Обязанности секретаря по организации хранения документов и их использованию

Обязанности секретаря по организации хранения документов

Ни одна компания не обходится без человека, который держит весь поток бумаг под контролем. Именно секретарь-делопроизводитель следит за тем, чтобы документы вовремя обрабатывались, правильно учитывались и надёжно хранились. Разберём, каким требованиям должен отвечать такой сотрудник, какие функции он выполняет и как выглядит его должностная инструкция.

Секретарь-делопроизводитель: профессиональные требования

Профессия секретаря-делопроизводителя пользуется устойчивым спросом, и её нередко встретишь в объявлениях о вакансиях. На такого специалиста ложится целый ряд важных задач, связанных с обработкой значительных объёмов самой разной документации. В любой организации существует свой документооборот, а он требует чёткого порядка учёта и хранения бумаг.

От того, чем занимается компания и в чём состоит специфика её работы, зависит, сколько внутренних и внешних документов через неё проходит.

Круг обязанностей секретаря-делопроизводителя не сводится к одной лишь работе с бумагами - сюда входит и общение с партнёрами, клиентами, коллегами. В крупных организациях документооборот особенно велик, и справиться с ним оперативно и качественно под силу только настоящему профессионалу. Поэтому в штате практически каждой организации предусмотрена отдельная единица секретаря-делопроизводителя.

К числу основных обязанностей секретаря-делопроизводителя относят:

• упорядочивание, обработку и учёт документооборота;
• совершение звонков и ответы на них, ведение переговоров с клиентами;
• разбор входящей и исходящей корреспонденции;
• проверку документации, подготовленной другими сотрудниками;
• передачу документов на архивное хранение.

Тот, кто претендует на должность секретаря-делопроизводителя, должен соответствовать ряду требований:

• подходящее образование - начальное профессиональное или полное среднее, специальная теоретическая подготовка, знание норм и правил делопроизводства;
• профессиональные навыки ведения документооборота;
• умение работать с оргтехникой, уверенное владение компьютером, знание офисных программ;
• вежливое и грамотное общение с клиентами, партнёрами и коллегами.

Функции секретаря-делопроизводителя

Крупные компании могут позволить себе держать в штате сразу двух работников - и секретаря, и делопроизводителя. А вот в небольших и средних фирмах, где сотрудников немного, эти две должности обычно объединяют в одну - секретарь-делопроизводитель.

Сотрудник, который занят исключительно делопроизводством, решает только те задачи, что касаются документооборота.

Если же в его функции входит ещё и секретарская работа, то помимо всех перечисленных выше обязанностей он принимает и обрабатывает входящие звонки, работает с резолюциями руководства, составляет план работы начальника, занимается организационными вопросами и прочим.

С таким широким перечнем обязанностей вполне справится грамотно обученный и подготовленный специалист - свою работу он выполняет максимально быстро и результативно.

Должностная инструкция делопроизводителя в организации

Ознакомившись со своей должностной инструкцией, сотрудник обязан чётко её соблюдать, ведь этот документ носит организационно-распорядительный характер.

Чтобы работник действовал в согласии с должностной инструкцией, все его обязанности должны быть расписаны в ней подробно - так, чтобы не возникало ни вопросов, ни разногласий.

В общих положениях инструкции, в соответствии с утверждённым на предприятии штатным расписанием, указывают название должности и структурное подразделение, где трудится делопроизводитель. Там же прописывают квалификационные требования, порядок назначения и освобождения от должности, а также должностных лиц, которые заменяют работника в его отсутствие.

Должностные обязанности делопроизводителя предполагают их чёткое и правильное исполнение. Составляя инструкцию, крайне важно определить функциональные обязанности с учётом специфики конкретной организации.

Круг обязанностей во многом определяется размером предприятия, степенью автоматизации систем и техническим оснащением. В этом разделе перечисляют действия, которые предстоит выполнять делопроизводителю, - приём, обработку, хранение, учёт и архивацию документации.

Помимо возложенных обязанностей, у делопроизводителя есть и права, благодаря которым он может реализовывать свои функции. Среди них:

• требовать от сотрудников исполнения резолюций руководства;
• запрашивать информацию, необходимую для работы;
• получать доступ ко всем информационным базам предприятия;
• знакомиться с проектами решений руководителей, затрагивающими его деятельность.

Если делопроизводитель не выполнил свои обязанности полностью либо исполнил их ненадлежащим образом, он несёт ответственность согласно трудовому законодательству.

Когда причинён материальный ущерб или в ходе работы допущен ряд правовых нарушений, делопроизводителя могут привлечь к различным видам ответственности - дисциплинарной, материальной, административной, а порой и уголовной.

Отдельная ответственность и наказание предусмотрены за разглашение коммерческой тайны организации.

Законодательство РФ не устанавливает строгих рамок для составления должностных инструкций делопроизводителей. Названия разделов и их число могут различаться. Проще говоря, уполномоченные лица вправе по своему усмотрению вносить в текст инструкции определённые правки - дополнять или сокращать отдельные разделы.