Номенклатура дел организации как основа делопроизводства

Номенклатура дел организации

Порядок в документах не возникает сам собой — за ним стоит продуманная система, которая подсказывает, какие дела заводить, кто с ними работает и сколько лет их хранить. Именно эту роль в делопроизводстве играет номенклатура дел. Разберём, что она собой представляет, ради чего нужна, какие её типы существуют и по каким правилам оформляют каждый раздел.

Номенклатура дел организации

В нём собраны исчерпывающие сведения о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто за них отвечает, а также где и в течение какого срока их надлежит хранить.

Номенклатура дел служит для того, чтобы:

• вести учёт дел, которые заводятся в течение года как в самой организации, так и в её структурных подразделениях;
• формировать все дела и соблюдать порядок при подшивке документов в них;
• вести индексацию дел;
• обеспечивать оперативный поиск нужных документов.

Чаще всего номенклатуру дел оформляют как единый документ для всего предприятия. Однако отдельные подразделения - к примеру, канцелярия, кадровая и финансовая службы и другие - ведут собственную номенклатуру, а из них уже складывается общая номенклатура дел всей организации.

Основные типы номенклатуры дел

В делопроизводстве принято выделять три типа номенклатуры.

1. Типовая номенклатура дел - обязательный перечень дел, которые заводят в однотипных организациях. Разрабатывают её, как правило, в учреждениях с разветвлённой сетью подведомственных организаций.
2. Примерная номенклатура дел - документ, близкий по своему назначению к типовой форме. Её также готовят для однородных организаций, но она носит рекомендательный характер. Иными словами, подведомственные компании вправе сами решать, брать ли её за типовой образец или выстроить собственную схему делопроизводства по номенклатуре.
3. Индивидуальная номенклатура дел - её утверждает каждая организация у себя. Когда у организации нет ни типовой, ни примерной номенклатуры, индивидуальную она разрабатывает самостоятельно.

Форма номенклатуры дел кадровой службы

Номенклатурное дело кадровой службы готовит непосредственно отдел кадров, и в дальнейшем оно войдёт в состав единой сводной номенклатуры. Разрабатывают его по тем же правилам, которых придерживались при составлении общей номенклатуры. В ней должно быть пять основных разделов:

• индекс дела;
• заголовок дела либо тома, части;
• количество дел или томов/частей/разделов;
• срок хранения дела или тома/части, а также номер статьи по перечню;
• примечания.

Структура номенклатуры дел

Все нюансы и правила заполнения отдельных разделов номенклатуры дел в делопроизводстве закреплены в приказе Минкультуры РФ от 31 марта 2015 года №526. С ними стоит разобраться заранее - до того, как будет составлена номенклатура дел организации, кадровой службы или иных подразделений.

Графы заполняют в такой последовательности: индекс дела; заголовок дела либо тома, части; срок хранения дела или тома/части, а также номер статьи по перечню; примечания. Графу с количеством дел или томов/частей/разделов оформляют в самую последнюю очередь. Её заполняют в конце календарного года, когда уже точно известно число единиц хранения - томов, папок, книг, журналов.

Порядок составления и ведения номенклатуры дел прописывают в инструкции по делопроизводству.

Первая графа - индекс - предназначена для индекса каждого дела. Он складывается из двух частей: кода или номера структурного подразделения, соответствующего утверждённому штатному расписанию организации, и порядкового номера дела, сформированного в кадровой службе. Записывают индекс арабскими цифрами. Возьмём пример - 05-07, где 05 - это код кадровой службы в штатном расписании, а 07 - порядковый номер дела или папки в номенклатуре. Группы цифр в индексе разделяют дефисом. Позднее индексы из номенклатуры переносят на корешки папок-скоросшивателей, а при сдаче в архив - на обложку дела.

Дела, вопросы в которых не были решены за один календарный год, переносят в номенклатуру следующего года с сохранением прежнего индекса. К ним относятся личные карточки, трудовые книжки и журналы учёта.

В графу «заголовок» вносят заголовки дел или папок со всеми входящими, исходящими и внутренними документами, с которыми ведётся работа.

Заголовки дел выстраивают в строго определённом порядке. Сначала идут дела с организационной документацией, за ними - дела с распорядительной документацией, далее дела учётной и справочной документации, а затем официальная внутренняя переписка.

По общему правилу объём одного дела не должен превышать 250 листов. Если страниц оказывается больше, дело разбивают на части, указывая номер каждого тома или части вместе с их крайними датами.

Срок хранения каждого дела и номер соответствующей статьи устанавливают по перечню, утверждённому приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236. Заполняя эту графу, важно помнить, что в номенклатуре должны быть отражены все заголовки дел за календарный год.

В графе с примечаниями делают отметки о заведении дел, их переходе, выделении к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, а также о передаче дел в другие организации. Так, примечанием может служить запись «Дело заведено 18.07.07 г.». Подобные отметки допускается проставлять на протяжении всего срока действия номенклатуры дел.

Утверждённый экземпляр номенклатуры относится к документам постоянного хранения. После того как номенклатура дел прошла все стадии утверждения, с неё снимают столько копий, сколько требуется для работы.

Одним словом, разветвлённая система номенклатуры дел нужна предприятиям для того, чтобы облегчить работу с делами, упорядочить их, наладить хранение и быстрый доступ к нужному тому, разделу или делу, а также сформировать архивы дел и обеспечить межведомственное взаимодействие.