Классификация электронных документов

Как происходит классификация электронных документов

Цифровой формат давно перестал быть чем-то второстепенным: сегодня электронные документы решают те же задачи, что и привычные бумаги, а порой и превосходят их по удобству. Чтобы разобраться в этом многообразии, специалисты предложили целый ряд подходов к их упорядочиванию. Рассмотрим, что понимают под электронным документом, каким требованиям он должен отвечать и по каким основаниям такие документы принято классифицировать.

Сущность понятия «электронный документ»

Бумажные и электронные документы обладают равной юридической значимостью, если иное не предусмотрено законом либо договором. Исключения касаются лишь отдельных видов документов, к которым предъявляют повышенные требования по защите данных и условиям хранения.

Электронный документ должен отвечать таким требованиям:

• общие требования к оформлению и содержанию - те же, что действуют для аналогичной бумажной документации;
• требования, придающие документу юридическую значимость, в том числе связанные с электронной подписью;
• ряд отдельных требований, прописанных в инструкциях по работе с тем или иным типом документа.

Классификация электронных документов

Т. Э. Кукарникова предложила следующую классификацию электронных документов:

• по форме существования - виртуальные и материальные. Материальные представляют собой объекты, закреплённые на электронном носителе; они несут информацию со смысловым содержанием и существуют исключительно в электронной среде. Виртуальный документ - это набор информационных объектов, возникающий в результате взаимодействия пользователя с информационной системой;
• по источнику появления - документы, созданные самим пользователем, и документы, сформированные компьютерной системой, то есть непосредственно электронной средой;
• по содержанию - файлы с текстом, графикой, анимацией, фото- и видеорядом, а также с информацией, записанной в виде специальных машинных кодов и обозначений;
• по степени защиты - открытый и закрытый электронный документ;
• по типу материального носителя - документы на физических носителях компьютерной информации (магнитных и лазерных дисках, магнитно-оптических дисках, магнитных лентах, флешках и прочем); хранящиеся в оперативном запоминающем устройстве (ОЗУ) ЭВМ; находящиеся в ОЗУ периферийного устройства; размещённые в ОЗУ компьютерного устройства связи и сетевого устройства.

Г. М. Шаповалова разработала фасетную классификацию электронных документов. Она выделила три фасета:

• по типу носителя информации;
• по способу документирования;
• по возможности отделить носитель от компьютера.

По стадиям изготовления все электронные документы делятся на оригиналы, дубликаты, выписки и копии.

По внешней форме их разделяют на рукописные и созданные с помощью технических средств. Рукописный способ ввода данных в компьютер появился сравнительно недавно - вместе с сенсорными панелями и планшетами.

Магнитные документы создают, формируя магнитные записи на намагничивающихся поверхностях. Магнитная запись остаётся одним из самых распространённых способов фиксации информации на банковских, проездных и телефонных картах.

Кроме того, электронные документы классифицируют по способу ввода информации на носитель:

• факсимильные (сканерные);
• мануально-динамические (клавиатурные, джойстиковые);
• полученные через преобразователи голоса и прочее.

По способу воспроизведения (представления) информации выделяют такие виды электронных документов:

• визуализированные «мониторные»;
• печатные «текстовые»;
• звуковые;
• комбинированные.

Один из наиболее непростых способов классификации опирается на метаданные - характеристики технологических процессов, которые нужны для визуализации. При таком подходе электронные документы обычно ранжируют по сочетанию метаданных:

• одноранговые документы - состоят из однотипных электронных данных, объединённых в единую структуру и записанных в один файл заранее заданного формата (wav, Gif);
• двухранговые - содержат несколько типов данных, сведённых в единую структуру и записанных в отдельный файл заранее известного формата;
• трёхранговые - включают несколько типов данных, объединённых несколькими структурами и записанных в один файл;
• четырёхранговые - содержат несколько типов данных, собранных в несколько структур и записанных в некотором количестве структур заранее известного общего формата;
• пятиранговые - содержат несколько типов данных, объединённых в определённое количество структур, которые записываются в виде файлов разного формата, например гипертекст.

Что касается внутренних характеристик содержания, то есть информации в файлах, электронные документы могут выступать объектами судебной компьютерно-технической экспертизы.

В электронном документообороте допускается применение самых разных видов электронных документов. В подавляющем большинстве случаев требования к ним совпадают с требованиями к аналогичным документам на бумажном носителе.

Формат файла электронного документа пользователь, как правило, выбирает по своему усмотрению. При необходимости в ход идут даже форматы, разработанные самим пользователем. Если же речь идёт исключительно о формализованных документах, то их форматы утверждает ФНС.