Служебное письмо как один из видов информационно-справочных документов организации

Что такое служебное письмо 

Служебное письмо остаётся одним из самых востребованных инструментов деловой коммуникации: с его помощью организации запрашивают сведения, подтверждают договорённости, напоминают о сроках и решают десятки других задач. Разберём, что представляет собой служебное письмо, какие функции оно выполняет, на какие виды делятся деловые письма и как строится их текст.

Понятие служебного письма

Служебные письма нужны для того, чтобы оперативно связываться с другими учреждениями и органами УОС, а также с прочими организациями. По содержанию они бывают инициативными (запрос, разъяснение) либо ответными.

Письмо как тип документа применяют, чтобы передать информацию между двумя корреспондентами — адресантом, то есть отправителем письма, и адресатом, то есть получателем. И тот, и другой могут быть как физическими, так и юридическими лицами. Для документа этого типа предусмотрен типовой способ передачи: пересылка по почте (в том числе электронной), а также по факсимильной или телеграфной связи.

К основным функциям делового письма относят:

• информационную — фиксацию фактов, сведений, мнений и других явлений практической и интеллектуальной деятельности человека;
• коммуникативную — обеспечение внешних связей организации с помощью писем;
• правовую — использование содержания официального письма в качестве доказательства деятельности организации или частного лица;
• организационную — воздействие через письма на людей, чтобы организовать и скоординировать их деятельность.

Виды деловых писем

Деловые письма используются массово и отличаются большим разнообразием, поэтому дать им чёткую классификацию не удаётся. И всё же по функциональному признаку принято выделять следующие их разновидности:

1. Директивное — циркулярное — письмо — это письмо, которое вышестоящая организация направляет подчинённым организациям, сообщая им определённые сведения, затрагивающие их деятельность или носящие характер распорядительных установок.
2. Гарантийное письмо — выражает гарантию того, что изложенные в письмах обязательства будут исполнены. Такие письма отправляют, чтобы подтвердить выполнение обещаний или оговорённых условий — качество работ и услуг, оплату товара, сроки исполнения заказа и прочее.
3. Письмо-извещение — о чём-либо сообщает или что-либо утверждает. Как правило, письма-извещения служат ответом на запрос и начинаются со слов «сообщаем», «извещаем» и подобных.
4. Письмо-предложение, или письмо-оферта — письменное заявление от имени одного предприятия — оферента, которое оно адресует другому предприятию — акцептанту, о готовности заключить с ним договор на тех или иных условиях. У оферты есть определённый, указанный в ней срок действия.
5. Претензионное письмо — письмо-рекламация — это письмо, которое направляют виновной стороне, если она не выполняет заключённые ранее договоры и обязательства. В претензионном письме может содержаться требование возместить убытки. Рекламацию предъявляют относительно объёмов, сроков поставки, упаковки, маркировки и оплаты товара, качества и оплаты услуг и прочего.
6. Рекламное письмо — это разновидность информационного письма, которое направляют конкретному адресату и которое содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. В рекламных письмах приводят полную и чёткую информацию о предмете рекламы, указывая адрес организации и телефон для справок.
7. Сопроводительное письмо — это письмо, которое извещает адресата о том, что ему направлены прилагаемые к письму документы или материальные ценности.
8. Письмо-подтверждение — это тип письма о получении какого-либо отправления — письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров и прочего — или о том, что ранее составленные документы остаются в силе: договоры, инструкции и подобное.
9. Письмо-просьба — это тип письма, который выражает просьбу выполнить какое-то действие, получить документ либо ту или иную материальную ценность.
10. Письмо-напоминание — это тип письма, указывающий на приближение или истечение срока исполнения одного из обязательств либо проведения мероприятия.
11. Информационное письмо — это тип письма, который сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Его можно рассматривать как разновидность письма-извещения.

Текст деловых писем

Текст делового письма складывается из следующих частей:

1. Официальное обращение к адресату. Деловое письмо почти всегда открывается обращением, то есть апелляцией к личности адресата. Верно подобранное обращение привлекает его внимание, задаёт нужный тон переписке и помогает устанавливать и поддерживать деловые отношения.
2. Вступительная часть. Включает предложение, благодарность адресату, мотивы и цели служебного письма.
3. Основная часть. Представляет собой несколько стилистически связанных предложений, которые формулируют основную суть вопроса.
4. Заключительная часть — состоит из заключительной формулы вежливости. По правилам этикета письмо, которое в начале текста содержит личное обращение к адресату, должно завершаться формулой вежливости; вместе с обращением она образует так называемую этикетную рамку. По своей эмоциональной тональности формула вежливости должна соответствовать обращению и общему настрою письма.

Реквизит «подпись» отделяют от текста тройным межстрочным интервалом. В его состав входят наименование должности лица, подписавшего документ, специальное звание, личная подпись и её расшифровка.

Исполнитель служебного письма указывает свою фамилию, инициалы и номер телефона внизу на обратной стороне последнего листа каждого экземпляра. Если служебное письмо отправляют по электронной почте, документ готовят так же, как обзорное письмо, — в одном экземпляре, визы собирают на обороте последнего листа, а фамилию исполнителя и его телефон помещают на лицевой стороне.

Таким образом, служебное письмо занимает важное место среди информационно-справочных документов организации. Оно выполняет информационную, коммуникативную, правовую и организационную функции, а благодаря богатству разновидностей позволяет решать самые разные задачи — от запроса сведений до предъявления претензий. Грамотно составленный и правильно оформленный текст письма, соблюдение порядка согласования и визирования делают такой документ надёжным инструментом деловой переписки.