Как Excel помогает принимать решения, когда всё сложно

Как Excel помогает принимать решения

Директор небольшой фирмы сидит над таблицей поздним вечером. Перед ним десяток вариантов: как распределить бюджет, сколько заложить на рекламу, где урезать расходы. Каждый выбор тянет за собой цепочку последствий, а перебрать все комбинации в уме нереально — их сотни. Он мог бы гадать на кофейной гуще, а мог бы позволить машине просчитать всё за него. Второй путь короче и надёжнее. И ведёт он через давно знакомую программу — Microsoft Excel, у которой в рукаве спрятан по-настоящему мощный инструмент.

Давайте разберёмся, при чём тут таблицы, что такое «слабо структурированные проблемы», какими бывают управленческие решения и как встроенный в Excel «Поиск решения» берёт на себя самую тяжёлую вычислительную работу.

Знакомая программа с незнакомой стороны

Начнём с простого. Excel — это программа от корпорации Microsoft, созданная для работы с электронными таблицами. Большинство знает её как удобное место, где можно сложить столбик цифр или построить график. Но у неё есть и вторая жизнь — как помощника руководителя.

Почему это важно? Управление производством давно ищет способы стать эффективнее, и автоматизация тут — один из главных рычагов. Хитрость в диалоговом режиме: человек приносит свой опыт, знания, интуицию и умение подойти к задаче нестандартно, а компьютер добавляет к этому колоссальную вычислительную мощь — способность искать, хранить и обрабатывать информацию.

Вместе получается сильная команда. Там, где ручной расчёт съел бы уйму времени, сил и людей на перебор бесчисленных вариантов, машина справляется быстро. Особенно это выручает в запутанных, нестандартных ситуациях, где нужно взвесить множество путей и выбрать лучший.

Проблемы, у которых нет чёткой формы

На верхних этажах управления руководители редко сталкиваются с задачами вида «дважды два». Куда чаще перед ними встают так называемые слабо структурированные проблемы. Звучит мудрёно, но суть проста: это задачи, где многое размыто, а решение опирается не только на цифры.

В таких проблемах главную роль играют вещи, недоступные машине: эвристика, творчество, интуиция, интеллект. Есть в них и количественная сторона, и качественная — но перевес обычно на стороне качественной, той, что не сводится к простой формуле.

Как узнать слабо структурированную проблему в лицо? У неё есть шесть характерных примет. Представьте их как набор красных флажков.

1. Взгляд в будущее. Решение касается событий, которые ещё не наступили. А будущее, как известно, любит преподносить сюрпризы.
2. Море альтернатив. Вариантов действия не два и не три — их длинный список, и в каждом свои плюсы и минусы.
3. Зависимость от технологий. Решение упирается в нехватку нужных технологий здесь и сейчас.
4. Высокие ставки. На кону крупные вложения ресурсов, а рядом всегда маячит риск.
5. Туман в условиях. Нет чётко заданных рамок ни по себестоимости, ни по срокам.
6. Внутренняя сложность. Проблема запутана изнутри и требует собрать вместе самые разные ресурсы.

Стоит собрать несколько таких примет — и становится ясно: простым калькулятором тут не обойтись. Нужен инструмент поумнее.

Три семьи управленческих решений

Прежде чем идти дальше, разложим по полкам сами решения. Все они, в какой бы сфере ни принимались, условно делятся на три группы.

• Стратегические — те, что связаны с курсом всей организации, её долгим путём.
• Продажные — решения, касающиеся сбыта и работы с рынком.
• Прибыльные — те, что напрямую влияют на формирование прибыли.

За каждым решением стоит выбор направления. И тут есть коварная ловушка: если решение далось легко, без разбора альтернатив, скорее всего, оно неоптимально. Лёгкость обманчива. Именно результирующие показатели работы компании чаще всего становятся тем местом, где вызревают проблемы. Поэтому автоматизация анализа итоговых данных — это главный резерв роста эффективности управления. Она готовит для руководителей всех уровней выверенную информацию, на которой строятся верные решения.

«Что, если»: игра в предположения

Как же Excel подступается к таким задачам? Через подход, который называют анализом типа «что, если». Название говорит само за себя. Вы меняете значения в ячейках и смотрите, как эти изменения отражаются на итогах вычислений по формулам на листе.

Это удобный способ прощупать разные сценарии. Но настоящая сила прячется глубже — в специальной надстройке.

«Поиск решения»: штурман среди вариантов

Надстройка «Поиск решения» как раз и входит в семейство инструментов «что, если». Только работает она наоборот. Обычный анализ отвечает на вопрос «что будет, если я поменяю это?». А «Поиск решения» отвечает на вопрос «что мне поменять, чтобы получить нужный результат?». Разница принципиальная.

Разберёмся, как это устроено. У инструмента есть три ключевых понятия.

• Целевая ячейка. Здесь живёт итог, ради которого всё затевается. Вы говорите программе, какое значение хотите получить — максимальное, минимальное или строго заданное.
• Изменяемые ячейки. Это те значения, которыми программа вправе крутить, подбирая нужный результат. Их может быть очень много — до двухсот штук одновременно.
• Ограничения. Рамки, за которые заходить нельзя. Например, бюджет не выше определённой суммы или количество не меньше нуля.

Работает надстройка так: она перебирает и меняет значения в изменяемых ячейках, связанных с формулой в целевой ячейке — напрямую или косвенно, — пока не добьётся искомого итога с учётом всех ограничений. По сути, это штурман, который прокладывает лучший маршрут среди сотен возможных, не нарушая правил движения.

Если у задачи оптимизации много переменных, «Поиск решения» становится незаменим и для анализа сценариев — как раз благодаря способности жонглировать сразу множеством изменяемых ячеек.

Четыре шага, чтобы включить инструмент

Приятная новость: «Поиск решения» уже встроен в Excel — он появляется вместе с установкой Microsoft Office или самого Excel. Неприятная мелочь: по умолчанию он часто выключен, и его нужно активировать. Делается это быстро, всего в четыре шага.

1. Нажмите кнопку Microsoft Office и выберите «Параметры Excel».
2. Откройте команду «Надстройки», а в окне «Управление» выберите пункт «Надстройки Excel».
3. Нажмите кнопку «Перейти».
4. В окне «Доступные надстройки» поставьте флажок напротив «Поиск решения» и нажмите «ОК».

Если вдруг выскочит сообщение, что надстройки на компьютере нет, просто нажмите «Да» — и она установится. После этого инструмент готов к работе.

Серьёзная математика без зубрёжки

За скромным названием прячется мощь. «Поиск решения» справляется со сложными задачами, для которых применяют методики линейного и нелинейного программирования и даже методы исследования операций. Это солидный математический арсенал, обычно доступный лишь специалистам.

И вот тут кроется самое приятное. Чтобы пользоваться надстройкой, вам не нужно штудировать учебники по программированию или исследованию операций. Достаточно понять одно — какие проблемы вообще решаются такими методами. Всё тяжёлое вычисление программа берёт на себя.

Что скрывается под капотом

Напоследок заглянем внутрь. На чём держится вся эта магия? В основе «Поиска решения» лежат итерационные методы. Слово «итерация» означает повторение.

Работает это как игра в «горячо-холодно». Программа делает пробную попытку, смотрит на результат, чуть-чуть подправляет значения, снова проверяет — и так шаг за шагом, круг за кругом приближается к цели. Каждый новый заход точнее предыдущего. В отличие от человека, который устанет после десятой попытки, машина повторяет этот цикл тысячи раз без единой жалобы, пока не нащупает оптимум.

Именно поэтому «Поиск решения» так хорош там, где вариантов слишком много для ручного перебора. Он не гадает — он методично приближается к лучшему ответу.

Что стоит запомнить

Соберём всё воедино. Excel — это не только таблицы для отчётов, но и рабочий инструмент управленца, где вычислительная мощь компьютера соединяется с опытом и интуицией человека. Особенно он выручает при слабо структурированных проблемах — задачах с прицелом в будущее, множеством альтернатив, зависимостью от технологий, крупными рисками, туманными условиями и внутренней сложностью. Сами управленческие решения делятся на три группы: стратегические, продажные и прибыльные, а лёгкое решение без анализа альтернатив почти всегда оказывается неоптимальным.

Ядро всего — анализ «что, если» и надстройка «Поиск решения». Она подбирает значения в изменяемых ячейках (до двухсот сразу), чтобы добиться нужного итога в целевой ячейке с учётом ограничений. Включается надстройка в четыре шага через параметры Excel. Под капотом у неё серьёзная математика — линейное и нелинейное программирование, исследование операций, — а движется она к цели итерационными методами, шаг за шагом.

Вывод прост. «Поиск решения» стирает грань между сложным математическим аппаратом и обычным пользователем. Вам не нужно быть математиком — достаточно ясно понимать свою задачу и правильно её описать. Остальное машина сделает сама, перебрав столько вариантов, сколько человеку не осилить и за неделю. А значит, тот самый директор с вечерней таблицей может закрыть ноутбук раньше — оптимальное решение уже найдено.