Службы делопроизводства в учреждениях дореволюционной России

Службы делопроизводства 

Прежде чем документооборот в России приобрёл привычный нам вид, он прошёл долгий путь развития. От свитков-«столбцов» до строгих законодательных норм — каждый этап отражал перемены в устройстве государства. Разберём, какие периоды выделяют в истории дореволюционного делопроизводства, как были устроены приказы, какие виды документов при этом использовались и что изменили петровские реформы.

Этапы развития делопроизводства в дореволюционной России

Историю развития делопроизводства в дореволюционной России принято делить на три ключевых этапа:

• первый этап — приказное делопроизводство (XVI–XVII века);
• второй этап — коллежское делопроизводство (XVIII век);
• третий этап — исполнительное делопроизводство (XIX–XX века).

Приказное делопроизводство как цельная система начинает складываться после того, как в конце XV века сформировалось Русское централизованное государство, и активно развивается на протяжении XVI–XVII веков.

Появление Русского государства потребовало создать особые органы, которые реализовывали бы властные полномочия. Во главе государства стоял царь. Высшим органом управления в XVI–XVII веках выступала Боярская дума — собрание представителей старинных боярских родов, а позднее, уже в XVII веке, и выслужившихся приказных чинов — дьяков. Местную власть представляли воеводы, городовые приказчики, губные и земские старосты, целовальники, которые вели дела в избах — губных, приказных и земских. Приказную избу возглавлял воевода, а подчинявшиеся ему дьяки и подьячие как раз и занимались делопроизводством.

Особенности приказного делопроизводства

Более чёткая система делопроизводства оформилась в XVI–XVII веках в центральных учреждениях — приказах. Именно поэтому делопроизводство того периода и получило название приказного.

Для приказного делопроизводства характерно появление штата «служилых» людей, чья обязанность заключалась в работе с документами. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, при которых состояли дьяки — иногда сразу несколько. Дьякам, в свою очередь, подчинялись подьячие, которых делили на «старых», то есть старших, «средней руки» — средних, и «молодших» — младших. Структурными подразделениями приказов служили столы, или повытья.

Всю ответственность за работу с документами нёс дьяк.

Система видов документов

В приказном делопроизводстве сложилась система видов и разновидностей документов, в которых закреплялись и передавались решения по управлению государством.

Верховная власть в лице царя и Боярской думы направляла подчинённым грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Для переписки между приказами использовали документ под названием «память». Такую же «память» отправляли и подчинённым — например, воеводам. Из местных учреждений в приказы шли «отписки». Письменное обращение частного лица в государственное учреждение оформляли в виде челобитной. По своему назначению челобитная делилась на несколько разновидностей — вестовую, бессудную, отказную, окружную, — а памяти могли быть высылочными, наказными, указными и прочими.

Перечисленные виды документов и образовывали систему делопроизводства, которая обслуживала общение государственных учреждений друг с другом, а также взаимодействие частных лиц с этими учреждениями.

Текст документов писали на узких полосках бумаги шириной не более 17 см и только с одной стороны. Оборотную сторону оставляли для пометок, резолюций и адреса. Если текст растягивался на несколько листов, их склеивали по узкому краю в одну ленту — порой очень длинную, — которую скатывали в свиток, называемый «столбцом». Отсюда и пошло название всей системы делопроизводства той эпохи — «столбцовая».

Официальные документы удостоверяли печатью. В тот период применяли две государственные печати — большую и малую.

В делопроизводстве приказов проявляются и первые признаки организации архивов: описание документов и их учёт. Именно в это время начинают составлять описи документов. Главная же черта приказного делопроизводства — отсутствие законодательного регулирования: работа опиралась на традиции и обычаи, которые приказные служилые люди передавали из поколения в поколение.

Однако к середине XVI века законодательная деятельность государства заметно усилилась, и в 1550 году был издан Судебник — акт кодификации правовых отношений. А в 1649 году Земский собор утвердил выдающийся памятник русского права — Соборное уложение.

Коллежское делопроизводство

Коллежское делопроизводство заметно отличалось от приказного. Административные реформы Петра I в корне изменили и систему государственных учреждений, и систему управления, и сами принципы принятия решений: они стали коллегиальными, то есть решение принимали путём голосования.

Кроме того, указ 1700 года отменил столбцовую форму и заменил её листовой.

В итоге реформ высшим светским учреждением стал Сенат, а церковным — Синод. Центральные учреждения — приказы — уступили место коллегиям. Изменились и местные органы: появились бурмистерские избы и городовые магистраты, ратуши, губернские и провинциальные канцелярии.

Поскольку решения теперь принимались по коллегиальному принципу, делопроизводство и стали называть коллежским.

Основой деятельности системы государственных учреждений России XVIII века сделалось законодательство. Законодательные акты закрепляли и сам факт создания учреждений, и их функции, и штат, и должностные обязанности каждого чиновника, а также порядок организации делопроизводства.

Таким образом, службы делопроизводства в дореволюционной России прошли путь от неписаных приказных традиций до строго регламентированной коллежской системы. Приказное делопроизводство заложило основу — виды документов, элементы учёта и хранения, — а реформы Петра I перевели эту работу на законодательную почву, задав направление для дальнейшего развития отечественного документооборота.