Унифицированная система документации

Что такое унифицированная система документации

Чтобы работа с документами шла быстро и без путаницы, огромное множество бумаг приводят к единым правилам и формам. Именно эту задачу решают унифицированные системы документации. Разберём, что скрывается за этим понятием, какие УСД действуют в России, какими бывают виды унификации, из чего складывается унифицированная форма и какой эффект в итоге получает организация.

УСД появляется как итог такого процесса, как унификация.

Унификация — это приём сокращения избыточного разнообразия за счёт приведения отдельных элементов к единому образцу.

Ещё один результат работы унифицированных систем документации — стандартизация.

Стандартизация — это установление единых характеристик, рассчитанных на многократное применение, что помогает повысить эффективность производства.

Действующие унифицированные системы документации в России

В России разработаны и применяются следующие унифицированные системы документации:

• УСД организационно-распорядительных документов;
• УСД банковских документов;
• УСД бухгалтерской и финансовой документации в учреждениях и на предприятиях;
• УСД отчётно-статистических документов;
• УСД документации в сфере трудовых отношений;
• УСД документов Пенсионного фонда РФ;
• УСД документации по внешней торговле.

Виды унификации

Принято выделять три вида унификации: таблицу, трафарет и анкету.

Таблица — это способ упорядочить информацию, разбив её на строки и столбцы.

Трафарет — это форма подачи текста, где сочетаются постоянные формулировки и пробелы, которые затем заполняют переменными данными.

Анкета — это приём построения текста по схеме «вопрос — ответ».

В таблице текст словно разбит на части: постоянные сведения размещены в заголовках граф, а переменные — на их пересечении. Такой текст оказывается более насыщенным по содержанию и отличается чёткой классификацией данных. Таблицу используют как типовую унифицированную форму для кадровых документов, графиков отпусков и штатных расписаний.

Второй вид — трафарет — даёт возможность зафиксировать постоянную информацию, оставив пробелы для переменной. В таком виде готовят приказы и заявления.

Третий вид самый любопытный. В анкете постоянные данные расположены в левой части листа, а переменные — в правой, и их вписывают уже при составлении документа. В формате анкеты чаще всего оформляют приказы о переводе и увольнении, справки, объяснительные и кадровые докладные записки. Такой формат упрощает подготовку документа и сокращает объём машинописной работы.

Отличительные черты унифицированной системы документации

Для каждой унифицированной системы документации создают отдельные ГОСТы — ведь именно они регулируют процессы унификации.

Разработку ГОСТов для УСД ведут разные ведомства. Так, стандарты в области бухгалтерской документации готовит Министерство финансов РФ, а в области организационно-распорядительной документации — Росархив РФ.

Кроме того, в каждой УСД есть собственные унифицированные формы документов.

Унифицированные формы документов — это набор реквизитов, который определён исходя из задач конкретной сферы и размещён на носителе информации в строго установленном порядке.

Иначе говоря, именно реквизиты служат основой для создания унифицированной формы документов.

Реквизиты — это обязательные составные части документа: печать, подпись и тому подобное.

В России насчитывается около 30 разных реквизитов: эмблема компании или её товарный знак, ОГРН (основной государственный регистрационный номер), ИНН, наименование организации, вид документа, его дата, место составления, получатель, подпись и прочее.

Из реквизитов одного документа складывается его формуляр.

Формуляры — мощный инструмент унификации: они позволяют получить типовую форму для документов одного вида и пользоваться ею, не составляя каждый раз документ заново. Нередко формуляр определяет не только реквизиты, но и формат документа, размер полей и параметры конструкционной сетки.

При заполнении формуляра возникает понятие «поле свободного использования». В него вносят те реквизиты или данные, которые для данного типа документа не обязательны, но нужны, чтобы полнее раскрыть его суть.

Нормативное регулирование

Один из ключевых документов, регулирующих сферу УСД, — это ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Он охватывает создание таких документов, как приказы, акты, решения, постановления, протоколы, распоряжения и многие другие, а также задаёт особенности их реквизитов и требования к оформлению бланков.

Вообще существует целая серия ГОСТов «Унифицированные системы документации…», и в каждом из них раскрывается отдельная УСД со своими особенностями.

Ещё один значимый документ — «Типовая инструкция по делопроизводству…». В ней прописаны общие требования к работе служб документооборота и особенности оформления управленческой документации.

Отдельно стоит назвать ГОСТ 6.30-2003 — он устанавливает перечень действующих в России реквизитов и требования к их оформлению.

Есть и ряд других важных документов: «Табель унифицированных форм документов», «Альбом унифицированных форм документов», «Альбом бланков», «Правила оформления документов», «Регламент» и тому подобное.

Эффект от унификации

Эффект от унификации бывает двух видов — прямой и косвенный. Прямой проявляется в снижении трудозатрат, уменьшении расхода материалов при оформлении документов и сокращении вложений в оргтехнику (её ремонт и обслуживание). Косвенный выражается в повышении качества управленческой деятельности и в более эффективном использовании оргтехники.

Таким образом, унифицированная система документации помогает навести порядок в работе с документами: она опирается на ГОСТы, унифицированные формы, реквизиты и формуляры, а её применение приносит организации как прямую экономию ресурсов, так и косвенную пользу в виде более качественного и эффективного управления.