Разработка инструкции по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству

Чтобы работа с документами в организации шла слаженно и без сбоев, компании нужен единый свод правил. Такую роль берёт на себя инструкция по делопроизводству — локальный акт, который описывает, как создавать, оформлять и обрабатывать документы. Разберём, что представляет собой этот документ, из каких частей он состоит и какие разделы входят в его состав.

Понятие и структура инструкции по делопроизводству

Чтобы грамотно выстроить службу документационного обеспечения управления и целостную систему делопроизводства, компании необходимо сформировать нормативно-методическую базу. Именно она позволяет верно создавать и оформлять документы, придавать им юридическую силу, а также налаживать документооборот, обеспечивать сохранность бумаг и их использование в текущей деятельности организации.

Работая с документами, которые появляются в ходе деятельности любого предприятия, важно придерживаться правил документирования — они заметно облегчают работу как всей организации, так и её отдельных подразделений и должностных лиц. Одним из ключевых нормативных документов здесь выступает инструкция по делопроизводству.

Задача инструкции — отразить весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

Правовым основанием для разработки инструкции по делопроизводству служат:

• законодательные и иные нормативные правовые акты РФ в сфере информации, документации и архивного дела;
• правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;
• методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Строгой регламентации структуры инструкции нормативно-методическими документами не предусмотрено. Как правило, инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

Основные разделы инструкции

Раздел «Общие положения» задаёт сферу распространения инструкции, её цель, нормативно-методическую базу, область действия и ответственность сотрудников за соблюдение установленных правил, а также определяет подразделение или должностное лицо, отвечающее за единый порядок и организацию работы с документами внутри организации.

Тематические разделы — самые важные: в них прописаны особенности работы с документацией. Обычно они открываются разделом «Правила составления и оформления документов», где определяются:

• типы и разновидности документов, применяемых для того, чтобы задокументировать распорядительную, организационную и информационную деятельность;
• ряд общих правил подготовки отдельных типов распорядительных документов, в том числе порядок визирования, согласования, утверждения и подписания.

Раздел «Организация документооборота и исполнение документов» складывается из нескольких подразделов: сюда входят первичная обработка поступающих, то есть входящих, документов, обработка и передача отправляемых бумаг, порядок прохождения внутренних документов, а также контроль исполнения документации, порядок учёта общего объёма документооборота и прочее.

В самостоятельный раздел выделяют регистрацию документов, где описан порядок регистрации всех документопотоков, сроки, формы и методы регистрации, а также правила индексации документов.

Раздел инструкции «Контроль за исполнением документов» определяет категории документов, подлежащих обязательному контролю, порядок их постановки на контроль, технологию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, а также порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов и порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» включает:

• правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях предприятия;
• закрепление ответственности определённых должностных лиц за сохранность документации;
• правила формирования отдельных категорий документов в дела;
• порядок систематизации и индексации дел.

Раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» состоит из:

• порядка проведения экспертизы ценности документов;
• правил подготовки дел к передаче на хранение;
• требований к описанию и оформлению дел, а также порядка передачи дел в архив.

Состав тематических разделов можно менять и дополнять — всё зависит от условий работы и принятых технологий делопроизводства. Так, в инструкцию по делопроизводству могут входить разделы о работе с обращениями граждан, о документации ограниченного распространения (ДСП), о техническом обеспечении подготовки документов и прочем.

К инструкциям по делопроизводству обычно готовят приложения, куда помещают максимум справочно-иллюстративного материала, упорядоченного по расположению разделов. В приложения могут входить схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных типов документации, перечень контролируемых документов, формы их учёта и формы номенклатуры дел.

Иначе говоря, инструкция по делопроизводству играет заметную роль в работе любого предприятия и выступает инструментом совершенствования работы с документацией. В ней собраны правила подготовки и оформления документов, задан рациональный порядок их прохождения и обработки, регламентирована процедура экспертизы ценности документов и многое другое. Грамотно составленная и доведённая до каждого сотрудника инструкция сводит к минимуму ошибки в работе и унифицирует процессы, тем самым повышая их результативность.