Архивное дело в суде

Что такое архивное дело

Источниками дел, поступающих на архивирование, здесь выступают сам суд и его структурные подразделения. Именно на них и лежит обязанность обеспечивать сохранность архивных дел.

Поддержание сохранности архивных документов — это меры, призванные уберечь такие документы от порчи и утраты, а также сохранить их в первоначальном виде.

Все документы, которые отражают материальную и духовную жизнь общества и обладают исторической ценностью, — в том числе юридические акты и завершённые судебные дела — хранятся в Архивном фонде РФ.

Цели и принципы ведения архивного дела в суде

У архивирования дел в судах есть собственные цели. Оно нужно для того, чтобы выдавать уполномоченным лицам копии дел, выписки и справки, а также передавать документы в ограниченное пользование судьям и работникам суда при исполнении ими служебных обязанностей.

Судебные архивы выполняют такие функции:

• приём на хранение документов судов и их подразделений;
• учёт документов и поддержание их сохранности;
• консультирование сотрудников суда и предоставление им информации;
• проверка того, насколько правильно сформированы дела в ходе их подготовки к сдаче в архив;
• уничтожение документов, у которых истёк срок хранения;
• составление номенклатуры суда и некоторые другие задачи.

В своей деятельности судебные архивы опираются на три принципа. Первый из них — принцип историзма. Он раскрывает особенности того, как функционировали государство и его правовая система в конкретный период. Благодаря этому удаётся учесть все стороны судебного дела с позиций объективности. Второй — принцип комплексной оценки. Он выявляет связь между данным судебным делом и другими, отталкиваясь от сходства их видов и характеристик. Третий — принцип полного изучения документов. Он предполагает, что судебное дело рассматривают со всех возможных сторон через внутреннее значение каждой архивной единицы.

Управление архивным делом в судах

Архив суда — одно из его подразделений. За работой всех архивов в судебной системе РФ следит Судебный департамент при Верховном Суде РФ. Именно он готовит Перечень документов верховных судов регионов РФ, задаёт порядок отбора документов на хранение и проверяет, соблюдаются ли правила архивирования документов.

Хотя само слово «архив» вошло в русский язык лишь при Петре I, систематизировать и хранить документы на Руси начали задолго до этого. Для этого отводили специальные помещения в монастырях и храмах, а со временем стали возводить и отдельные здания под хранение документов. Не случайно самый ранний документ в Архивном фонде РФ датируется ещё XI веком.

Руководит работой архива в суде председатель суда. Он определяет режим работы архива, принимает специалистов на должность и освобождает их от неё, формирует комиссию по экспертизе документов, следит за наличием и целостностью дел в судебном архиве, даёт письменное разрешение на их выдачу, а также берёт на себя ряд других функций.

Правовая регламентация ведения архивного дела в судах

Ведение архивного дела в судах регулируется с помощью следующих правовых источников:

• актов местного значения, издаваемых председателями судов;
• законов субъектов РФ;
• ведомственных норм, выработанных при реализации Федерального закона «О Судебном департаменте…»;
• федеральных норм;
• норм международного права;
• подзаконных актов.

Помимо этого, действуют особые правила хранения и учёта архивных дел, а также распоряжения ими. Они устанавливают, что именно, где и каким образом должно храниться в системе судебных архивов. Наряду с этими правилами перечисленные вопросы регулируют и Национальные стандарты РФ в области делопроизводства и архивного дела, то есть ГОСТы. Они закрепляют сроки хранения архивных дел, порядок их оформления и хранения, а также содержат определения важнейших терминов.

Комплектование и учёт архивных документов

Чтобы скомплектовать заархивированные документы, их сперва необходимо учесть. К тому же у каждого архивного документа должны быть реквизиты, по которым его можно опознать. Реквизиты документа объединяют в себе несколько критериев идентификации. Первый — критерий происхождения. Сюда входят сведения о компетенции суда, о применении процессуальных правил подсудности и о месте, где документ образовался внутри судебной системы. Второй — критерий содержания. Это те данные, которые извлекаются из документа: скажем, акты проверок, статистические отчёты, обобщения по судебным делам и тому подобное. Наконец, третий — критерий внешних особенностей. Он описывает форму документа: судебное дело, наряд и прочее.

Обязательному учёту подлежат все документы, которые хранятся в судебных архивах. Для учёта важно знать количество и состав архивных документов в единицах учёта.

У каждой единицы хранения есть свой особый учётный номер — часть архивного шифра. Размещается он в нижнем левом углу единицы учёта и включает номера архивного фонда, описи, единицы хранения и единицы учёта. У электронных документов этот шифр располагается на вклейке, помещённой в футляр носителя.

Важнейшие документы учёта в судебных архивах РФ

К числу важнейших документов учёта в судебных архивах РФ принадлежат:

• дело фонда (оно вбирает в себя сведения о приёме-передаче дел на хранение, об их уничтожении, а также о содержании и количестве дел и документов);
• список фондов (в его составе — перечень официальных наименований архивных фондов, которые хранятся в фонде либо выбыли из него);
• паспорт архива суда (он содержит данные об объёме хранящихся документов, о составе поисково-справочной системы и об условиях хранения дел в архиве);
• книга учёта поступления и выбытия документов (она отражает сведения, связанные с приёмом и выводом дел, их уничтожением или передачей в органы государственной власти).