Статью подготовили специалисты образовательного сервиса Zaochnik
Как организовать документооборот на предприятии
- 21 сентября 2023
- 5 минут
- 376
Сущность организации документооборота на предприятии
Документооборот – процесс движения документов с момента их формирования до передачи в архив или выхода во внешнюю среду. Порядок движение определен управленческим процессом в данной организации.
Хоть документооборот вторичен, но он тоже регулируется, например, документом «3.1 Организация документооборота». Документооборот содержит:
- формирование стандартов по документам;
- формирование сводных схем;
- формирование графиков документооборота, созданных по целевому признаку;
- установление ответственности за формирование и передачу информации;
- установление сроков хранения документов.
Сама документация бывает:
- входящая;
- исходящая;
- внутренняя.
Вышеперечисленные категории определяют документопоток, направленность которого бывает трех видов:
- вертикальная (движение осуществляется на разных уровнях);
- горизонтальная (движение осуществляется на одном уровне);
- смешанная (горизонтальная направленность + вертикальная).
Документопоток – сумма документаций одного типа или назначения, имеющие один маршрут движения.
Характеристики документопотока:
- содержание;
- функциональная принадлежность;
- структура;
- режим/цикличность;
- направление;
- плотность.
Как уже понятно, документация обрабатывается и движется. Рассмотрим этапы движения.
Этапы движения
Технологическая цепочка:
- получение, первичная обработка документации;
- предварительное рассмотрение, распределение документации;
- регистрирование документации;
- контроль над исполнением;
- информационно-справочная работа;
- формирование, согласование и оформление документации;
- отправка или направление в дело.
Таким образом, стандарты документов содержат форму и правила обработки и получения документации.
Правила отвечают на вопросы:
- Кто?
- Куда?
- Кому?
- Какие сроки?
- Кто отвечает за нарушение правил?
- Каковы последствия нарушения?
Сроки хранения некоторых первичных документов определены Перечнем типовых документов, образованные в работе предприятия, в которых указаны сроки хранения, утвержденные Росархивом 6.15.00 г. Сроки хранения разрабатываются хозяйствующим субъектом. В крупных предприятиях сроки хранения необходимы для контроля хозяйственной деятельности организации.
Завод, производящий белковую колбасную оболочку, пользуется различными внутренними журналами. В положении к регламенту указаны следующие журналы:
- технологический;
- учетный (предназначен для создания документации и отчетов);
- учетный (предназначен для контроля);
- эксплуатационный;
- информация, предназначенная для стимулирования персонала;
- журнал для «разбора полетов по технологии».
На рисунках 1 и 2 показаны приложения к стандарту документооборота журналов.
Рисунок 1. Журнал дезинфекции склада созревания бактерицидными лампами
Рисунок 2. Журнал «Остатки вспомогательных материалов»
Такие схемы есть в приложениях к инструкциям регламентации документооборота и в приложениях к должным инструкциям.
Сущность графика документооборота
График документооборота – это таблица, которая содержит информацию о каждом документе:
- название документации;
- участники информационного потока;
- сроки хранения (прием/сдача).
Каждая организация самостоятельно создает форму графика. Организация может ориентироваться на стандарт, указанный в Приложение к Положению о документах и документообороте в бухучете, который утвержден Минфином СССР 29.07.83 г. №105, действующий документ. Пример графика документооборота представлен ниже.
Рисунок 3. График документооборота
Вывод
При организации или совершенствовании документооборота организации необходимо учитывать структуру управления, взаимосвязь подразделений, взаимосвязь бизнес-процессов, взаимосвязь подсистем. Каждому аспекту предоставляется определенный вид документооборота:
- бухгалтерский;
- оперативно-технический;
- организационно-распорядительный;
- технический;
- технологический;
- и т.д.
Естественно при документообороте возникают внутренние проблемы, проблемы с взаимосвязью, поэтому необходим регламент систем, подсистем.
