Юридическая сила документа

Что такое юридическая сила документа

Чтобы бумага или файл стали не просто носителем информации, а полноценным доказательством, они должны обладать особым свойством — юридической силой. Именно она превращает набор сведений в документ, на который можно опереться в суде, в спорах и в повседневной работе. Разберём, что такое юридическая сила документа, какие реквизиты её обеспечивают, чем подлинник отличается от копии и черновика и какие нормативные акты регулируют оформление документов.

Юридическая сила документа

Придать документу юридическую силу помогает набор реквизитов, установленный для каждого его вида, — то есть обязательных элементов оформления. К ним относятся название организации — автора документа, подпись, дата, регистрационный номер, гриф утверждения, печать и прочее.

Законность документа означает, что организации и должностные лица, которые его готовят, соблюдают требования действующего законодательства. Оно регулирует порядок принятия решений по конкретным вопросам, сроки, в течение которых эти вопросы можно разрешать, а также необходимость предварительно согласовывать их с другими организациями и подразделениями.

Кроме того, юридическая сила документа предполагает, что ответственные лица обязательно соблюдают требования к форме документа и к отдельным его элементам — реквизитам.

Документ обладает юридической силой, если на нём проставлены дата, подпись, печать, гриф утверждения, а также нотариальное удостоверение.

В делопроизводстве есть ряд документов официального характера — паспорт, удостоверение, диплом, водительское удостоверение, трудовая книжка и другие. Выдавать такие документы вправе только государственные и общественные организации. За их подделку и распространение предусмотрена уголовная ответственность.

Подлинность подписей должностных лиц на документах подтверждают печатью. На многих документах финансового характера её проставление обязательно.

Если у организации нет гербовой печати, на документы ставят простую круглую. Оттиск печати размещают так, чтобы он захватывал часть личной подписи.

Когда электронные документы распечатывают на лазерном принтере, все экземпляры выглядят одинаково «подлинными». Однако подлинником считается лишь тот, который подписало должностное лицо и на котором при необходимости стоит настоящая печать. Прочие экземпляры уполномоченное лицо заверяет как копии.

В зависимости от того, насколько важен документ и к каким последствиям приведёт его подделка, закон предусматривает либо меры дисциплинарного воздействия, либо уголовную ответственность за такую подделку.

Обычно работу над документом начинают с черновика.

Черновой документ — это рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора либо редактора над его текстом.

Документы, созданные с применением новых информационных технологий, приобретают в нашей стране юридическую силу только при наличии традиционного бумажного сопроводительного письма. Нередко наряду с термином «подлинник» используют понятие «оригинал».

Оригинал — это уникальный документ, но встречаются и так называемые «умноженные оригиналы» — оригиналы, составленные сразу в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами готовят в количестве, равном числу договаривающихся сторон, и каждый экземпляр считается оригиналом.

Юридическая сила копий

Копия приобретает юридическую силу тогда, когда в ней точно воспроизведён текст подлинника, включая бланк, на котором готовится документ, расшифровку печатей и подписи должностных лиц.

Подтверждением юридической силы копии служит отметка о её заверении. Заверить копию должна сама организация, а при необходимости — нотариус.

Чтобы документ обладал юридической силой, процесс его создания регламентируют и ведут по установленным правилам. На это указывает само определение термина «документированная информация» в Федеральном законе от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Там она трактуется как информация с реквизитами, зафиксированная на материальных носителях методом документирования.

Оформление документов регулирует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённый постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст и вступивший в действие 1 июля 2018 года.

С 1 июля 2018 года начал действовать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утверждённый приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года № 2004-ст.

Унифицированные формы кадровых документов приведены в постановлении Госкомстата от 5 января 2004 года № 1.

Таким образом, юридическая сила — ключевое свойство, благодаря которому документ становится надёжным доказательством фактов и событий. Обеспечивают её правильно оформленные реквизиты, соблюдение законодательства и требований к форме, а также чёткое разграничение подлинника, копии и черновика. Опора на действующие ГОСТы и нормы Федерального закона № 149-ФЗ помогает готовить документы так, чтобы они сохраняли свою силу и вызывали доверие.