Что такое ведомственные архивы

Не все документы организации сразу отправляются на государственное хранение — сначала они проходят долгий путь внутри самого ведомства. Именно здесь на первый план выходят ведомственные архивы: они хранят бумаги учреждения, следят за их сохранностью и помогают в работе. Разберём, что представляет собой ведомственный архив, какими они бывают, какие документы в них хранятся, какие задачи они выполняют, как проводят экспертизу ценности и что входит в научно-справочный аппарат.

Ведомственный архив

Самые ценные документы после того, как истечёт срок их хранения внутри ведомства, передают на постоянное хранение в государственные архивы.

Центральный отраслевой архив министерств хранит документы организаций всех уровней отрасли.

В центральном архиве министерства собраны документы центрального аппарата и напрямую подчинённых ему организаций.

Объединённый ведомственный архив содержит документы организаций, которые связаны подчинённостью или схожестью профиля деятельности.

В объединённом межведомственном архиве находятся документы организаций из нескольких отраслей и систем.

Профиль архива закрепляется в положении о нём. Согласно типовым положениям о ведомственных архивах, для всех их видов в состав хранимых документов входят:

• завершённые в текущем делопроизводстве документы постоянного хранения, которые появились в результате деятельности учреждения;
• документы временного хранения со сроком свыше 10 лет, нужные в практической работе;
• документы по личному составу;
• документы постоянного хранения, а также документы по личному составу учреждений-предшественников и ликвидированных организаций, которые напрямую подчинялись министерству;
• личные фонды деятелей науки и искусства, работавших в этом учреждении.

Кроме того, в архивах могут находиться копии особо ценных документов, печатные издания и научно-справочный аппарат к архивным документам. Исходя из решаемых задач, можно выделить основные функции ведомственного архива:

• комплектование архива — приём документации от структурных подразделений и подведомственных организаций, а также ежегодная экспертиза ценности хранящихся в архиве документов, отбор и оформление документов для дальнейшего хранения и использования;
• обеспечение сохранности документов — сюда входит создание условий, при которых документы не пострадают, организация их учёта, проверка наличия дел, дезинфекция и реставрация документов, подготовка к передаче на государственное хранение;
• использование документов — информирование руководителей и сотрудников о составе и содержании документов, выполнение запросов учреждений и граждан;
• контроль и методическая помощь службам делопроизводства при составлении номенклатуры дел, участие в работе ЭК для проверки того, насколько правильно сформированы и оформлены дела, а также контроль работы архивов подведомственных организаций.

Ведомственные архивы входят в состав государственного архивного фонда, однако при этом не относятся к системе государственной архивной службы и служат источниками пополнения Архивного фонда РФ.

Экспертиза ценности документа в ведомственном архиве

Отбирая документы для государственного хранения, ведомственные архивы проводят экспертизу ценности под прямым методическим руководством соответствующих государственных архивов.

В ведомственных архивах экспертиза ценности строится на анализе состава документов организации — прежде всего организационно-распорядительных, а также плановых и отчётных. При этом определяют, где именно следует оставить на хранение основные экземпляры этих документов. Дубликаты, как правило, уничтожают.

К обязательным источникам относят описи, путеводители и каталоги. К дополнительным — указатели и обзоры документов.

При создании таких справочников опираются на преемственность делопроизводства и архивных служб.

Состав научно-справочного аппарата ведомственных архивов зависит от вида архива, от состава и содержания хранящихся в нём документов, а также от характера и задач поиска и от того, насколько интенсивно документы используются.

Основу НСА составляют архивные справочники по составу и содержанию документов: описи дел и заменяющие их номенклатуры дел, каталоги, картотеки, указатели, исторические справки, а также тематические и фондовые обзоры.

В многофондовых ведомственных архивах для организации НСА могут разработать его схему, которую согласовывают с соответствующим государственным архивом.

Когда документ фонда впервые поступает в ведомственный архив, для него составляют историческую справку о фондообразователе и фонде.

Историческая справка состоит из двух разделов: истории фондообразователя и фонда, а также характеристики документов фонда.

Проверки в ведомственных архивах проводят планово — не реже одного раза в 5 лет, а также внепланово: после чрезвычайной ситуации, переезда или смены ответственного за хранилище.

Таким образом, ведомственный архив играет ключевую роль на промежуточном этапе жизни документов: он комплектует и хранит бумаги учреждения, обеспечивает их сохранность, организует использование и проводит экспертизу ценности. Благодаря продуманному научно-справочному аппарату, историческим справкам и регулярным проверкам такой архив остаётся надёжным связующим звеном между текущим делопроизводством и государственным хранением.