Электронный документ и электронный документооборот: понятие, функции

В настоящее время понятие «электронный документооборот» все чаще и чаще встречается в повседневной жизни. Такова реальность современного мира, с которой сталкивается практически каждый человек. Сюда относятся и компьютерные сети, и электронная почта, и информационные ресурсы – и это отнюдь не весь список технических средств, участвующих в электронном процессе обмена данными.

Сейчас электронный документооборот вошел в бизнес сферу и получил большое распространение, новейшие технические инструменты помогают быстро и эффективно осуществлять управленческий процесс. Непосредственно для этого процесса было создано программное обеспечение, для обработки управленческих документов. Наиболее подходящее программное обеспечение для электронного обмена данными, это обеспечение класса «системы управления деловыми процессами» и «система управления документами».

Что же это за системы? Это специальные программные комплексы, необходимые для решения различных задач, например для построения корпоративных систем электронного документооборота (ЭДО).

Этапы электронного документооборота

Первоначально документ должен быть создан в организации или получен, конечной точкой считает отправка документа корреспонденту и списание его в дело. А вот между этими точками должен пройти целый процесс. И чтобы процесс обработки документов стал автоматизированным, должно пройти несколько этапов:

• любой входящий, исходящий и внутренний документ организации, должен быть в обязательном порядке зарегистрирован;
• учет документов и постановка на контроль, а также учет резолюций, выданных по документам руководством организации;
• систематизированный контроль процесса исполнения документов;
• отправка документов в дело;
• выполнение информационно-справочной работы, ведение картотеки;
• непрерывное ведение отчетов делопроизводства, по организации в целом.

Применение системы электронного документооборота (ЭДО) дает возможность сократить время, организовать более качественную систему контроля за исполнением документов, а также быть в курсе хода исполнения документов.

На каждый централизованно зарегистрированный документ, подписанный руководителями, заводится электронная карточка, которая в дальнейшем отправляется сотрудникам подразделений. Они в свою очередь ставят свою резолюцию о принятии к исполнению документа, выданного руководителем структурного подразделения. Все данные о ходе исполнения документов своевременно вносятся в систему. Система контролирует и оповещает о дате предварительного уведомления о приближении срока исполнения и непосредственно о наступлении самого срока. Участники документооборота оповещаются об установленных сроках.

Положительные черты электронного документооборота

Процесс согласования документов и их проектов становится проще, и в то же время более упорядоченным. Любой участник электронного документооборота (ЭДО), может работать, вносить предложения и обмениваться вариантами разрабатываемых проектов. Как было сказано ранее, процесс электронного обмена данными сокращает время, затраченное на передачу этих документов только в бумажном виде.

Система электронного обмена данными дает возможность одновременной работы несколькими сотрудниками и включает в себя текущий электронный архив, что позволяет оперативно получить доступ к нужной информации. При такой форме организации хранения снижается риск утери информации и возрастает оперативность работы, в результате экономии времени в процессе поиска того или иного документа. Хранение текстов документов в электронном виде является еще одним положительным моментом, так как предоставляет возможность полнотекстового поиска, а также кардинально новых решений в процессе информационно-справочной работы.

Также само собой отпадает необходимость создания фондов по работе с архивными документами, так как электронный архив может предоставить информацию в виде электронной копии в любой момент, для нужно всего лишь сделать запрос на поиск этой документации.

Традиционный документооборот в бумажном виде

Традиционный документ в бумажном виде считает одной из главных функций удостоверение отдельной информации. В таком документе, в процессе его составления и дальнейшего использования, существуют два фактора. Первый фактор, это некая информация, а второй фактор, непосредственно сам документ, в виде материального объекта, который может быть предъявлен или передан при необходимости. Именно наличие материальности может подтвердить точность информации, содержащейся в определенном документе. Но для проверки и подтверждения истинности информации необходима дополнительная процедура – экспертиза по проверке подлинности документа.

Информация, которая содержится в документе, также может быть разделена на две части. К первой части относится само содержание документа, а ко второй – дополнительная вспомогательная информация, которая подтверждает подлинность или аутентичность документа. Такой информацией можно считать резолюции, печати, исходящие номера.

Информация несет в себе не только данные о содержании и носителе, но и о месте и времени создания документа, и условиях его составления.

Также стоит отметить, что бумажный документ имеет ограниченное количество оригинальных экземпляров, и это количество заранее известно.

В любом договоре обязательно указывается количество экземпляров, например три, которые имеют равнозначную юридическую силу. Дополнительные экземпляры считаются копией и не имеют силы. Такие экземпляры можно с легкостью проверить с помощью проведения необходимой экспертизы. Существуют случаи, в которых должен быть предъявлен только оригинал документа.

Функции бумажного документа

Можно выделить следующие функции традиционного бумажного документа:

• документ несет в себе определенную содержательную информацию;
• документ обязательно регистрирует лицо, являющееся подписантом;
• документ обязан зафиксировать условия составления;
• документ, сам по себе является доказательством, в случае судебного разбирательства;
• документ является основным подтверждением оригинальности информации в нем содержащейся.

Все вышеперечисленные функции также присущи и электронному документу.

Согласно Закона об информации, электронный документ определяется, как документированная информация. Она представлена в электронном виде, которая направлена на восприятие человеком посредством электронно-вычислительных машин (ЭВМ) и оперативной передачи по информационно-телекоммуникационным каналам, а также обработки в информационных системах.

Юридическая сторона электронного документа

Законодательно электронный документ может получить статус письменного документа, при соблюдении ряда условий. Если документу присвоен такой статус, он вполне может служить доказательством в случае судебного разбирательства. Гражданский Кодекс Российской Федерации связывает признание электронного документа, как письменного, при наличии статуса, с наличием электронной подписи. Статья 160 Гражданского Кодекса РФ считает электронную подпись и факсимильное воспроизведение подписи равнозначными и приравнивает их к собственноручной подписи. Статья 75 Арбитражно-Процессуального кодекса гласит, что наличие электронной подписи и дает документу возможность получения статуса письменного доказательства. Закон об информации, а именно статья 11, предусматривает в целях заключения договоров гражданско-правового характера или оформления других правоотношений, электронный обмен документов. В таком обмене могут участвовать электронные сообщения. Каждое такое сообщение должно быть подписано электронной, факсимильной или другой аналоговой подписью отправителя сообщения, в порядке определенном федеральными законами, соглашениями сторон и другими нормативными и правовыми актами. Только в таком случае, электронные сообщения могут быть признаны доказательством и участвовать в обмене документами.

Такие законодательные акты являются связующим звеном между материально-правовым значением электронной подписи и присвоением электронной информации, правового статуса документа или письменного документа, имеющего возможность выступать доказательством в отдельных случаях. Гражданский кодекс РФ и Арбитражно-Процессуальный кодекс РФ одинаково признают электронную подпись аналогом собственноручной подписи, но при этом никогда не считают электронную подпись и собственноручную физическую подпись реального человека в бумажном документе, равноценными. Особое внимание было уделено именно равнозначности правового статуса традиционного бумажного документа и электронного, с применением дополнительных технических и правовых средств.