Порядок оформления и ведения деловой переписки

Ведение деловой переписки

Умение грамотно вести деловую переписку сегодня ценится не меньше, чем навык живого общения. Правильно оформленное письмо экономит время, помогает быстро донести суть и формирует нужное впечатление о вас и вашей компании. Разберём, что такое деловое общение, где применяется деловая переписка, какими бывают деловые письма и по каким правилам стоит составлять электронное письмо.

Общие сведения о деловом общении

Деловой формат общения принят в бизнес-среде и в трудовых правоотношениях в целом. Он даёт возможность обсуждать рабочие вопросы чётко и корректно, не касаясь личных интересов и интимных подробностей жизни собеседников. Сильным эмоциям в деловом общении места нет. Коллеги затрагивают лишь те темы, которые прямо связаны с их трудовой деятельностью. А за пределами рабочего времени они вполне могут быть друзьями и общаться совершенно иначе.

Причём речь идёт не только об устной коммуникации. Нередко офис оказывается настолько большим (или же у компании есть сразу несколько филиалов), что встретиться с человеком лично удаётся не всегда. В таких ситуациях на помощь и приходит деловая переписка - один из методов делового общения.

При этом, какой бы официальной деловая переписка ни была, она в любом случае остаётся общением. А значит, важно постараться сделать её максимально понятной и комфортной для всех участников.

Где используется деловая переписка

Деловая переписка ведётся не только между сотрудниками одной компании. Это может быть и диалог клиента с продавцом, и общение «подчинённого» с «начальником» в любой иерархии - не только рабочей, - и даже одностороннее взаимодействие, например публикация официального документа. Отклика от читателей оно не предполагает, но доносит до них важные сведения.

Виды деловых писем

К основным видам деловых писем относят запросы, резюме, извещения, подтверждения, напоминания, благодарности, рекомендации, приглашения и некоторые другие.

Письмо-извещение - это деловое письмо, задача которого - донести сведения до адресата, то есть известить его о чём-либо.

Правила составления электронного делового письма

Основным каналом коммуникации в деловой переписке служит электронная почта. Ниже разберём главные правила оформления деловой переписки по электронной почте.

Адрес почты

Первое правило - корректный адрес почты. В идеале стоит завести два ящика: один для обычного общения и регистрации на сайтах, второй - для рабочих задач и деловой переписки. Если ваш адрес выглядит примерно как solnyshko@mail.ru или vanilka@mail.ru, для делового общения он точно не годится. Желательно, чтобы в адресе отражались ваше имя, фамилия и название компании, которую вы представляете.

Тема письма

Следующий момент - правильная тема письма. Оставлять её пустой не стоит. Во-первых, тема выделит письмо среди остальных. Во-вторых, сразу даст краткое представление о содержимом, а то и заинтригует, что особенно ценно для рекламных рассылок. Однако не нужно набирать её с CAPS LOCK, множеством восклицательных знаков или лишними сокращениями - всё это лишь затруднит восприятие.

Приветствие

Существует мнение, что фраза «Доброго времени суток!» - идеальный вариант приветствия. Ведь так отправитель точно не ошибётся ни с часовым поясом адресата, ни со временем прочтения письма. Но в деловом общении такой оборот использовать не принято. Лучше написать «Добрый день!» или «Здравствуйте!». Если это не рассылка, а персонализированное письмо, к приветствию стоит добавить обращение по имени - в его полной форме. Услышав своё имя, человек невольно настраивается на позитивную волну.

Объём и оформление делового письма

«Краткость - сестра таланта», - писал Антон Павлович Чехов. И был совершенно прав. Чем короче изложена информация, тем легче её воспринимать. Оптимальный объём делового письма - 100–150 слов (10–15 предложений). Текст следует разбивать на абзацы - это тоже облегчает восприятие. Цвет и шрифт должны оставаться единообразными, и лишь в самых крайних случаях допустимо выделить действительно значимые сведения. Но и с этим стоит быть предельно осторожным.

Подпись

В конце письма не забудьте о вежливой фразе вроде «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями» - читать такое действительно приятно. Далее укажите имя и фамилию, должность и контактные данные.

Некоторые шаблонные фразы

Ниже собраны фразы-шаблоны, которые вы можете смело применять в своей деловой переписке. Слова в них даны во множественном числе - на случай, когда письмо составляется от лица компании. Но если у письма есть конкретный отправитель, чья подпись стоит в конце, уместнее будет единственное число.

Обращения: «Уважаемый (имя + фамилия / имя + отчество)!», «Уважаемый (должность)!».

Общие этикетные темы: «Благодарим вас…», «Приносим свои извинения за / по поводу…», «Выражаем надежду…», «Мы ценим вашу позицию…», «Нам очень приятно доверие к нашей компании!», «Мы были бы рады узнать ваше мнение о…».

Сообщения: «Сообщаем вам, что…», «Ставим вас в известность о том, что…», «Уведомляем вас о том, что…».

Подтверждения: «Подтверждаем то, что…», «Заверяем вас в том, что…», «Объявляем…», «Заявляем, что…».

Просьбы и требования: «Просим вас…», «Обращаемся к вам с просьбой…», «Приказываю…», «Требую…», «Постановляю…».

Обещания: «Обещаем вам…», «Гарантируем вам…», «Заверяем вас в том, что…», «Обязуемся…».

Ссылки: «В соответствии с Распоряжением…», «По Постановлению…», «Согласно Приказу…».

Заключение: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество с вами», «Ждём ваших предложений и замечаний», «Если у вас остались вопросы, мы обязательно рассмотрим их в ответном письме», «Хорошего вам дня!».