Работа с планом антикризисного управления

План антикризисного управления

Ключевая задача плана антикризисного управления состоит в том, чтобы детально описать шаги, которые необходимо предпринять для успешного управления кризисной ситуацией, а также определяет обязанности сотрудников в каждой области. Акцент в данной ситуации делается на отчётах и регулярном общении. Это выступает как гарантия того, что ключевые лица компании чётко осведомлены относительно своих ролей и обязанностей. Кроме того, план выделяет самые важные целевые аудитории организации и то, как с каждой из них будет осуществляться контакт.

Важно понимать, что антикризисный план, который составлен правильно, может в будущем обеспечить организации ряд преимуществ, среди наиболее эффективных следующие:

• Разработать такой план, который можно в будущем обновлять на основе изменений, происходящих во внешней и внутренней среде.
• Устанавливать и переустанавливать приоритеты в ранжировании кризисных ситуаций по мере важности и определять, как и при помощи каких инструментов и методов можно наиболее эффективно управлять ими.
• Заниматься распределением ролей и обязанностей руководителей высшего звена, менеджеров и специалистов в кризисные времена с целью преодоления его последствий.
• Устанавливать к каким целевым аудиториям и к каким способам необходимо прибегать в кризисные времена.

Основные элементы антикризисного управления

В данном контексте стоит обратить особое внимание на то, что планы антикризисного управления отличаются по своему содержанию, формату и стилю, при этом большая часть их включает в себя следующие элементы:

• Организационная философия в сфере антикризисного управления, а также установка относительно приоритетов плана.
• Конкретные события, факты или проблемы, которые организация ассоциирует с кризисом, что является "красным флагом" для введения антикризисного плана.
• Перечень потенциальных кризисных ситуаций, которые могут так или иначе коснуться организации.
• Основные задачи и цели управления предприятием в кризис.
• Описание действий, направленных на координацию антикризисных мер и способов оповещения об угрозе кризиса.
• Перечень членов команды управления во время кризиса.
• Список экстренных мер, в том числе взаимодействие с внутренними органами, пожарными и другими службами.
• Имена, должности, номера телефонов представителей прессы, с которыми необходимо связаться в случае кризиса.
• Перечень сотрудников пресс-службы и проект распоряжения, которое запрещает всем остальным работникам обсуждать ситуацию с прессой или другими службами.
• Список немедленных мер в случае кризиса, план превалирующих контактов с конкретными личностями, которые оказывают влияние на развитие кризиса.
• Разработка базы данных фактов, биографических данный и иной информации, которая необходима во время и после кризиса.
• Формы отчётности для фиксирования телефонных звонков от прессы и иных стейкхолдеров.
• Обновляемый список сотрудников, политических лидеров и общественных идеологов местного значения, а также бизнес-лидеров.
• Перечень инициативных групп, которые имеют высокую значимость для деятельности организации.
• Перечень ведущих рыночных и промышленных аналитиков, которые могут помочь организации в кризисное время.

Справедливо заметить, что в большинстве случае после разработки антикризисного плана топ-менеджеры компании уверены, что выполнили свою основную задачу и думают о том, что всё возможное они уже сделали. Однако, это не совсем так. Зачастую план антикризисного управления попадает на полку с основной документацией и напрочь забывается, лишь изредка достаётся оттуда и то не для того, чтобы критически оценить действия, направленные на преодоление кризиса.

В этой связи стоит отметить, что ни один план не будет воплощён в жизнь, если он разрабатывался без участия руководителя организации, исключительно согласно требованиям управленческих тенденций и веяний.  Уж тем более по той причине, что наличие антикризисного плана является признаком современной организации. Активное участие первого лица компании в организации в антикризисном планировании является ключевым фактором гарантии осуществления антикризисного плана в жизнь. Примечательно, что даже если никто ни разу не обратится к плану во время кризиса, то его активное составление и дискуссии при его создании, серьёзно повлияют на эффективность управления кризисом.

Для осуществления антикризисного плана и уверенности в том, что в момент наступления трудного положения для организации план не будет задвинут на полку, руководитель организации обязан санкционировать реализацию следующих действий:

• Определить кандидата, который будет нести ответственность за внедрение плана в организации, а также за внесение поправок в соответствии с обстоятельствами кризиса. Необходимо сделать это важным элементом должностных обязанностей сотрудника, а также определить финансовую составляющую за выполнение дополнительных обязанностей.
• Разместить документ в удобной папке, чтобы была возможность часто обращаться к плану и при необходимости вносить корректировки. Даже таким, на первый взгляд, мелочам необходимо уделять внимание.
• Сделать и раздать копии документа плана антикризисного управления менеджерам высшего и среднего звена, а после провести занятия для них с целью закрепления в их сознании содержания плана, а также обсудить роль каждого из них в кризисное время.
• Спланировать и провести несколько встречу со всеми, кто получил копии плана, чтобы собрать как можно больше индивидуальных знаний относительно эффективности плана.
• Обеспечить пересмотры и доработки плана не регулярных собраниях членов команды кризисного управления.
• Создать памятку о поведении в процессе кризисного управления для каждого ответственного лица, на которое будут возложены некоторые обязательства согласно разработанного плана, с целью обеспечения конкретного пошагового руководства действиями, которые необходимо предпринимать в кризис.
• Ежегодно проводить тренинги, которые будут имитировать кризисную ситуацию, для ключевой группы сотрудников, которые с наибольшей вероятностью будут принимать участие в ликвидации кризиса.

Антикризисное управление в действии

План антикризисного управления можно отнести к макроэкономическому уровню организации, который способствует обеспечению общего руководства и определяет основные направления действий организации как целого при наступлении кризиса. Этот документ является важным и необходимым для организации. При этом необходимо отметить, что в организации существует ещё и микроуровень, на котором происходит рассмотрение и проявление индивидуальных и групповых действий. В этой связи, полнота кризисного плана определяется разработанностью как общеорганизационного плана, так и планов индивидуального и группового поведения менеджеров и специалистов во время кризисов. С этой целью необходима разработка специальных индивидуальных планов по поведению, которые будут выступать как руководство к действию в кризисные времена – пошаговый план конкретный мер каждого сотрудника. Чем более чётко описаны разработанные памятки для каждого работника, тем более высокая вероятность того, что люди при определённых обстоятельствах будут их использовать.

Памятка о действиях в кризисные времена должна содержат в себе информацию, которой должен воспользоваться человек на конкретной должности.

Основная задача памятки заключается в том, чтобы максимально сократить нагрузку на работника в кризисной ситуации и максимизировать выполнение общеорганизационного плана кризисного управления, в том числе предельно понятно обрисовать шаги каждого сотрудника. Кроме этой информации из общеорганизационного плана кризисного управления, важной для каждого отдельного сотрудника, памятка должна содержать информацию:

• Перечень кризисных ситуаций, которые могут затронуть отдел или обязанности конкретного сотрудника.
• Перечень лиц, которые необходимы для решения кризисных ситуаций.
• Схема отчётности для объяснения того, как будет передаваться информация от сотрудника к сотруднику в кризисный период.
• Отчётные формы для фиксации телефонных звонков и иных получаемых запросов вместе с конкретными инструкциями о том, что делать с передаваемой информацией.
• Номера телефонов и электронные адреса тех, кто должен выполнять свои обязанности в кризисный период.

Таким образом, необходимо отметить, что памятки разрабатываются либо членами антикризисного управления согласно поручениям команды, специалистов организации. Их количество напрямую зависит от количества сотрудников организации, которые будут привлекаться для решения основных задач в кризисный период. Прежде всего такие памятки будут создаваться для следующих сотрудников:

• Генеральный директор компании.
• Топ-менеджеры и руководители подразделений, которые будут задействованы в предотвращении развития кризиса или урегулировании сложной для организации ситуации.
• Членов команды кризисного управления.
• Всех, кто будет уполномочен помогать выводу компании из кризиса.

Реализация плана антикризисного управления

Успех в реализации плана антикризисного управления во многом зависит от слаженности действий всех сотрудников организации. Прежде всего, успех означает определение всех видов материалов и информации, которые необходимы для преодоления кризиса. Важно, чтобы все необходимые инструменты были подготовлены заранее. При этом не стоит опасаться их обновлять регулярно по мере их морального износа. Дело в том, что если случится кризис, то большинство материалов понадобится незамедлительно, и этот запас поможет сэкономить драгоценное время. В условиях развития кризиса, чаще всего, не будет возможности тратить силы и время на создание материалов, в этой связи выделяют перечень материалов, которые лучше подготовить заблаговременно:

• Биографические и фактические данные о компании и её продуктах.
• Краткие биографические данные о руководстве компании.
• Ответы на самые распространённые вопросы о компании.
• Краткая памятка для сотрудников с просьбой сообщать о всех запросах прессы.
• Образец письма к наиболее важным клиентам с информацией о ситуации с благодарностью в их адрес за поддержку и просьбой обращаться при любых обстоятельствах в компанию.
• Образец письма для главных поставщиков и продавцов, который повторяет письмо для клиентов.
• Все необходимые материалы, которые помогут сократить время в условиях кризиса.

Примечательно, что перечень материалов должен обновляться с такой частотой, которая позволит всегда обеспечивать точность, актуальность и полезность в кризисной ситуации. При различных изменениях в компании важно постоянно обновлять документы. Выделяют список действий, которые помогут в том числе обновлять и уточнять план антикризисного управления:

• Быть уверенным в том, что важная информация, в том числе о клиентах, партнёрах и поставщиках скопирована и хранится отдельно, в ближайшем доступе для всех членов команды антикризисного правления.
• Установить контакт, который будет применяться с целью сбора информации, ответов на волнующие вопросы в период кризиса.
• Разработать меры по установлению отношений между компанией и её ключевыми аудиториями и использовать инструменты связи с общественностью для выяснения её настроений, улучшая их.
• Обновление списка слабых мест компании и пересмотр шагов, которые направлены на предотвращение перерастания их в проблемы.
• Подготовка письменных материалов, которые должны регулярно обновляться во время кризиса.