Статью подготовили специалисты образовательного сервиса Zaochnik.
Процесс фондирования архивных материалов и его особенности
Содержание:
Понятие фондирования и особенности этого процесса
Фондирование – это процесс организации документов в условиях конкретного архивного фонда.
В процесс фондирования входит выявление границ архива каждого фонда, совместно с определением принадлежности конкретных документов к определенному фонду. В процессе определения границ конкретного архивного фонда, прежде всего необходимо учесть юридическую самостоятельность фондообразователей.
Иначе говоря, для того, чтобы решать, может ли определенный набор документов стать отдельных архивным фондом, а не быть присоединенным к какому-либо другому фонду, важно быть уверенным в том, что определенный фондообразователь является самостоятельным учреждением, а не входит в состав других учреждений.
К числу признаков юридической самостоятельности следует отнести наличие правовых актов о факте его образования (устав, закон, положение, учреждение и прочее), размер самостоятельного бюджета (банковский счет, баланс, смета), а также самостоятельное делопроизводство (включая бланки с реквизитами, номенклатуру дел, печать и прочее), а также наличие штатного расписания.
В качестве фондообразователей могут выступать и структурные подразделения различных учреждений, в том случае, если у них есть (либо был) хотя бы ряд признаков юридической самостоятельности, которая является отдельной от иных структурных частей и обладает собственным перечнем компетенций, а документы этих подразделений образовывают исторически значимые комплексы.
Так, в качестве самостоятельных фондообразователей выступают как правило канцелярии, департаменты, а также главные управления большей части дореволюционных министерств.
В качестве обязательного признака самостоятельных фондов выступает наличие сохранившейся документации, в которой отражена основная деятельность фондообразователей. Не меньшим уровнем значимости обладает и определение хронологических границ фонда.
В контексте архивных фондов определенного учреждения выступают официальные даты образования, а также ликвидации этого учреждения, а для фондов личного происхождения таковыми будут являться даты жизни, а также смерти конкретного человека, рода, либо членов семьи. Для архивных фондов это будут даты образования самого раннего, а также самого позднего по времени деятельности учреждения, чьи документы входят в состав фонда.
Границы архивных фондов, изменение фондов и признаки новых фондообразователей
В ситуации определения границ архивных фондов, важным является учет некоторых важнейший факторов, среди которых: изменение конституционных основ государства и государственного строя, изменение статуса субъектов Российской Федерации, совместно с границами административно-территориального разделения и формирования новых органов управления и власти.
Также большим значением обладеат изменение форм собственности фондообразователей, процесс реорганизации учреждений фондообразователя, что влечет за собой существенные изменения в его функциях, совместно с созданием новых учреждений и изменением статуса учреждения фондообразователя и передача его полномочий и функций одной, либо нескольким организациям.
В качестве безусловного фактора перемен в государственном строе выступает Октябрьская революция, которая привела к полной смене старого устройства государственных учреждений на новое. При этом, государственные учреждения Российской империи, которые продолжали существовать и после событий Февральской революции, не образовывали отдельные фонды.
Кроме того, так как некоторая часть учреждений Российской империи на протяжении некоторого времени продолжала существование и после событий 25-го октября 1917 года (прямо до момента их реорганизации, ликвидации, либо переименования с последующим включением в новую управленческую систему), их документация за это время вошла в состав архивных фондов дореволюционных учреждений.
Однако, все учреждения, которые были созданы Временным правительством, а также правительствами, которые претендовали на получение властных полномочий на территориях бывшей Российской империи, либо ее части относятся уже к самостоятельным фондообразователям.
В новых фондах образуются документы органов власти республик Советского Союза, которые были снова организованы на основе автономных республик в составе каждых из них – например, РСФСР, властных органов в Российской Федерации, которые были образованы на территориях бывших автономных областей и прочее.
В ситуации изменения границ административно-территориальных делений, создание новых фондов происходит исключительно в той ситуации, если данное изменение повлекло за собой ликвидацию части учреждений в системе органов власти, совместно с их заменой на другие.
К этому относятся процессы ликвидации в конце 1920-х – начале 1930-х годов старых губерний, волостей и уездов, с последующей заменой их на области, округа (которые вскоре были ликвидированы) и районы. Данный принцип также распространяется и на локальные учреждения ВКП(б) – КПСС, профсоюзы, общественные организации и прочее.
Следует отметить, что процессы частичного изменения границ административно-территориальных делений, как правило, не влияют на хронологическую последовательность работы фондообразователей, и, следовательно, границы их архивных фондов.
На хронологические рамки работы фондообразователей влияния не оказывают их переименование (с полным, либо частичным сохранением основных функций), включая присвоение им почетных названий, награждение, передачу учреждения от одного ведомства, к другому, смена местонахождения (включая вынужденную, в связи с эвакуацией), перемены во внутренней структуре, частичное сужение, либо расширение компетенций и административно-территориальных границ деятельности (с условием сохранения основных функций и задач).
Хронологические границы архивных фондов могут не совпадать с крайними датами архивных документов, которые в них находятся. В фондах учреждений это может происходить из-за возможного отсутствия архивных документов начального, либо завершающего этапов работы этого учреждения, из-за включения в состав фонда документов, датированных более ранними числами, которые были переданы для окончания производственных процессов дел предшественников фондообразователя.
В фонде личного происхождения это может происходить благодаря документам, которые связаны с откликами на смерть личности, проведением памятных, либо юбилейных мероприятий и прочего.
Процессы разукрупнения различных учреждений, с последующим образованием на их месте новых (например, наркоматы СССР), является причиной образования новых архивных фондов, а официальные даты данных разукрупнений выступают в качестве верхних границ фонда старого учреждения. То же самое происходит и к образованиям новых учреждений благодаря ликвидации одного, либо нескольких иных учреждений, а также расширения функционала для вновь созданной организации.
В качестве отдельных фондообразователей должны также выступать и учреждения, которые созданы под одинаковыми наименованиями, однако которые обладают различным функционалом и были созданы в разное время.
Так, Сибирский комитет, который существовал в 1821-1838 годах, а также комитет с аналогичным названием, но работающий в 1852-1864 годах, являются двумя разными фондами.
Также, разными фондами признаются фонд Высшего совета народного хозяйства СССР, который существовал в 1922-1932 году, а также фон Высшего совета народного хозяйства СССР, который действовал в период с 1963-й по 1965-й годы. Вместе с тем, документация, которая относится к неоднократно изменявшему название (и частично функционал) Кавказскому комитету (1833-1882 годы) относятся к одному и тому же фонду. К числу признаков возникновения новых фондообразователей относится преобразование тех учреждений, которые влекут за собой существенные изменения в их статусе.
Особенные канцелярии главноуправляющего средствами публичных заданий и путей сообщения – Канцелярии министра путей сообщения, выступают в качестве отдельных фондообразователей, поскольку в 1865 году Главное управление путей сообщения было трансформировано в Министерство путей сообщения. Так, в качестве новых фондообразователей начали выступать также и министерства СССР, которые были созданы в 1965 году как средство замены государственных комитетов.
Возникновение определения фондовой принадлежности некоторых документов возникает в ситуации разбора так называемых россыпей, то есть разрозненной неупорядоченной документации, которая чаще всего не объединяется в дела. Также она возникает в ситуации обнаружения в составе единиц хранения, либо существующих фондов материалов, которые явно к ним не относятся.
Правила определения принадлежности документации
В ситуации определения принадлежности документов, важно использовать и применять перечень простых правил. Так, входящие документы – то есть те, которые были получены фондообразователями из других учреждений, либо от других лиц, должны войти в состав фонда адресатов.
В делопроизводственных документах содержатся такие необходимые реквизиты, как указание адресатов, совместно с различными пометками о получении документа адресатом. Более сложная ситуация складывается с документами личного происхождения
Письма (написанные на русском языке) могут содержать обращения по имени, либо по имени и отчеству, и реже всего – по фамилии (товарищ, либо господин такой-то). Последнее происходит в ситуации, если письмо адресуется малознакомому человеку, или в определенной степени имеет официальный характер. В случае, если конверт от письма не сохранился, в этом случае необходимо руководствоваться имеющимися сведениями об отчествах и именах возможных корреспондентов авторов писем – знакомых, друзей, либо родственников.
Исходящая документация – то есть та, которая направлена фондообразователем лицу, либо учреждению, размещается в составе фонда в копиях (либо отпусках). Название учреждения автора письма как правило попадает в реквизиты делопроизводственных документов.
Личные письма часто имеют черновики, однако в этом правиле есть и исключения. В этой ситуации, принадлежность к фонду в данном черновике может устанавливаться по подписи, а в ситуации отсутствия подписи – по содержанию письма и почерку автора.
Внутренние документы, которые есть в каждом учреждении (протоколы, приказы, служебные записки, докладные и прочие) как правила также имеют указание на название организации. Данные сведения могут размещаться как в тексте, так и в заголовке. Иногда, фондовая принадлежность данных документов может быть определена по подписям определенных должностных лиц.
В некоторых случаях, фондовая принадлежность некоторых документов подлежит установлению по косвенным признакам: резолюциям, содержанию и пометкам, по особенностям чернил и бумаги. На основании принципа происхождения, и внутреннюю фонда образовывает структура фондообразователя, совместно с особенностями его работы (для фондов личного происхождения).
На основании установленной международной терминологии, архивные фонды принято разделять на подфонды (sub-fonds) и описи (series). Подфондами принято называть определенные составные разделы фонда, которые содержат в себе систему документов, связанных между собой, которые относятся к подразделениям организации, в которой они создавались, либо были выделены по хронологическому, географическому, функциональному и иным признакам, в соответствии с изучением этого документационного комплекса.
В свою очередь, описями называют группы документации, которые являются структурированными в соответствии с системой делопроизводства фондообразователя, либо хранятся вместе из-за того, что их собрали, либо организовали в конкретные дела в процессе одинаковой деятельности, либо по признаку определенной формы, либо же по каким-либо иным объединяющим их параметрам (в создании, получении, либо использовании).
Традиционно, в России систему фондов принято разделять на отдельные части, которые называются описями. Данное название является идентичным названию инвентарных описаний этой части фонда.
В соответствии с этим, вся совокупность фондов, которая хранится в государственных архивах Российской Федерации (либо в иных хранилищах, например, в рукописных отделах библиотек и музеев), совместно с архивами стран, которые ранее входили в состав СССР и испытали на себе воздействие отечественной школы архивоведения, разделяется на описи. Количество описей может быть действительно большим и доходить вплоть до нескольких сотен.
Навигация по статьям