Основные формы и методы использования архивных документов в современных условиях

Основные формы и методы использования архивных документов

Архивы хранят не просто бумаги, а огромный массив сведений, к которому ежедневно обращаются и организации, и обычные граждане. Чтобы этой информацией можно было пользоваться, архивы применяют разные формы работы с документами и готовят по запросам специальные справки. Разберём, какими бывают эти формы, как исполняются запросы и какие документы рождаются в результате.

Формы и методы использования архивной документации

Форма использования архивных документов - это конкретный вид информационной услуги, которую оказывает архив. За каждой такой формой стоит составление отдельного информационного документа.

К числу основных форм использования архивной документации причисляют:

• информационное обеспечение организаций, их структурных подразделений и граждан по их запросам;
• исполнение запросов ради защиты прав и законных интересов граждан;
• оповещение учреждений и организаций, а также их подразделений о документах архива, соответствующих профилю их деятельности;
• предоставление документов пользователям в читальном зале для проведения исследований;
• выдачу подлинных документов и дел во временное пользование;
• организацию информационных мероприятий с научными и культурно-просветительскими целями - выставок документов, лекций, экскурсий, дней открытых дверей и прочего.

Обеспечивать пользователей информацией архив может двумя путями: либо по инициативе самого пользователя, то есть исполняя запросы, либо по собственной инициативе - через инициативное информирование.

Исполнение запросов остаётся наиболее весомой формой использования архивных документов. По сведениям Росархива, ежегодно в государственные архивы поступает около 10 млн запросов.

Исполнение запроса складывается из нескольких этапов:

• приём запроса и работа с заявителем;
• поиск нужных сведений;
• подготовка и выдача заявителям ответов.

Принимая запрос, важно уделять его составлению особое внимание. Стоит проследить, чтобы заявитель изложил все известные ему сведения - это ускорит работу архивиста по исполнению запроса.

Разыскивая запрашиваемую информацию, нельзя упускать из виду сроки исполнения. На пересылку непрофильных запросов заявителей в сторонние архивы и на уведомление об этом самого заявителя отводится 5 дней с момента регистрации запроса.

Запросы, которые можно исполнить по научно-справочному аппарату архива, обрабатывают через просмотр описей и каталогов, не обращаясь к самой архивной документации. Если же без обращения к архивным документам не обойтись, срок исполнения запроса не должен превышать 30 дней.

В первую очередь исполняют запросы от органов государственной власти, управления, суда и прокуратуры, которым информация нужна для осуществления их деятельности.

Чтобы поиск давал более высокий результат:

• следует совершенствовать систему архивных справочников по личному составу, создавать тематические каталоги и картотеки, каталогизировать фонды, по которым исполняется большая часть запросов;
• сотрудникам архива нужно следить за законодательной работой Федерального собрания, а также за поворотами внутренней и внешней политики.

Документы, подготавливаемые в архивах

Архивная справка - это документ, который готовят и заверяют в архиве; он обладает юридической силой и содержит подтверждающие или опровергающие сведения по предмету запроса с указанием поисковых данных документации, то есть архивного шифра.

Архивная копия - это документ, дословно воспроизводящий любым способом текст или изображение относящегося к предмету запроса архивного документа, также подготовленный и заверенный архивом.

Архивная выписка - это фрагмент архивной копии, то есть дословное воспроизведение части документа любым способом, подготовленное и заверенное архивом. Как правило, выписки делают из документов, посвящённых нескольким делам, которые не связаны между собой общими вопросами.

Информационное письмо - это письмо, которое архив готовит по своей инициативе или в ответ на запрос пользователя; оно содержит сообщение о хранящихся в архиве документах по определённой проблеме или вопросу.

Исполняя тематические запросы организаций и граждан, государственные архивы могут создавать и более сложные информационные документы, требующие аналитико-синтетической переработки больших объёмов документной информации, - тематические перечни документов, тематические подборки документов и тематические обзоры документов.

Тематический перечень документов - это систематизированный перечень заголовков дел и документов с указанием дат и поисковых данных.

Тематическая подборка документов - это комплект копий документов или цитат из документов на заданную тему.

Тематический обзор документации - это информационно-поисковый справочник с подробной характеристикой документов нескольких архивов, фондов одного архива или части фонда по определённой теме.

Подготовка всех перечисленных типов информационных документов крайне трудоёмка, требует высокой квалификации и относится к научной работе архивов. Именно поэтому предоставление информации в виде перечня, подборки или обзора обычно происходит по инициативе пользователя и согласовывается с ним. Когда такую работу выполняют не по обращению органа государственной власти или управления для реализации его функций, услуга становится платной. Объём работы, тип информационного справочника и сроки закрепляют в отдельном договоре между архивом и пользователем.