Хозяйственные операции: график документирования

Любые хозяйственные операции, совершаемые на предприятии, должны быть оформлены документально надлежащим образом. Документы выполняют информационную функцию бухгалтерского учета.

Из этого следует, что любая хозяйственная операция на производстве должна быть подкреплена документом, в качестве подтверждающего факта ее осуществления. Подобный механизм позволяет узаконивать любые производственные процессы. Документация и документооборот – это действенный способ актуализировать информацию, определяя точное время, место, объект учета и ответственных за операцию лиц.

Документация и документооборот в бухучете

Документация рассматривается как процесс документального оформления финансово-хозяйственных операций. Отражение этих механизмов может носить сплошной и непрерывный характер, что подразумевает документирование операций в процессе их совершения, либо сразу после их окончания. Следовательно, документацию можно считать одной из особенностей документооборота, где записи выполняются на основании первичных документов.

Движение первичных документов регулирует график документооборота. Этот документ составляется бухгалтером и обязательно должен быть подтвержден соответствующей отметкой начальника предприятия. В нем отражается:

• Назначение первичных документов.
• Порядок их оформления.
• Срок передачи в архив.

Оформлять график можно в виде схем, непосредственно графиков или списка работ с обозначением исполнителей и сроков движения документов. В ходящие в график исполнители оповещаются о своих обязанностях посредствам выписки с подробным перечислением документов, которые попадают по сферу его деятельности и временные границы предоставления этих документов. Контролирующую функцию исполнения предписаний по документообороту выполняет главный бухгалтер организации.

Первичные документы в документообороте

Первичный документ служит подтверждением юридической силы хозяйственной операции и устанавливает ответственность лиц, принимавших участие в ее осуществлении.

Первичные документы могут быть приняты к учету только в том случае, если соблюден строгий регламент их заполнения. Форма отчетных документов представлена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если форма документа не предусмотрена альбомом, регламент его заполнения должен быть установлен предприятием.

Согласно ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны включать в свое содержание следующие обязательные реквизиты:

• Наименование документа.
• Дата создания.
• Наименование организации, составившей документ.
• Содержание произведенной операции.
• Измеритель операции в натуральном и денежном выражении.
• Наименования должностей ответственных лиц.
• Личные подписи должностных лиц.
• Код формы.
• Расшифровки подписей ответственных лиц.

В случае, если первичный учетный документ составлен не по форме, отсутствует какой-либо из реквизитов, к организации могут быть применены санкции, поскольку подобное считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета.

Исправления в первичных бухгалтерских документах допускаются только в том случае, если они не являются банковскими или кассовыми, т.е. не служат подтверждением операций носящих экономический характер. В текстовых и цифровых данных первичных данных не допускаются неоговоренные исправления и подчистки.

Сроки хранения

Еще один важный механизм документооборота – это организованное хранение первичных документов. Установлены регламентированные сроки нахождения документации в архиве, в зависимости от степени важности:

• 3 года – инвентаризационная документация, акты проведения ревизий, бухгалтерские балансы, квартальные балансы.
• 5 лет – первичные и учетные документы.
• 10 лет – годовые балансы.
• 75 лет – лицевые счета рабочих и служащих и т. д.

Первичное наблюдение в документообороте

Первичное наблюдение в документообороте – основа функционирования хозяйственного учета. Данный элемент делопроизводства охватывает следующие сферы бухгалтерии:

• Оценку и критерии отбора фактов хозяйственной деятельности предприятия.
• Однозначное объявление объектов и событий, отражаемых в системе учета.
• Совмещение во времени оформления наблюдения и измерения фактов хозяйственной деятельности.
• Способы контроля наблюдения и передачи фактов хозяйственной жизни для последующей работы над анализом.

Исходя из результатов первичного наблюдения, приступают к составлению документов. Все текущие хозяйственные операции, проводимые предприятием, должны проходить процедуру документального оформления оправдательно типа, которые являются основой первичной учетной информации, а, следовательно, и ведения бухгалтерского учета.