых статистических отчетов. Расчет по оплате труда настраивается при учете специфики фирмы, при этом автоматически формируются все унифицированные отчетные формы по учету труда и заработной платы (включая статистические) для предоставления в налоговые органы, ПФ РФ. Есть возможность перечислять заработную плату на пластиковые карточки работников предприятия.

Модуль «Учет договоров» представлен дополнением в складской части комплекса, который необходим для автоматизации учета договоров. Посредством данной комплектации учитываются и контролируются договора купли-продажи, предоставляются услуги, отслеживается движение товаров, состояние финансов и взаимные расчеты, автоматический контроль лимита кредитования.

Модуль «Комплектование» является дополнением к складской части комплекса. Он предназначен для автоматизации складских процессов производства, облегчая работу сотрудников, которые занимаются производственным учетом. Комплекс способен решать задачи учета нормативных затрат по картам, создания и отработки актов комплектации и разукомплектации, включая списание комплекта и оприходование комплектующих. Достоинства системы представлены простым освоением; широкими функциональными возможностями; высокой надежностью; типовыми настройками на различные типы компаний; сокращением затрат на автоматизацию с помощью выбора оптимальной комплектации с возможностью нарастить ее в дальнейшем; возможность анализа учетной информации в базах данных.

Интеграция с программным обеспечением других разработчиков системы «ПАРУС-Предприятие 7» выстраивается по принципу интеграции с широко применяемыми стандартными программными продуктами. Примером может быть Microsoft Excel.

Поставка системы «ПАРУС-Предприятие 7» происходит в качестве готового решения при учете специфики каждого рыночного сегмента. Базовая поставка включает совокупность необходимых настроек и систему первичных и отчетных форм. Далее необходимо отметить основные возможности автоматизации деятельности бухгалтера по разным модулям системы.

Модуль «Бухгалтерия» определяет ведение учета денежных средств в рублях и иностранной валюте; основных средств, нематериальных активов, ТМЦ; дебиторских и кредиторских расчетов. Существует возможность детализации учета по счетам расширенного аналитического учета до 5 порядка, а также в зависимости от ряда вспомогательных признаков, дополняющих хозяйственные операции. Программа предусматривает ведение инвентарной картотеки, в которой рассчитываются амортизационные отчисления, проводится переоценка, списываются и проводятся другие операции по основным фондам; ведется учет счетов-фактур и книг покупок и продаж. С помощью модуля ведется подготовка платежных и внутрихозяйственных документов, нормативной отчетной документации и формируются дополнительные отчеты требуемых форм и состава.

Модуль «Реализация и склад»., основные возможности по автоматизации торгово-складской деятельности которого состоят в следующих операциях: поддерживать оптовую реализацию любого типа продукции, включая контроль ее движения, взаиморасчеты и состояние финансов без привлечения бухгалтерии; формирование журналов товарных запасов, резерв продукции, учет и формирование инвентаризационных результатов, настраиваемый учет по партиям с автоматическим учетом сроков годности; прямая обработка торговых документов бухгалтерскими подсистемами и создание полной складской отчетности.

Модуль «Комплекс» способствует объединению бухгалтерских, товарных и складских операций при выполнении нескольких функций:

• учитывает поступление, перемещение и выбытие основных средств, материалов, учитывает инвентаризацию имущества, включая корректировку данных бухгалтерии в случае их несовпадения с фактическими показателями;
• учитывает взаимные расчеты с подотчетными лицами, с потребителями, поставщиками, по полученным и выданным авансам, по дебиторской и кредиторской задолженности в разрезе контрагентов, документов и оснований, аналитики и прочих признаков, которые могут быть выбраны произвольно;
• учитывает операции на расчетном, валютном и прочих счетах, учитывает кассовые операции;
• формирует хозяйственные документы с получением оборотных ведомостей в разрезе счета, материально ответственного лица и наименования материальных ценностей по стоимости и количеству, создает справки о наличии и перемещении материальных ценностей и денег;
• учитывает входящую товарную документацию, возвраты поставщикам и возврат от потребителей;
• формирует нормативные карты на наборы товаров;
• ведет 5-уровневую аналитику по всем счетам синтетического учета и накопительные аналитические регистры для ведения налогового учета;
• формирует Книгу учета хозяйственных операций, ведомость аналитического учета, Главную книгу и оборотный баланс, Бухгалтерский баланс и все формы соответствующих приложений к балансу.

Предназначение программы состоит в учете любых видов операций торговли. Она обладает гибкостью и настраиваемостью, благодаря чему система выполняет всю совокупность учетных функций, начиная ведением справочников и вводом первичных документов, и заканчивая получением разных ведомостей. С помощью типовой конфигурации:

• ведется раздельный финансовый и управленческий учет;
• учет может вестись от имени нескольких предприятий;
• есть возможность учитывать товарный запас с возможностью выбирать метод списания себестоимости, ведения раздельного учета собственной продукции и продукции, которая берется на продажу;
• оформляется закупка и реализация товаров, производится автоматическое начальное формирование документации с помощью ранее вводимых сведений, создаются требуемые первичные документы;
• ведется учет взаимных расчетов с потребителями и поставщиками, учет товарного кредита и контроль погашения;
• выполняется резервирование товаров, ведется учет переданных к реализации товаров, включая их возврат и контроль оплаты;
• выполняется автоматический расчет цен на момент списания товаров, что позволяет быстро внести изменения посредством групповой обработки справочников и документов;
• автоматически формируются бухгалтерские проводки.

Программа «1C: Торговля и склад» адаптируется под любые особенности учета в организации, включая аудит автоматизации бухгалтерского учета. Система включает конфигуратор, позволяющий проводить настройку всех основных элементов системы, редактировать уже действующие и формировать новые документы любой структуры, составлять журналы для действий по документам и произвольно проводить перераспределение документов по журналам для оперативных действий над ними, форматировать действующие и составлять новые справочники произвольной структуры, формировать регистры для учета средств в требуемых разрезах, а также любые дополнительные отчеты и процедуры с целью обработки информации. Что касается современного интерфейса этой программы, то он состоит из различных средств, предназначенных для связи с другими программами. Существует возможность экспорта и импорта сведений с помощью текстовых файлов, что определяет возможность обмена данными почти с любыми программами.

Так, программа «1C: Торговля и склад» интегрируется с базой данных Ассоциации ЮНИСКАН/EAN Россия. После считывания сканером штрих-кода с этикетки, которая размещается на упаковке товара, система способна автоматически создать запрос для получения данных о товаре с записью их в базу данных.

Последняя разработка «1C» представлена программой «1C: Управление торговлей 8». Она является современным инструментом увеличения эффективности бизнеса торговых предприятий. Это решение прикладного характера способствует комплексной автоматизации задач оперативно-управленческого учета, анализу и планированию торговых операций с обеспечением эффективного управления современными торговыми предприятиями.

Информационная база регистрирует как уже совершенные, так и только запланированные хозяйственные операции. «1C: Управление торговлей 8» способна также автоматизировать почти все первичные документы торгового и складского учета, включая документы движения денежных средств. Среди дополнительных сервисных возможностей необходимо отметить веб-приложения «Удаленный склад» и «Управление заказами».

Программа ведет управленческий учет по торговому предприятию в целом. Если с программой работает холдинговая структура, то оформление документов происходит от имени нескольких компаний, которые включены в холдинг.

«1C: Управление торговлей 8» автоматически подбирает данные, которые требуются для ведения бухучета с их передачей в систему «1C: Бухгалтерия 8». Помимо этого, предусматривается передача в бухгалтерские конфигурации системы программ «1C: Предприятие 7.7», перенос информации из ИБ прикладного решения в «1C: Торговля и склад 7.7». Программа отличается от своей предшественницы тем, что рассчитана не только на автоматизацию учета, но и на оказание реальной помощи управленцам на всех уровнях, начиная с руководителя и заканчивая рядовым сотрудником.

Программа «1C: Управление торговлей 8» реализовала новые возможности, которые способствуют повышению эффективности использования ресурсов предприятий в области планирования продаж, закупок, платежей; оптимизации товарных запасов при учете ожидаемого поступления продукции от поставщиков и контролю соблюдения плана; доступности денежных средств, дисциплины поставки и платежей.