Предпроектное обследование СДОУ

Что такое предпроектное обследование СДОУ

Прежде чем внедрять или перестраивать систему работы с документами, важно понять, как в организации всё устроено на самом деле. Именно для этого проводят предпроектное обследование СДОУ. Разберём, что представляет собой система документационного обеспечения управления, зачем её обследуют перед проектом и какими методами при этом пользуются.

Описание системы ДОУ

С помощью такой системы автоматизируются технологические операции документационного обеспечения управления на предприятии.

Объектом, с которым работает СДОУ, выступает электронный документ. По идеологии документационного обеспечения управления в системах подобного рода документ представлен в виде регистрационной карточки и электронного образа документа — то есть файлов и наборов файлов.

Предпроектное обследование системы ДОУ

Качественно проведённое предпроектное обследование СДОУ позволяет выявить наиболее проблемные участки в конкретных сферах работы организации. К ключевым методам, применяемым в ходе обследования, относят наблюдение и опрос. Опираясь на них, можно выяснить: как загружен сотрудник, как организованы его рабочее место и условия труда, какова общая характеристика основных типов работ и документооборота управленческого аппарата, как в целом поставлено делопроизводство, в каком состоянии находится архив, насколько он автоматизирован и оснащён необходимой оргтехникой.

Метод наблюдения используют, чтобы собрать первичные сведения об изучаемом объекте. Любое наблюдение проходит через несколько этапов:

• подготовку к наблюдению;
• само наблюдение;
• обработку полученных данных;
• анализ результатов и проектирование более рационального трудового процесса.

Наблюдение бывает нескольких видов:

1. Хронометраж — наблюдение, направленное на изучение циклически повторяющихся элементов работы сравнительно небольшой продолжительности. Его основными способами выступают непрерывный и выборочный. Они дают возможность вести наблюдение либо непрерывно, от начала и до конца, либо выборочно — чтобы изучить и замерить длительность лишь отдельных элементов.
2. Фотографирование рабочего дня — предполагает замер и изучение всех затрат рабочего времени в течение рабочего дня. Разумеется, сотрудников следует к этому подготовить и предупредить о съёмке. Такой вид наблюдения уместен, когда обязанности работников аппарата управления включают несколько типов работ с короткими циклами.

К основным достоинствам этого метода можно отнести то, что его допустимо сочетать с другими методами исследования, а также то, что с помощью наблюдения удаётся изучить большое число явлений и объектов.

Ещё один метод — опрос — представляет собой прямой или опосредованный сбор первичной вербальной информации. Объём данных, которые удаётся получить в результате опроса, во многом зависит от качества применяемого опросника, от организации самой процедуры и от поведения интервьюера. Особенность этого метода в том, что он сравнительно прост в применении и обработке данных, не требует много времени на проведение, а также может быть организован сразу для всех.

Цель опроса — узнать мнение сотрудников об условиях труда, распределить обязанности между работниками, оценить степень автоматизации, оснащённость средствами оргтехники, психологический климат в коллективе и отношение к работе по рационализации. Одна из трудностей применения опроса — сложность обеспечить достоверность и надёжность полученных сведений. Информация, которую получает опрашивающий, носит субъективный характер, ведь она зависит от искренности отвечающих, их способности адекватно оценивать собственные поступки и личные качества, а также других людей и происходящие события.

Основными видами опроса выступают:

• интервьюирование;
• анкетирование.

При интервьюировании заранее готовят список опрашиваемых и перечень вопросов. Результаты можно фиксировать как в ходе самого опроса, так и после его завершения. Кроме того, этот метод предполагает индивидуальный подход к каждому сотруднику, поэтому и итоги опроса могут получиться крайне разнообразными.

Достоверность информации — это свойство доказательств давать сведения, которые адекватно отражают изучаемую реальность в соответствии с изменяемыми характеристиками. Иными словами, исследователю нужно формулировать вопросы так, чтобы в процессе опроса респондент:

• воспринимал нужную информацию;
• правильно её понимал;
• мог вспомнить те или иные события прошлого;
• выбирал и формулировал ответы, которые соответствуют его мнению либо реальному положению дел;
• мог адекватно выразить выбранный ответ словами.

Метод анкетирования является техническим средством конкретного социального исследования. В организациях его применяют, чтобы собрать необходимый объём сведений через обработку анкет, заполненных сотрудниками аппарата управления. Анкета — это специально разработанный опросный лист, предназначенный для получения определённого объёма сведений о том, кто его заполняет.

Чтобы составить анкету, необходимо сформулировать её цель и данные, которые предстоит получить от сотрудника, а сами вопросы должны быть изложены правильно, чётко и ясно.

Таким образом, предпроектное обследование системы ДОУ начинается с определения объектов исследования, его основных источников и направлений, а также с выбора методов обследования. Этот выбор диктуется спецификой каждой конкретной организации в целом и особенностями системы ДОУ рассматриваемой организации в частности.