Виды документов в современном делопроизводстве

Виды документов в современном делопроизводстве

За каждым решением в организации стоит документ: приказ, договор, справка или отчёт. Их так много, что без чёткой классификации в этом потоке легко запутаться. Разберём, что такое документ и делопроизводство, по каким признакам делят документы и какие группы выделяют по сфере использования — от организационно-правовых до научно-технических.

При этом обязательный признак любого документа — его юридическая значимость. Пока носитель информации не подтверждает деловую или личную деятельность, документом он считаться не может.

Делопроизводство — это совокупность процессов создания документов, а также их оборота, хранения и использования.

Поскольку делопроизводство охватывает очень широкую область, видов документов в нём насчитывается великое множество. У каждого свои особенности оформления, функции и задачи, поэтому, прежде чем составлять документ, стоит внимательно продумать, как именно это сделать. Порой в делопроизводстве складывается так, что форма документа оказывается важнее его содержания.

Виды документов в делопроизводстве

По способу фиксации документы бывают рукописными, графическими, печатными, а также в виде фотографий, видео- и аудиозаписей. Во многом способ фиксации определяется тем, на каком носителе закреплена информация.

По сфере применения документы разделяют на организационно-распорядительные (приказы, постановления, распоряжения), финансово-отчётные (акты, отчёты, протоколы) и кадровые (личные дела, докладные, справки). Это одна из важнейших классификаций, ведь именно она помогает установить функции документа.

По особенностям составления документы делятся на индивидуальные, типовые и примерные.

Типовой документ — это документ, который вышестоящие организации разрабатывают как обязательную форму для использования другими организациями.

Примерные документы, в отличие от типовых, носят не обязательный, а рекомендательный характер.

Индивидуальные документы создаются по образцам примерных, однако содержащаяся в них информация отличается от типовой и относится лишь к конкретной ситуации.

Со степенью сложности всё предельно ясно: документы бывают простыми и сложными. Сложные состоят из двух и более частей или даже томов, а простые разделить нельзя — это мельчайшая единица документооборота.

Кроме того, по назначению документы делят на внутренние и внешние.

Внешние документы — это документы, которые поступили из другой организации либо будут отправлены в неё.

Соответственно, внутренние документы остаются только в той организации, где они были созданы.

Классифицируют документы и по срокам хранения. Те, что хранятся менее десяти лет, называют документами временного хранения, более десяти лет — долговременного, а бессрочные — постоянного хранения.

Далее подробнее рассмотрим классификацию документов по сфере использования как наиболее важную и обширную.

Классификация документов по сфере использования

Организационно-правовые документы

Их главная задача — контролировать структуру и полномочия организации. К ним относятся уставы, договоры, положения, должностные инструкции, штатное расписание и тому подобное.

Должностная инструкция — это документ, определяющий права, обязанности и полномочия работника в обычном режиме работы и в отдельных ситуациях. Иногда в ней указывают требования к квалификации и размер поощрения.

Распорядительные документы

Уже из названия ясно, что их основная функция — распоряжаться и подчинять. К распорядительным документам относят приказы, постановления, распоряжения и решения.

Учётно-расчётные документы

Их называют ещё бухгалтерскими. Это документы, которые отражают экономическую деятельность компании: накладные, акты, отчёты, приходные ордера и счета-фактуры.

Накладная — это документ, сопровождающий товар при его переходе от одного владельца к другому.

Приходный ордер — это документ, служащий основанием для приёма денег в кассу предприятия.

Информационно-справочные документы

Сюда входят документы, из которых можно почерпнуть сведения о структуре, деятельности и истории организации: доклады, письма, справки, объяснительные и служебные записки. Иначе говоря, это та документация, которая отражает повседневную жизнь компании.

Объяснительная записка — это документ, составленный от первого лица, где излагаются обстоятельства и факты некоего происшествия, свидетелем или участником которого стало это лицо. Как правило, в дальнейшем объяснительные используют как доказательство вины человека в том или ином проступке, чтобы установить меру наказания.

Нормативные документы

В эту группу входят документы, которые регулируют деятельность организации с правовой точки зрения. Это производственные стандарты, правила и нормы, регламенты и тому подобное.

Кадровые документы

К этой категории относят все документы, связанные с сотрудниками компании и их работой в ней. Это и личные дела, и карточки, и характеристики, и объяснительные, и справки, и автобиографии, и многое другое. Сюда же входят документы, отражающие взаимодействие сотрудников друг с другом: официальные письма, телефаксы, сводки и аналитические отчёты.

Личная карточка — это документ, в котором содержатся персональные данные работника и сведения о его трудовой деятельности.

Коммерческие документы

К ним относят документы, подтверждающие экономическое взаимодействие с другими организациями, — контракты и договоры.

Научно-технические документы

В эту группу входят технические задания, акты и протоколы испытаний, отчёты НИОКР (научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ), проекты и чертежи, лабораторные анализы и тому подобное.

Таким образом, документы в системе делопроизводства делятся на несколько видов, и именно это позволяет им дополнять друг друга, оставаясь при этом верными заявленным функциям и целям.

Итак, знание видов документов и принципов их классификации — основа грамотного делопроизводства. Понимая, чем отличается типовой документ от примерного, внутренний от внешнего, а организационно-правовой от учётно-расчётного, гораздо проще выбрать верную форму, соблюсти требования к оформлению и определить срок хранения. Такой системный взгляд превращает разрозненный поток бумаг в упорядоченную структуру, где каждый документ занимает своё место и выполняет свою задачу.