Редактирование документов

Что такое редактирование документов

От того, насколько тщательно вычитан и выправлен текст, во многом зависит качество любого документа. Редактирование помогает избавиться от ошибок, уточнить формулировки и придать материалу законченный вид. Разберём, что входит в работу над документом, какими бывают виды правки, зачем нужны корректурные знаки и как современные технологии упростили весь этот процесс.

Работа с документом

Одна из важнейших частей работы над текстом документа - его редактирование. Начинается оно с прочтения: во время чтения отмечают сильные и слабые стороны материала, ставят карандашные пометки на полях, а сопутствующие замечания фиксируют на отдельных стикерах. Параллельно проверяют фактический материал - его достоверность и достаточность, точность цитат и ссылок, правильность библиографических данных и прочее. Затем наступает этап правки текста.

Виды правки

По характеру вносимых изменений принято выделять 4 типа правки, различающиеся степенью вмешательства в текст редактируемого документа.

Правка-вычитка выполняется на завершающей стадии подготовки документа. Её суть - сличение перепечатанного или набранного на компьютере текста с отредактированным, выверенным вариантом. В ходе такой вычитки убирают опечатки, вписывают пропущенные буквы, устраняют ошибки и неверные написания слов, уточняют написание имён и фамилий, проверяют правильность оформления документа - то есть в основном снимают технические погрешности. Вмешательство в текст здесь минимально. Применяют этот тип правки при редактировании официальных материалов разных уровней, произведений классической литературы, а также при издании и переиздании исторических документов и книг.

Правка-сокращение ставит главной задачей уменьшить объём текста, не потеряв смысла его содержания. К ней прибегают, чтобы убрать длинноты, повторы и малозначимый материал, а также когда нужно уложиться в заданный объём - например, при выпуске сборников и хрестоматий, куда включают не целые произведения, а лишь части, необходимые для конкретного издания.

Правки-обработки касаются и содержания, и организации текста, и языка документа. Они включают отбор и анализ фактического материала, оценку обоснованности сделанных выводов, улучшение композиции рукописи, а также языковую и стилистическую правку - замену неудачных слов и оборотов, достижение точности формулировок. Текст приводят в соответствие с определённым жанром и стилем, сохраняя при этом черты индивидуального авторского стиля, и проверяют правильность внешнего оформления рукописи.

Сложное синтаксическое целое, или прозаическая строфа, - это группа предложений, тесно связанных по смыслу и синтаксически самостоятельных, которым мысленно можно было бы дать общий заголовок. Стоит помнить: новая для читателя информация усваивается лучше, если её поместить в первую фразу абзаца, а не в его середину или конец.

При правках-обработках, по сути, и проводят литературное редактирование, состоящее из нескольких этапов:

• знакомство с композицией текста и выделение внутри него сложных синтаксических единиц;
• исправление нормативно-стилистических ошибок в построении сложных предложений.

Далее переходят к работе над простым предложением, а затем - к словосочетаниям и отдельным словам.

Завершает стилистическую правку работа над заглавием. Все заглавия условно делят на тематические, которые отражают содержание документа, и экспрессивные, призванные воздействовать на читателя. В управленческой, официальной и научно-технической документации обычно используют тематические заглавия. А вот в художественной литературе и публицистике, напротив, чаще встречаются более экспрессивные варианты.

Правки-переделки применяют в тех случаях, когда автор текста не является профессиональным филологом, писателем или журналистом, слабо владеет литературной речью и с трудом выражает свои мысли. К этому виду правки прибегают и тогда, когда автор из-за занятости поручает составление текста секретарю-референту или другому лицу, опираясь на предоставленные наброски, заметки и прочие источники. Такой тип правки близок к литературной записи. Правку-переделку используют и при подготовке служебных или деловых документов, когда сотрудникам служб документационного обеспечения управления нужно помочь гражданам грамотно составить бумаги.

Для правки текста применяют корректурные знаки - систему специальных графических обозначений, которые указывают место и характер исправления ошибок. В России эту систему знаков регламентирует соответствующий государственный стандарт - ГОСТ 16347-76 «Знаки корректурные».

Корректурные знаки делят на несколько групп:

• знаки выброски, вставки и замены;
• знаки перемены мест;
• знаки замены букв;
• знаки интервалов и абзацных отступов - изменение пробелов;
• знаки шрифтового выделения.

Сегодня подготовку, редактирование и окончательное оформление документа обычно выполняют на персональных компьютерах с установленными программами типа «текстовый редактор». Такие редакторы заметно облегчают и ускоряют работу над документами: они позволяют проверять правописание, создавать таблицы и автоматическую нумерацию, делать сноски, вставки и многое другое.